Einen Kopierer kaufen

Jedes Büro braucht einen Kopierer und gibt oft eine ganze Stange Geld aus, um einen zu beschaffen. Führe eine gründliche Recherche durch und lies aufmerksam die Miet- und Service-Bedingungen, bevor du unterschreibst. Der teurere oder sogar hochwertigere Kopierer ist nicht unbedingt die beste Wahl für dein Büro.

Teil 1 von 2: Ein Modell auswählen

  1. Kaufe für ein Home Office ein Desktop-Modell. Wenn du einen Kopierer für den Heimgebrauch oder für ein Geschäft kaufst, das weniger als 700 Kopien im Monat macht, kaufe ein Desktop-Modell. Diese sind viel günstiger und einfacher als ein großes Standgerät. Der Rest der Informationen in diesem Artikel konzentriert sich auf den Bedarf größerer Büros.
    • Ein Laserkopierer/-drucker/-scanner kostet üblicherweise zwischen 120 € (nur schwarz/weiß) und 450 € (schnell, gute Farbe).
    • Tintenstrahlkopierer gibt es schon ab 50 €, sogar bei Farbkopierern. Deren Betriebskosten können jedoch zwei bis drei Mal so hoch sein wie bei Laserkopierern. Erwarte Kosten von 18 Cent pro Schwarz-/Weiß-Seite.
  2. Kenne die Grundlagen. Während es immer noch ein paar Kopiererarten auf dem Markt gibt, haben die meisten Firmen keine Schwierigkeiten bei der Auswahl, welche Option sie brauchen:
    • Laserkopierer sind auf lange Sicht schneller und günstiger im Betrieb. Tintenstrahlkopierer werden für Firmen nicht empfohlen.
    • Digitalkopierer sind bei weitem komfortabler und häufiger als alte, analoge Kopierer.
    • Farbkopierer sind deutlich teurer und haben öfter Fehlfunktionen als Schwarz-/Weiß-Kopierer. Wenn du nur ab und zu ein farbiges Dokument brauchst, denke über einen günstigeren Hybrid-Kopierer nach.
  3. Denke über ein Multifunktionsgerät nach. Fast jeder moderne Kopierer ist auch ein Drucker und manche können auch Dokumente scannen oder faxen. Wäge die Vor- und Nachteile eines Multifunktionsgeräts im Vergleich zu einem einfachen Kopierer mit zusätzlichen Geräten ab:
    • Ein einziges Gerät ist normalerweise günstiger als mehrere Geräte, wenn man annimmt, dass du jede Funktion brauchst.
    • Die Nutzung mehrerer Geräte verringert die Auswirkungen einer Fehlfunktion.
    • Große Büros sollten mehrere Geräte nutzen, um Wartezeiten auf ein einzelnes Gerät zu vermeiden.
  4. Schätze ein großzügiges monatliches Volumen an Kopien ab. Den Kopierer auf deine Bedürfnisse abzustimmen spart Geld, vermeidet Verzögerungen und verringert sogar die Häufigkeit von Fehlfunktionen. Schließe diesen lebensnotwendigen Schritt wie folgt ab:
    • Sieh dir die Unterlagen für deine Kopien an, vorzugsweise für die letzten sechs bis zwölf Monate. Wenn du keine hast, bitte den aktuellen Kopier-Service um Kopien vergangener Rechnungen. Diese sollten die Anzahl der erstellten Kopien beinhalten.
    • Finde die durchschnittliche Zahl der gemachten Kopien im Monat.
