Ein Protokoll aufnehmen

Du wurdest zum Schriftführer deines Ausschusses ernannt oder gewählt? Gratulation! Weißt du, wie man ein Protokoll aufnimmt, vorbereitet und präsentiert? Egal ob du dich an die legislative Bibel „Robert's Rules of Order“ hältst oder das Protokoll weniger formell aufnimmst, im Folgenden findest du alle wichtigen Methoden, an die du dich zu halten hast.

Teil 1 von 4: Bereite dich vor

  1. Kenne die Politik deiner Organisation in Bezug auf Meetings. Wenn von dir als Schriftführer erwartet wird, ein formelles Protokoll zu erstellen, frage vorher, ob die Gruppe sich an „ Robert's Rules of Order“ (eine vor allem im englischsprachigen Raum sehr verbreitete Anleitung für den Ablauf eines formellen Treffens oder einer Gruppensitzung) oder an andere Richtlinien hält. In weniger formellen Situationen solltest du dich erkundigen, was alles ins Protokoll aufgenommen werden soll oder für was das Protokoll gedacht ist.
    • Als Schriftführer musst du dich nicht unbedingt mit der gesamten Geschäftsordnung vertraut machen. Es kann aber nützlich sein, wenn du dir eine Kopie beschaffst (oder vom Vorsitzenden ausleihst), um spezifische Fragen beantworten zu können.
    • Kenne auch deine Rolle. Manche Schriftführer nehmen selbst gar nicht an dem Meeting teil, während andere sich an der Diskussion beteiligen. In beiden Fällen sollte der Schriftführer aber niemand sein, der eine entscheidende Rolle inne hat, wie z.B. der Vorsitzende oder Leiter des Meetings.
  2. Bereite eine Vorlage vor. Die Protokolle der meisten Treffen enthalten in etwa dieselben Informationen. Eine Vorlage sorgt für ein gleichbleibendes Format, das den späteren Bezug darauf erleichtern soll. Plane zumindest für die folgenden Informationen Platz ein:
    • Name der Organisation.
    • Art des Meetings. Handelt es sich um ein wöchentliches oder jährliches Treffen, ein kleineres Ausschusstreffen oder ein Treffen für einen bestimmten Zweck?
    • Datum, Zeit und Ort. Lasse ausreichend Platz für die Start- und Endzeit (einberufen und vertagt).
    • Name des Vorsitzenden oder des Leiters des Treffens & Name des Schriftführers (oder dessen Vertreters).
    • Liste der „Teilnehmer“ und „entschuldigten Teilnehmer“. Das ist ein schickerer Name für eine Anwesenheitsliste. Notiere, ob eine beschlussfähige Teilnehmerzahl anwesend ist (ausreichend Teilnehmer, um eine Abstimmung rechtmäßig durchzuführen).
    • Leerstelle für deine Unterschrift. Als Protokollführer musst du immer unterschreiben. Eventuell ist eine weitere Unterschrift notwendig, um das Protokoll anzuerkennen.
    • Eine Tagesordnung, falls vorhanden. Sollte der Vorsitzende oder Leiter des Treffens dich nicht um die Auslegung einer Tagesordnung gebeten haben, sollte er oder sie dir auf Nachfrage eine aushändigen können. Eine Tagesordnung zur Hand zu haben, kann dir dabei helfen, deine Notizen zu ordnen.
  3. Bringe ein Notizbuch oder einen Laptop mit. Was du auch mitbringst, stelle sicher, dass du mit dem Umgang vertraut bist. Wenn du öfter Protokolle aufnimmst, verwende ein extra Notizbuch für diesen Zweck oder erstelle einen eigenen Ordner auf deinem Computer.
    • Wenn du bereits ein Protokoll für ein früheres Treffen aufgenommen hast und es noch nicht genehmigt wurde, nimm auch dieses Protokoll mit.
    • Auch wenn ein Aufzeichnungsgerät dir bei deinen Aufzeichnungen helfen kann, ist es kein Ersatz für eine Mitschrift. Wenn du das Treffen aufnimmst, stelle vorher sicher, dass jeder der Anwesenden damit einverstanden ist und gib nicht der Versuchung nach, eine Wort-für-Wort Abschrift zu erstellen.
    • Stenografie kann dir das Anfertigen deiner Notizen erleichtern, du musst allerdings nicht jedes einzelne Wort aufschreiben, um ein Protokoll aufzunehmen. Du solltest genau das eigentlich sogar vermeiden.
    • Wenn du darum gebeten wirst, während des Meetings öffentlich Notizen anzufertigen, verwende einen Overhead-Projektor oder eine Staffelei für Präsentationen. Achte darauf, dass du deine Notizen später mit nach Hause nehmen kannst, ohne sie zu verwischen, damit du sie für das Protokoll abtippen kannst.

