Entwirf einen Risikomanagementplan

"Negierung ist eine gebräuchliche Taktik, die absichtliche Ignoranz mit durchdachter Planung ersetzt. " Charles Tremper Die Entwicklung eines effektiven Risikomanagementplans ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Projekts, wird jedoch leider oft als etwas angesehen, das später behandelt werden könnte. Es treten aber oft Probleme auf und ohne einen gut entwickelten Plan, können auch kleine Probleme Notfälle werden. Es gibt verschiedene Arten des Risikomanagements und verschiedene Anwendungen, die eine Berechnung der Kreditwürdigkeit, die Bestimmung der Laufzeit der Garantie eines Produkts und die Berechnung von Versicherungsprämien beinhalten. In diesem Dokument werden wir Risikomanagement aus der Sicht der Planung für unerwünschte Ereignisse betrachten.

Vorgehensweise

  1. Verständnis der Funktionsweise von Risikomanagement. Risiko ist die Wirkung (positiv oder negativ) eines Ereignisses oder einer Reihe von Ereignissen, die an einem oder mehreren Standorten stattfinden. Es wird basierend auf der Wahrscheinlichkeit des Eintritts des Ereignisses und den Auswirkungen, die es haben würde, berechnet (siehe Risiko = Wahrscheinlichkeit x Auswirkungen). Verschiedene Faktoren sollten identifiziert werden, um Risiken zu analysieren, darunter:
    • Ereignis: Was passieren könnte?
    • Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass es passiert?
    • Auswirkungen: Wie schlimm wird es sein, wenn es passiert?
    • Schadensminderung: Wie kannst du die Wahrscheinlichkeit verringern (und um wie viel)?
    • Kontingenz: Wie können die Auswirkungen verringert werden (und um wie viel)?
    • Reduktion = Schadensminderung x Kontingenz
    • Risikoausmaß = Risiko – Reduktion
      • Nachdem du die oben genannten Bestandteile identifiziert hast, wird das sogenannte Risikoausmaß das ermittelte Ergebnis sein. Dies ist die Höhe des Risikos, die du einfach nicht vermeiden kannst. Das Risikoausmaß kann auch als Bedrohung, Haftung oder Schweregrad bezeichnet werden, aber dies bedeutet ziemlich genau das Gleiche. Es wird verwendet, um festzustellen, ob die geplante Aktivität stattfinden sollte.
      • Dies ist oft eine einfache Formel aus Kosten vs. Nutzen. Du könntest diese Elemente verwenden, um festzustellen, ob das Risiko der Durchführung der Änderung höher oder niedriger ist, als das Risiko, die Änderung nicht zu implementieren.
    • Angenommenes Risiko. Wenn du dich entscheidest, die Änderungen durchzuführen (manchmal hat man keine andere Wahl, z. B. bei staatlich vorgeschriebenen Änderungen), dann wird das Risikoausmaß zum angenommenen Risiko. Unter gewissen Umständen wird das angenommene Risiko als Geldwert dargestellt. Dieser wird dann verwendet, um die Rentabilität des Endprodukts zu berechnen.
  2. Beschreibe dein Projekt. In diesem Artikel nehmen wir einmal an, dass du für die Erstellung eines Computersystems verantwortlich bist, das wichtige, aber nicht lebenswichtige Informationen für einen großen Teil der Bevölkerung bereitstellt. Der Hauptcomputer, auf dem dieses System sich befindet, ist alt und muss ersetzt werden. Es ist deine Aufgabe, einen Risikomanagementplan für die Migration der Daten zu entwickeln. Dies wird ein vereinfachtes Modell sein, wo Risiken und Auswirkungen als hoch, mittel oder gering aufgeführt sind (was vor allem im Projektmanagement sehr häufig verwendet wird).
