So schreibst du eine formelle Einladung

Die Einladung ist ein wichtiger Teil, wenn es darum geht ein Event oder eine gesellschaftliche Veranstaltung zu organisieren. Mit der Einladung kannst du den Rahmen für die Veranstaltung setzen und es hilft dir auch, einen Überblick über die Anzahl der Gäste zu behalten. Darüber hinaus wird der Vermerk RSVP (französisch für “Repondez s’il vous plait”) dir hoffentlich helfen, bald genau zu wissen wer von den Eingeladenen kommt. Danach kannst du dich um die Sitzordnung, das Menü und das Servicepersonal kümmern. Lern hier wie du eine förmliche Einladung schreibst, damit du alles im Überblick hast und deine Gäste gut informiert sind.

Schreib eine förmliche Einladung

  1. Am oberen Ende der Einladung (Briefkopf) platzierst du das Logo oder die Grafik der Organisation bzw. des Gastgebers.
  2. Auf der Einladung sollte der volle Name des Gastgebers stehen, ohne Herr oder Dame - außer es handelt sich um einen offiziellen Titel.
    • Die Regel des ganzen Namens gilt für alle Gastgeber, sollte das Event von zwei oder mehreren Gastgebern ausgerichtet werden. Falls ein Titel hinzugefügt werden muss, sollte dieser eine Zeile unter dem Namen stehen. Der Name des älteren Gastgebers sollte an erster Stelle erscheinen. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Sollten ein Präsident (oder andere Staatsoberhäupter) und der entsprechende Ehepartner die Gastgeber sein, wird der Titel „Präsident“ vor dem Namen angegeben. In diesem Fall ist keine Extrazeile für den Titel nötig.
  3. Nun geht es weiter mit der Formulierung. Du kannst ganz förmlich bleiben, sowie „die Anwesenheit erwünschen“ oder du bleibst ein bisschen weniger förmlich, wie z. B. „herzlich einladen.“
  4. Informier über das Event. Gib an ob es sich um ein Frühstück, eine Preisverleihung oder einen Empfang handelt.
  5. Gib den Grund des Events an, z. B. “zu Ehren von…”
  6. Gib das Datum des Events an. Hier hängt es davon ab, wie förmlich du sein möchtest: Entweder schreibst du das Datum ganz aus („Donnerstag, der elfte Mai“) oder du hältst dich kürzer („Donnerstag, 11. Mai“). Ausschreiben gilt als der förmlichere Weg.
  7. Die Zeit des Events sollte voll ausgeschrieben werden. Hier kannst du sagen „am Abend“ oder „am Morgen“, sollte der Zweck dies nicht von vorneherein deutlich machen. Also, falls ein Event abends um 20.00 Uhr stattfindet, schreibst du: „Am Abend um acht Uhr.“ Sollte das Event ein Abendessen oder ein Frühstück sein, müssen die Formulierungen „am Morgen“ und „am Abend“ nicht mehr hinzugefügt werden.
  8. Schreib den Ort sowie die Adresse des Events in die Einladung.
  9. Falls es besondere Anmerkungen gibt, z. B. eine Anfahrtsbeschreibung, solltest du dies auf der Einladung vermerken.
  10. Nun kümmerst du dich um deinen RSVP-Hinweis. Wie schon oben erklärt, RSVP kommt aus dem Französischen und bedeutet „Respondez, s'il vous plait“, übersetzt „bitte antworten.“ Dieser Zusatz ist für Events bestimmt, bei denen der Gastgeber genau Bescheid wissen muss, wie viele Gäste kommen werden. Dies ist der Fall, wenn eine Sitzordnung, das Menü und Unterkünfte organisiert werden. Falls du eine Antwortkarte beilegst, ersetzt du den Namen und die Telefonnummer mit „Antwortkarte beigefügt.“ Du solltest auch eine Art Deadline für die Antwortkarte angeben, entweder wählst du selbst ein Datum oder nimmst den konventionellen Zeitraum (zwei Wochen vor dem Event). Leg einen Briefumschlag, mit deiner Adresse versehen, zu der Einladung. So ist es leichter für die Gäste zu antworten. Du kannst der Antwortkarte auch Auswahloptionen, wie z. B. Menü- oder Sitzpräferenzen, zufügen. Das Layout der Antwortkarte sollte das gleiche wie auf der Einladung sein. Wenn du dich für die Antwort per E-Mail entscheidest, muss die Antwortkarte natürlich nicht angefordert werden.
    • Für die Einladungen ohne Antwortkarte, gibst du den Namen und die Telefonnummer der Person an, die sich um die Antworten kümmert. In dem Fall lässt du auch die Deadline für die Rückantwort weg.

Tipps

  • Du kannst deine Einladung kurz halten, bleib spezifisch und verständlich.
  • Es ist ursprünglich nicht gesellschaftlich akzeptiert, eine Adresse für eventuelle Geschenke anzugeben.
  • Die Adresse auf der Einladung sollte keine Postleitzahl enthalten.
  • Du musst keine Satzzeichen am Ende der Zeilen machen.
  • Gib an ob eine Person einen Gast mitbringen darf oder nicht.
  • Jegliche Formulierungen sollten in der dritten Person gemacht werden. Z. B.: “John and Jane Doe laden Sie ganz herzlich zu…“ anstatt „Wir laden Sie zu…“
  • Wenn du dich an Traditionen halten willst, solltest du die Einladung nicht später als acht Wochen vor dem Event verschicken.
  • Benutz keine Abkürzungen.
  • Versuch förmlich zu bleiben und bleib bei einer bestimmten Form.
  • Jede einzelne Person (bei Kindern ab 16 Jahren) sollte eine eigene Einladung bekommen.
  • Die Schriftart einer förmlichen Einladung sollte die Stimmung des Events oder das Firmenimage repräsentieren. Oft verwendete Schriftarten für Business und gesellschaftliche Anlässe sind Aristocrat, Balmoral und Bank Gothic.
  • Die Einladung in digitaler Form sollte die gleichen Formulierungen und Formen wie die Einladung auf Papier haben.
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