    • Multipliziere diese mit 1,2, um sicher zu sein, oder mit bis zu 1,5, wenn deine Schätzung unsicher ist. Dies bietet einen Puffer bei einem plötzlichen Anstieg der Nutzung und bei irreführenden Werbeanzeigen. Suche nach einem Kopierer mit einem monatlichen Volumen, das leicht über der berechneten Zahl liegt.
  5. Schau dir die Geschwindigkeit des Kopierers an. Sieh dir die Druckgeschwindigkeit an - aber nimm nicht an, dass schneller auch besser ist. Kopierer, die zwischen den Druckaufträgen lange Ruhezeiten haben, haben tendenziell mehr Fehlfunktionen. Finde mit diesen groben Branchenrichtlinien ein Gleichgewicht zwischen Wartezeiten und dem Wohlergehen des Kopierers:
    • 11 – 20 Seiten pro Minute ("Segment 1"): Empfohlen für Home Offices oder sehr kleine Büros.
    • 21 – 30 Seiten pro Minute (S2): Die meisten kleinen Büros mit 6.000 Kopien im Monat oder weniger. Denke daran, dass diese "langsame" Geschwindigkeit noch immer eine Seite alle zwei oder drei Sekunden ist.
    • 31 – 44 Seiten pro Minute (S3): Kleine bis mittelgroße Büros (bis zu 12.000 Kopien im Monat). Verwende dieses oder ein höheres Segment, wenn du den Kopierer an das Netzwerk des Büros anschließen musst.
    • 45 – 69 Seiten pro Minute (S4): Mittlere bis große Büros. Normalerweise nur nötig für Anwaltskanzleien, Steuerbüros und andere Büros mit hohen Kopierspitzen und ständigem, starker Nutzung.
    • 70 – 90 Seiten pro Minute (S5): Büros mit extremen Kopieranforderungen oder welche, die für eine Druckauflage vorübergehend einen mieten müssen.
  6. Recherchiere die weiteren Möglichkeiten. Die meisten Büro-Kopierer sortieren automatisch mehrseitige Dokumente. Der Kopierer kann weitere Merkmale aufweisen oder über ein zusätzliches "Finisher"-Gerät bieten. Forsche diesbezüglich weiter nach:
    • Anzahl der Behälter (wie viele verschiedene Dokumente können auf einmal sortiert werden)
    • Kapazität jedes Behälters (wie viele fertige Seiten kann er aufbewahren)
    • Kann der Kopierer Dokumente automatisch heften oder lochen? Dies kann für Büros mit hohem Druckaufkommen von mehrseitigen Dokumenten lebenswichtig sein.
  7. Schließe deine Recherche ab. Bevor du deine abschließende Entscheidung triffst, prüfe das Folgende:
    • Unterstützt der Kopierer Duplexdruck (beidseitiger Druck)?
    • Um wie viel kann der Kopierer ein Dokument vergrößern oder verkleinern?
    • Wenn du vom Standard abweichende Papiergrößen verwendest, unterstützt der Kopierer diese?
    • Die meisten guten Farbkopierer haben einen eingebauten Rasterbildprozessor (RIP). Wenn deiner keinen hat, kann es sein, dass du einen externen RIP kaufen musst.
    • Was ist die Zeit für die erste Kopie (die Menge an Zeit für den Druck der ersten Kopie)? Wenn dein Büro häufig nur eine einzelne Kopie macht, ist dies ein wichtiger Wert.