  3. Hole dir Beiträge von anderen. Brainstorm bezüglich Risiken. Rufe mehrere Personen zusammen, die mit dem Projekt vertraut sind, und bitte um Beiträge bezüglich möglicher Probleme, wie man sie verhindern kann, und was zu tun ist, wenn sie auftreten. Mache dir viele Notizen! Du wirst Beiträge dieser sehr wichtigen Besprechung mehrmals während der folgenden Schritte verwenden. Versuche für Ideen offen zu sein. Es ist gut, dein Gesichtsfeld zu erweitern, aber behalte die Führung des Gesprächs. Es muss fokussiert und zielgerichtet bleiben.
  4. Identifiziere die Folgen der einzelnen Risiken. Beim Treffen zum Brainstorming hast du Informationen darüber gesammelt, was passieren würde, wenn Risiken konkrete Formen annähmen. Assoziiere jedes während dieses Gesprächs identifizierte Risiko mit den möglichen Folgen. Sei dabei so genau wie möglich. Eine "Projektverzögerung" als Folge aufzulisten ist nicht detailliert genug. Wünschenswert wäre es zu spezifizieren, dass "das Projekt um 13 Tage verzögert werden wird." Wenn es einen Geldwert betrifft, gib auch hier Details; nur "über Budget" zu sagen, ist zu allgemein.
  5. Eliminiere irrelevante Probleme. Wenn du zum Beispiel mit dem Computersystem eines Autohauses woanders hinziehst, sind Drohungen wie Atomkrieg, eine Pest-Pandemie oder Killer-Asteroiden natürlich Dinge, die das Projekt unterbrechen werden. Es gibt nichts, was du dagegen tun oder planen könntest, um die Auswirkungen zu verringern. Behalte sie im Hinterkopf, aber es gehört nicht in deinen Risikomanagementplan.
  6. Liste aller ermittelten Risikoelemente auf. Du musst sie zu diesem Zeitpunkt nicht sortieren. Liste sie einfach eins nach dem anderen auf.
  7. Wahrscheinlichkeit zuordnen. Bestimme für jedes Risikoelement auf deiner Liste die Wahrscheinlichkeit, dass es tatsächlich eintreten wird, entweder als hoch, mittel oder gering. Wenn du unbedingt Zahlen verwenden musst, dann verwende eine Skala von 0,00 bis 1,00. 0,01 bis 0,33 = gering, 0,34 bis 0,66 = mittel, 0,67 bis 1.00 = hoch.
    • Hinweis: Wenn die Wahrscheinlichkeit für ein Element 0 (null) ist, wird es nicht berücksichtigt und daher entfernt werden. Es gibt keinen Grund Dinge in Erwägung zu ziehen, die einfach nicht passieren können (erzürnter T-Rex frisst den Computer).
  8. Weise Auswirkungen zu. Weise im Allgemeinen die Auswirkungen als hoch, mittel oder gering auf der Grundlage von zuvor festgelegten Richtlinien zu. Wenn du unbedingt Zahlen verwendet musst, dann bewerte die Auswirkungen auf einer Skala von 0,00 bis 1,00 wie folgt: 0,01 bis 0,33 = gering, 0,34-066 = mittel, 0,67 – 1.00 = hoch.
    • Hinweis: Wenn die Auswirkung eines Ereignisses NULL ist, solltest du es nicht aufführen. Es gibt keinen Grund, Dinge zu berücksichtigen, die nicht relevant sind, und dies unabhängig von der Wahrscheinlichkeit (mein Hund fraß Abendessen).
  9. Bestimme das Risiko für das Element. Oft wird dazu eine Tabelle verwendet. Wenn du die Werte gering, mittel und hoch für Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen verwendet hast, ist die oben genannte Tabelle am Nützlichsten. Wenn du numerische Werte verwendet hast, musst du ein komplizierteres Bewertungssystem ähnlich, wie bei der zweiten Tabelle in Erwägung ziehen. Es ist wichtig zu beachten, dass es keine allgemeingültige Formel für die Kombination von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung gibt; das hängt vom jeweiligen Projekt und den Verantwortlichen ab. Dies ist nur ein Beispiel, (wenn auch ein realistisches):