Teil 2 von 4: Während des Meetings Notizen machen

  1. Teile eine Anwesenheitsliste aus. Sobald jeder der Teilnehmer anwesend ist, teile ein einzelnes Blatt Papier aus (mehrere für große Meetings), auf dem jeder der Anwesenden seinen Namen und seine Kontaktinformationen schreiben kann. Dieses Blatt kannst du später verwenden, um den Abschnitt über die Teilnehmer auf deiner Vorlage auszufüllen. Du kannst auch die Liste selbst an das fertige Protokoll anheften.
    • Wenn du mit den meisten Anwesenden nicht vertraut bist, skizziere stattdessen einen Sitzplan und fülle ihn aus, während du alle darum bittest, sich kurz vorzustellen. Halte die Zeichnung stets griffbereit, damit du die Personen in deinen Notizen mit Namen ansprechen kannst, sollte es angebracht sein (siehe weiter unten).
  2. Fülle deine Vorlage so weit wie möglich aus. Während du auf den Beginn des Meetings wartest, kannst du schon einmal den Namen der Organisation, das Datum, den Ort und die Art des Treffens (z.B. wöchentliches Vorstandstreffen, spezielles Ausschusstreffen usw.) aufnehmen. Wenn das Treffen beginnt, notiere die Startzeit.
    • Wenn du keine Vorlage vorbereitet hast, notiere die Informationen am Kopfteil deiner Notizen.
    • Wenn das Treffen für einen speziellen Zweck oder zu einer speziellen Zeit einberufen wurde, speichere die Mitteilung, die an die Teilnehmer verschickt wurde. Du solltest diese an das Protokoll anheften, nachdem du es abgetippt hast.
  3. Notiere das Resultat des ersten Antrags. Die meisten formellen Meetings beginnen mit einem Antrag auf Annahme einer Tagesordnung, deswegen nehmen wir diesen Schritt als ein Beispiel. Sollte dein Meeting mit einem anderen Antrag beginnen, achte nur darauf, dass du dieselben relevanten Informationen aufnimmst.
    • Die exakte Formulieren für einen Antrag lautet: „Ich beantrage“. Sie geht normalerweise so: „Ich beantrage die Annahme folgender Tagesordnung“.
    • Den Namen des Antragstellers (die Person, die den Antrag gemacht hat).
    • Das Resultat des Antrags. Sollte der Antrag angenommen werden, schreibe „Antrag angenommen“. Sollte er scheitern, schreibe „Antrag gescheitert.“
    • Du kannst darum bitten, dass längere Anträge schriftlich gestellt werden, solltest du sie nicht genau aufnehmen können. Sollte es sich dabei um ein wiederholtes Problem handeln, kannst du zwischen den Meetings anfragen, ob diese Methode der Einreichung, ab einer bestimmten Wortzahl, zur offizielle Richtlinie werden kann.
    • Solltest du die Tagesordnung formuliert haben, bist du vielleicht der Antragsteller des ersten Antrags und zugleich der Schriftführer. Das ist in Ordnung. Solange du objektiv bleibst, ist es kein Problem, wenn du deine eigenen Handlungen protokollierst.
  4. Notiere weitere Anträge im Verlauf des Meetings. Höre allen Diskussionen aufmerksam zu, aber zeichne sie nicht auf (außer du wurdest anderweitig angewiesen!). Sollte ein neuer Antrag gestellt werden, zeichne alle relevanten Informationen auf.
    • Denke daran, jeder Antrag sollte mit seiner exakten Formulierung, dem Namen des Antragstellers und dem Resultat der Abstimmung aufgezeichnet werden.
    • Einige Anträge benötigen einen Unterstützer, bevor sie zur Abstimmung gestellt werden können. Wenn jemand, „ich unterstütze diesen Antrag“, oder etwas ähnliches sagt, notiere auch den Namen des Unterstützers.
    • Wenn du den Namen des Antragstellers nicht kennst oder die genaue Formulierung des Antrags nicht mitbekommen hast, solltest du das Meeting höflich unterbrechen und danach fragen. Information korrekt aufzunehmen ist wichtig genug, um eine kleine Unterbrechung zu rechtfertigen.