Teil 2 von 2: Kauf und Service-Verträge

  1. Miete einen Kopierer für die kurzfristige Nutzung. Mietverträge sind einfach: du zahlst jeden Monat einen bestimmten Betrag und gibst den Kopierer dann zurück, wenn du fertig bist. Dies ist der schlechteste Wert für dein Geld, daher ist dies üblicherweise für Firmen mit einem plötzlichen Anstieg des Kopierbedarfs.
    • Vermeide komplizierte Mietverträge mit zusätzlichen Gebühren. Du solltest einen Service mit einer Pauschale und ohne Komplikationen finden können.
  2. Kaufe den Kopierer direkt, wenn du es dir leisten kannst. Dies erfordert das meiste Geld zum Zeitpunkt des Kaufs. Du solltest sicher sein, dass du den Kopierer länger als ein paar Jahre nutzt. Wenn du die Mittel hast, gibt es hierbei zwei wesentliche Vorteile:
    • Du könntest die Kosten innerhalb eines Steuerjahres abschreiben können, wodurch du kurzfristig einen finanziellen Vorteil bekommst. Ziehe einen lokalen Steueranwalt zu Rate.
    • Du bist nicht an einen Leasing-Vertrag gebunden, was dir etwas Geld sparen kann, wenn du später den Kopierer wechselst.
  3. Denke über den Kauf eines gebrauchten Kopierers nach. Einen gebrauchten Kopierer gibt es normalerweise für etwa ein Fünftel des Preises eines neuen. Wenn du eine Firma gründest und dein Kopieraufkommen noch nicht kennst, ist dies die Investition mit dem geringsten Risiko. Frage nach dem "Kopienzähler", d.h. der Anzahl der gedruckten Kopien des Kopierers. Ein hochwertiger Drucker mit einer Geschwindigkeit von 45+ Seiten pro Minute kann 15 oder 20 Millionen Kopien halten. Ein langsamerer, älterer oder weniger guter Kopierer gibt vielleicht nach einer bis fünf Millionen den Geist auf.
  4. Lies dir aufmerksam den Leasing-Vertrag durch. Leasing ist ein Zwischending zwischen Kaufen und Mieten. Du zahlst ein bis fünf Jahre lang eine monatliche Nutzungsgebühr für den Kopierer. Am Ende dieser Zeit kannst du ihn für immer kaufen. Aus dem Leasing herauszukommen ist sehr schwierig, wenn du den Vertrag einmal unterschrieben hast, lies ihn also gut durch.
    • Fair Market Value (FMV) Leasings kosten üblicherweise zwischen 80 und 600 € im Monat, je nach Qualität des Kopierers. Wenn es vorüber ist, legt die Bank einen Preis für den Kopierer basierend auf dem aktuellen Marktwert fest.
    • Bei Leasingverträgen mit einem Restwert von einem € kannst du den Kopierer am Ende der Leasing-Dauer für einen € kaufen. Dies ist im Wesentlichen ein Kauf in Raten mit einer höheren monatlichen Gebühr.
    • Wenn du eine neue Firma hast, kann es sein, dass der Inhaber eine persönliche Garantie unterschreiben muss. Dies bedeutet, dass der Inhaber die Leasing-Kosten aus eigener Tasche zahlen muss, wenn es die Firma nicht kann.
  5. Besorge dir einen zusätzlichen Service-Vertrag. Um Geld zu sparen, halte dich von kombinierten Angeboten für Leasing und Service fern. Beauftrage stattdessen eine andere Firma, damit der Kopierer mit allem Notwendigen ausgestattet und gewartet wird. Sieh dir den Service-Vertrag auf die folgenden Informationen an:
    • Finde die Service-Kosten pro Kopie heraus. Multipliziere dies mit deinem monatlichen Kopiervolumen, um die monatlichen Kosten herauszufinden.
    • Achte auf minimale monatliche Kosten. Während schwacher Monate zahlst du vielleicht diese Kosten statt den Service pro Kopie. Schätze die zusätzlichen Kosten basierend auf dem Kopiervolumen der letzten zwölf Monate ein.
    • Suche idealerweise nach einer Reaktionszeit von maximal vier Stunden bei Reparaturen im Notfall.
    • Wenn dein Büro außerhalb der üblichen Geschäftszeiten arbeitet, stelle sicher, dass Notfallreparaturen während dieser Zeiten abgedeckt sind.

Tipps

  • Kaufe von etablierten, vertrauenswürdigen Firmen. Suche wenn möglich nach Bewertungen und Erfahrungsberichten von Dritten.
  • Bitte die Mitarbeiter aus der IT, die Netzwerkverbindung des Druckers zu sichern und nicht autorisierten Zugriff zu sperren.
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