    • Sei bei der Analyse flexibel. Manchmal kann es angebracht sein, zwischen den Bezeichnungen G-M-H und numerischen Bezeichnungen zu wechseln. Du kannst eine Tabelle wie die folgende verwenden.
  10. Stufe die Risiken ein: Liste alle Elemente vom höchsten Risiko bis zum geringsten Risiko auf.
  11. Berechne das Gesamtrisiko: Hier werden dir die Zahlen helfen. In Tabelle 6 hast du 7 Risiken als H, H, M, M, M, G und G eingestuft. Dies kann aus Tabelle 5 als 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 und 0,2, übersetzt werden. Der Durchschnitt des gesamten Risikos ist dann 0,5 und dies führt zu mittel.
  12. Entwickel Strategien zur Schadensminderung. Durch Schadensminderung soll die Wahrscheinlichkeit verringert werden, dass ein Risiko tatsächlich eintritt. Normalerweise wirst du dies nur für Elemente mit einem hohen und mittleren Risiko tun. Du möchtest risikoarme Elemente berücksichtigen, aber sicherlich musst du die anderen Risiken zuerst angehen. Wenn eines der Risiken eine Verzögerung bei der Lieferung von kritischen Bestandteilen sein könnte, könntest du z. B. das Risiko verringern, indem die Bestellung frühzeitig im Projekt getätigt wird.
  13. Mache Pläne für den Ernstfall. Kontingenz soll die Auswirkungen verringern, wenn ein Risiko Wirklichkeit wird. Auch hier wirst du in der Regel nur Maßnahmen für Elemente mit einem hohen und mittleren Risiko entwickeln. Beispielsweise, wenn die benötigten kritischen Teile nicht rechtzeitig eintreffen, musst du möglicherweise alte, vorhandene Teile verwenden, während du auf die neuen wartest.
  14. Analysiere die Wirksamkeit der Strategien. Um wie viel hast du die Wahrscheinlichkeit und mögliche Auswirkungen reduziert? Bewerte deine Strategie für Kontingenz und Schadensminderung, und weise den Risiken überarbeitete Bewertungen zu.
  15. Berechne dein wirksames Risiko. Jetzt sind deine 7 Risiken M, M, M, G, G, G und G, was numerisch 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0,2 und 0.2 ist. Dies ergibt ein durchschnittliches Risiko von 0,329. Wenn wir uns Tabelle 5 anschauen, sehen wir, dass das Gesamtrisiko jetzt als niedrig kategorisiert wird. Das Risiko war ursprünglich mittel (0,5). Nachdem Managementstrategien hinzugefügt wurden, ist dein Risiko gering (0,329). Das bedeutet, dass du das Risiko durch Schadensminderung und Kontingenz um 34,2 % verringert hast. Nicht schlecht!
  16. Überwache deine Risiken. Nun kennst du deine Risiken und musst ermitteln, wie du wissen wirst, wenn sie eintreten, sodass du wissen wirst, wann und ob du Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen einrichten musst. Dies geschieht, indem du Risikohinweise für jedes der hohen und mittleren Risikoelemente identifizierst. Wenn dann das Projekt voranschreitet, wirst du feststellen, ob ein Risikoelement ein Problem geworden ist. Wenn du diese Hinweise nicht kennst, ist es sehr gut möglich, dass sich ein Risiko unbemerkt materialisiert und das Projekt beeinflusst, selbst wenn du gute Maßnahmen zur Verringerung der Auswirkungen geplant hast.