    • Sollte ein Antrag abgeändert werden, verändere einfach die Formulierung des Antrags in deinen Notizen. Solange die Änderung nicht kontrovers ist und viele Diskussionen ausgelöst hat, gibt es keinen Anlass dafür, die Tatsache aufzunehmen, dass der Antrag berichtigt wurde.
  5. Höre dir Berichte an und besorge dir eine Kopie. Wann immer ein Bericht, Zeitungsartikel oder etwas Ähnliches laut vorgelesen wird, zeichne den Namen des Berichts und den Namen der Person auf, die ihn vorliest (oder den Namen des Unterausschusses, der ihn erstellt hat). Sollte ein Antrag damit verbunden sein, zeichne diesen so auf, wie du jeden anderen Antrag aufzeichnen würdest.
    • Am besten lässt du dir nach dem Meeting eine Kopie geben. Mache dir eine Notiz darüber, den Leiter des Treffens (Vorsitzender oder Präsident) oder die Person, die den Bericht vorgelegt hat, am Ende des Treffens um eine Kopie zu bitten. Du solltest eine Kopie jedes Berichts an dein fertiggestelltes Protokoll heften.
    • Sollten keine Kopie verfügbar sein, notiere stattdessen, wo das Originaldokument gefunden werden kann. Du musst diese Information eventuell nach dem Meeting einholen.
    • Wenn ein Teilnehmer einen mündlichen Bericht abgibt (und ihn nicht von einem Dokument abliest), schreibe eine kurze, objektive Zusammenfassung des Berichts. Gehe nicht auf spezifische Details ein und zitiere den Sprecher nicht wortwörtlich.
  6. Zeichne alle vorgenommenen oder zugewiesenen Maßnahmen auf. Dazu gehört die „Überprüfung“ der Anweisungen des letzten Treffens, sowie neue Zuteilungen. Wurde jemand angewiesen, einen Brief zu schreiben? Notiere den Namen der Person und die Anweisungen.
    • Je nachdem, wie formell euer Treffen ist, fallen viele dieser Punkte unter den Überbegriff „Anträge“. Bei weniger formellen Treffen solltest du deine Ohren offen halten und auch auf weniger deutlich hervorgehobene Entscheidungen achten.
    • Füge eine kurze Begründung darüber an, warum die Entscheidung so gefällt wurde, sollte eine gegeben werden.
  7. Zeichne alle Ordnungspunkte und Entscheidungen auf. Wann immer gegen einen Vorgang Einspruch erhoben wird, notiere den vollständigen Einspruch und dessen Grundlage. Außerdem die vollständige Entscheidung, die durch den Vorsitzenden verkündet wird.
    • Achte darauf, jeden Hinweis auf „Robert's Rules of Order“, die Geschäftsordnung oder das Geschäftsprotokoll des Unternehmens mitaufzunehmen.
  8. Zeichne Zusammenfassungen von Diskussionen nur dann auf, wenn du darum gebeten wirst. Offiziell handelt es sich bei einem Protokoll um eine Aufzeichnung dessen, was „passiert“ ist, nicht was „gesagt“ wurde. Du solltest aber jede spezielle Anweisung beachten, die deine Organisation dir gibt.
    • Wenn du eine Diskussion aufzeichnen musst, versuche dabei so objektiv wie möglich zu bleiben. Nimm konkrete Punkte auf, keine Meinungen, und versuche so gut es geht auf die Verwendung von Adjektiven und Adverbien zu verzichten. Dein Ziel ist ein trockener, sachlicher und langweiliger Schreibstil!
    • Erwähne die Diskussionsteilnehmer nicht mit Namen. Das ist besonders bei einem hitzigen Streitgespräch wichtig. Die Teilnehmer könnten sich sonst angegriffen fühlen.
  9. Schließe deine Aufzeichnungen nach dem Ende des Meetings ab. Zeichne die Zeit auf, zu dem das Meeting vertagt wurde. Denke daran, eine Kopie für jeden Bericht einzuholen oder jemanden daran zu erinnern, dir eine Kopie zu schicken.
    • Überfliege deine Notizen noch einmal und achte darauf, ob irgendetwas fehlt oder einer Klärung bedarf. Wenn du jemand eine Frage stellen musst, tue das, bevor derjenige weg ist.