Tipps

  • In Situationen, wo der Projektmanager mit der Risikomanagementfunktion überladen sein könnte, könnte die Analyse auf den kritischen Teil des Projekts begrenzt werden. In diesem Fall ist es ratsam, mehrere kritische Maßnahmen und vielleicht zusätzliche Verzögerungen einzuplanen, um proaktiv Aufgaben zu erkennen, die kritisch werden könnten. Dies ist besonders nützlich, wenn ein einziger PM mehrere Projekte steuert. Risikomanagement muss als Teil des Projektes behandelt werden, darf jedoch nicht die weitere Planung und Steuerung von Funktionen überschatten (siehe Warnungen).
  • Reduktion = Risiko - Risikoausmaß. In diesem Beispiel und unter Voraussetzung einer Schätzung von €1.000.000 für das Projekt beträgt dein Risiko 0,5 x €1.000.000 (€500.000) und dein Risikoausmaß ist 0,329 x €1.000.000 (€329.000), was bedeutet, dass der Wert deiner Reduktion €171.000 ist. Verwende dies als Basis dafür, wie viel du für das Risikomanagement vernünftigerweise ausgeben kannst – es sollte ein Teil der überarbeiteten Projektschätzung sein (wie Versicherungen).
  • Bleibe immer am Ball. Was hast du vergessen? Was könnte passieren, dass du noch nicht überlegt hast? Dies ist schwierig und eines der wichtigsten Dinge, die du tun musst. Mache eine Liste, und überprüfe sie immer wieder.
  • Sei auf Änderungen vorbereitet. Risikomanagement ist ein fließender Prozess, da Risiken sich ständig ändern. Heute könntest du ein gewisses Risiko mit großer Wahrscheinlichkeit und einer großen Auswirkung bewerten. Morgen könnten sich die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen ändern. Darüber hinaus könnten einige Risiken völlig unter den Tisch fallen, während andere ins Spiel kommen.
  • Ein guter Plan zur Verringerung der Auswirkungen muss ein frühes Warnsignal enthalten. Wenn es ein Testergebnis gibt, das darauf hinweist, dass du deinen Kontingenzplan anpassen musst, beschleunige dieses Testergebnis. Wenn es kein gutes Warnsignal gibt, versuche ein solches zu schaffen.
  • Verwende eine Kalkulationstabelle zur ständigen Nachverfolgung des Risikoplans. Risiken ändern sich, alte Risiken können verschwinden und neue Risiken können in den Mittelpunkt treten.
  • Du kannst das Risikoausmaß verwenden, um zu bestimmen, ob du das Projekt tatsächlich durchführen willst. Wenn die Gesamtkosten des Projekts auf €1.000.000 geschätzt werden und dein Risikoausmaß 0,329 ist, gilt im Allgemeinen, dass du ein Potenzial von €329.000 über dem geschätzten Wert hast. Kannst du zusätzliche Gelder budgetieren ... nur für den Fall? Wenn dies nicht der Fall ist, solltest du vielleicht den Umfang des Projekts überdenken.
  • Wenn du ein unerfahrener Projektmanager bist, oder das Projekt klein ist, solltest du in Erwägung ziehen, Schritte zu überspringen, um Zeit zu sparen. Diese sollten entweder nicht anwendbar sein oder wenig Einfluss auf das Projekt haben; umgehe die formale Wahrscheinlichkeitsbewertung und Folgenabschätzung, mache deine Kalkulationen im Kopf und richte deinen Fokus sofort auf den Schweregrad. Wenn du beispielsweise Wartungsarbeiten an einem Stromkreis tätigen musst und diese Aktivität einen Server runterfahren wird , ist es "riskanter" den Server vor der Wartung auf einen neuen Stromkreis zu verschieben oder zu warten, bis die Wartung abgeschlossen ist, um die Maschine wieder online zu bringen? In beiden Fällen wird der Server heruntergefahren - aber du kannst erkennen, welche Aktivität das geringste Risiko für das Projekt darstellt.

Warnungen

  • Gehe nie davon aus, dass du alle Risiken identifiziert hast. Risiken sind von Natur aus nicht vorhersehbar.
  • Politisiere deine Einschätzung nicht . Dies passiert häufig. Leute wollen nicht glauben, dass Dinge, die sie kontrollieren, schiefgehen können und werden dich bezüglich der Risikostufen konfrontieren. "Oh, das könnte nie passieren" könnte wahr sein, aber es könnte auch sein, dass jemand sein eigenes Ego in den Vordergrund stellt.
  • Ziehe in Erwägung, was passieren könnte, wenn gleichzeitig zwei oder drei Dinge schiefgehen. Die Wahrscheinlichkeit wird sehr gering sein, aber es könnte extreme Auswirkungen haben. Fast jede größere Katastrophe beruhte auf mehreren Fehlern.
  • Ignoriere risikoarme Elemente nicht vollständig, verschwende jedoch nicht viel Zeit mit ihnen. Verwende hoch, mittel und gering um zu bestimmen, wie viel Aufwand bezüglich der Überwachung jedes Risikos notwendig ist.
  • Mache es dir nicht zu kompliziert für das Projekt. Risikomanagement ist ein wichtiger Teil des Projekts, aber es sollte nicht die eigentliche Arbeit überschatten, die getan werden muss. Wenn du nicht aufpasst, könntest du irrelevanten Risiken nachjagen und deinen Plan mit nutzlosen Informationen überladen.
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