Teil 3 von 4: Das Protokoll abtippen

  1. Beginne damit, so bald es geht. Am besten überträgst du das Protokoll direkt nach dem Meeting, wenn alle Ereignisse noch frisch in deinem Gedächtnis sind.
  2. Verwende einen Computer, um deine Notizen abzutippen. Wenn du einen Laptop dabei hattest, hast du diesen Schritt vielleicht schon erledigt. Speichere deine Notizen und beginne ein neues Dokument für das Protokoll. So kannst du deine Notizen und das Protokoll direkt miteinander vergleichen.
  3. Formatiere deine Notizen in ordentliche Abschnitte. Jeder neue Antrag, Tagesordnungspunkt oder jede neue Entscheidung sollten in einen eigenen Abschnitt. Wenn du sie formatierst, achte auf:
    • Korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Verwende eine Rechtschreibhilfe, wenn es nötig ist.
    • Die Verwendung einer Zeitform. Du kannst die Gegenwarts- oder Vergangenheitsform verwenden, solltest aber nicht zwischen ihnen hin und herwechseln.
    • Größtmögliche Objektivität. Deine eigene Meinung sollte sich nie in dem Protokoll widerspiegeln. Du versuchst eine objektive Aufzeichnung zu erstellen, die von jedem verwendet werden kann.
    • Eine einfache, genaue Sprache. Jede vage Formulierung sollte durch eine präzise ersetzt werden. Blumige Beschreibungen sollten vollständig entfernt werden.
    • Die Aufnahme aller Maßnahmen und keiner Diskussionen. Außer du wurdest explizit darum gebeten, ebenfalls die Diskussionen aufzunehmen, solltest du dich nur darauf konzentrieren, was „geschieht“, nicht was „gesagt“ wird.
    • Die Nummerierung der Seiten, damit sich leichter auf das Protokoll bezogen werden kann.
  4. Versende an jeden Teilnehmer einen Entwurf deines Protokolls. Schicke mit Hilfe der Kontaktinformationen auf der Anwesenheitsliste eine Kopie an jeden Teilnehmer des Meetings. Wenn du nicht alle Kontaktinformationen hast, wende dich an den Leiter des Meetings. Er sollte den Kontakt herstellen können.
  5. Lass das Protokoll genehmigen. Du wirst vielleicht darum gebeten, das Protokoll beim nächsten Treffen vorzulesen und es zur Genehmigung einzureichen. Wenn der Antrag bewilligt wird, notiere, dass das Protokoll akzeptiert wurde.
    • Sollte das Protokoll korrigiert werden, bevor es akzeptiert wurde, nimm die entsprechenden Anpassungen vor und weise am Ende des Dokuments auf die Korrektur hin. Du musst die Korrekturen nicht spezifisch ansprechen.
    • Sollte ein Antrag gemacht werden, das Protokoll nach seiner Genehmigung noch einmal zu verändern, nimm die exakte Formulierung des Antrags - und ob er durchgekommen ist - in das entsprechende Protokoll auf.

Teil 4 von 4: Verwendung einer Mustervorlage

  1. Besuche eine Webseite für Protokollvorlagen. Diese vorgefertigten Vorlagen können dir dabei helfen, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
  2. Nimm dir etwas Zeit, die Webseite zu durchsuchen. Verwende die Suchfunktion und scrolle durch die verschiedenen Optionen, um die passende für dich zu finden.
    • Wenn du eine bestimmte Art von Vorlage benötigst – Allgemein oder Standard z.B. - durchkämme die Seite auf deine speziellen Bedürfnisse und lade die entsprechende Vorlage herunter, indem du auf „Herunterladen“, „Download“ oder „Vorlage verwenden“ drückst. Achte darauf, dass du die Vorlage an einem Ort speicherst, wo du sie schnell wiederfindest und sie nicht verloren geht.
  3. Öffne die Datei. Nachdem du die Datei heruntergeladen hast, entpacke sie und öffne sie mit Microsoft Word oder Excel. Für die beste Qualität und Bedienbarkeit, solltest du die aktuelle Version von Microsoft Word verwenden. Deine Programme auf dem aktuellen Stand zu halten, macht die Sache nur einfacher und erlaubt es dir, die neuesten Funktionen zu nutzen.
  4. Füge das Logo und Copyrightzeichen deiner Firma ein. Lösche das Beispiellogo – achte aber darauf, dass du zuerst die Nutzungsbedingungen der Seite durchliest, von der du die Vorlage heruntergeladen hast. Kein Grund, sich unnötigen, rechtlichen Ärger einzubrocken, oder?
  5. Verändere den Titel. Markiere im Titelbereich die Wörter „Meeting/Gruppe“ und tippe den eigentlichen Titel für dein Protokoll ein.
  6. Verändere das Thema (optional). Damit dein Protokoll besser und professioneller aussieht, solltest du vielleicht die Farbe verändern oder dich für ein vorgefertigtes Thema entscheiden. Das ist ganz einfach: finde den „Seitenlayout/Seitenentwurf“ Bereich und gehe auf „Farben und Themen“. Dort kannst du das Aussehen deiner Vorlage anpassen. Du kannst sie sogar auf die Farben des Logos deiner Firma anpassen.
  7. Benenne die einzelnen Bereiche der Vorlage. Die Vorlage sollte einige Namensfelder beinhalten. Vielleicht benötigst du mehr, vielleicht weniger oder vielleicht gefallen dir auch einfach die Bezeichnungen nicht. Passe sie an, damit sie den Bedürfnissen deines Meetings entsprechen.
  8. Speichere die Vorlage auf deinem Laptop, damit du sie zu den Meetings mitnehmen kannst, bei denen du ein Protokoll anfertigen musst. Wenn du weiterhin Microsoft Office verwendest, sollte alles schnell und einfach ablaufen. Du solltest noch organisierter und präziser mit dem Meeting mithalten können, als zuvor. Alternativ kannst du die Vorlage auch ausdrucken und sie per Hand ausfüllen. Achte aber darauf, dass die Felder groß genug sind, dass du auch alle notwendigen Informationen unterbringen kannst.
  9. Lies deine Vorlage noch einmal gegen. Herzlichen Glückwunsch! Dein Protokollvorlage ist fertig. Deine Produktivität und Genauigkeit während der Meetings sollte damit exponentiell steigen, da du dich an die Vorlage halten und deine Gedanken organisieren kannst. Wie bei jedem Projekt, solltest du deine Vorlage noch einmal überfliegen und darauf achten, ob etwas fehlt oder noch unklar ist. Sobald du dir sicher bist, dass alles korrekt ist, ist deine Vorlage fertig und bereit zum Einsatz. Genauso wie du.

Tipps

  • Tippe das Protokoll direkt nach dem Ende des Meetings ab. Am besten machst du das, solange die Ereignisse noch frisch in deinem Gedächtnis sind. Es ist auch wichtig, dass die Teilnehmer so bald wie möglich eine Kopie ihrer Anweisungen bekommen.
  • Setze dich so nah wie möglich zum Leiter des Meetings. Dadurch kannst du alles gut verstehen und auch um kurze Klärung bitten, ohne deine Stimme heben zu müssen.
  • Bitte die Teilnehmer, ihre Anträge aufzuschreiben, damit du sie nicht vor Ort mitschreiben musst.
  • Bewahre die Protokolle an einem sicheren Ort auf.
  • Habe keine Angst davor, jederzeit das Meeting zu unterbrechen und um Klärung zu bitten.
  • Protokolle sind sehr wichtig. Sie werden sicher aufbewahrt und es wird vielleicht noch nach Jahren auf sie Bezug genommen. In rechtlichen Fragen z.B., kann das Ansehen eines Teilnehmers davon abhängen.
  • Lies dir bestimmte Abschnitte von „Robert's Rules of Order“ durch, besonders den Abschnitt über den Schriftführer.
  • Schreibe die Dinge so auf, wie sie passieren. Sollte dasselbe Thema zweimal angesprochen werden, solltest du es nicht zusammenfassen.

Warnungen

  • Gehe nicht zu sehr ins Detail. Selbst wenn du darum gebeten wurdest, auch Diskussionen aufzuzeichnen, solltest du dich trotzdem kurz fassen und schnell auf den Punkt kommen. Beschränke dich darauf, nur die aufgebrachten Hauptpunkte aufzunehmen, ansonsten kannst du schnell überfordert werden das Protokoll mit unnötigen Details füllen.
  • Persönliche Interpretationen und Gefühle des Schriftführers gehören nicht in ein Protokoll.
  • Sollte ein Teil des Meetings unter das Anwalt-Klient-Verhältnis fallen, solltest du diesen Abschnitt nicht aufzeichnen. Mache stattdessen eine Notiz: „Der Rechtsbeistand informiert, dass die folgende Diskussion unter das Anwalt-Klient-Verhältnis fällt. Die Diskussion wurde nicht aufgezeichnet.“
  • Wenn du darum gebeten wirst, ein vertrauliches Gespräch aufzuzeichnen, wie z.B. zwischen einem Anwalt und seinem Klienten, fertige dafür ein separates Protokoll an und bewahre es separat auf. Markiere das Protokoll mit „vertraulich“ und mache deutlich, wer Zugang dazu haben darf.
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