Cómo cambiar los procedimientos en la oficina

El cambio puede ser difícil pues la mayor parte de las veces los colegas no piensan que es algo bueno. Sin embargo, muchas veces el cambio de los procedimientos puede mejorar la eficiencia, evitar alguna demanda y mejorar el ambiente de trabajo en la oficina. Para esto es necesario cambiar la productividad y la ética general del grupo de trabajo. Para realizar esta transición es necesario tener ciertas aptitudes además de seguir algunos pasos.

Pasos

  1. Diseña un plan para cambiar la forma en la que se hacen las cosas en la oficina.
    • Asegúrate que has considerado todos los puntos cuidadosamente y cómo estos afectarían los procedimientos y el protocolo de acción. Es necesario que tu equipo de trabajo vea el cambio como algo justo y que los mismos han sido socializados efectivamente antes de ponerlos en marcha.
    • Comprede las razones detrás del cambio y comparte estas razones con tu equipo de trabajo. La comunicación es la clave para hacer de este cambio un éxito. Además, debes asegurarte que todas las personas que tengan que proveer información acerca del cambio tengan la información a disposición o hayan sido informados del mismo ampliamente.
    • Considera tener a los empleados de tu compañía de tu parte, gente que genere opinión. Asegúrate que la idea del cambio no es solamente algo que viene de arriba sino que es un sentir compartido por el resto de los empleados.
  2. Haz los cambios gradualmente de ser posible. Puedes dividirlo en etapas y tener una línea de tiempo publicada para proveer mayor información.
    • La mayor parte de la gente no se adapta a los cambios repentinos, así que a menos que exista una razón de vida o muerte, como un anuncio de una demanda legal, el cambio de manera gradual es la mejor opción para que todos tengan tiempo de adaptarse y se pongan de tu lado.
  3. Haz los cambios rápidamente si esto mejorará la calidad del producto de tu compañía. Algunos cambios como las reglas de seguridad, políticas de utilización de recursos u otros deben ser cubiertos con rapidez para evitar seguir perdiendo dinero y/o tiempo.
  4. Usa este momento de cambio como un momento de aprendizaje.
    • Explica bien la razón de los cambios y muéstrales como esto influenciará positivamente en el desarrollo de la compañía. Las razones pueden ser muchas, pero ten en cuenta que los trabajadores evaluarán los beneficios de la compañía con relación a los problemas que pueda causarles. Provee tanta información como puedas para facilitar el cambio.
    • Responde cualquier clase de pregunta que cualquier persona en la compañía tenga para asegurarte que tu mensaje está llegando a todos.
  5. Ofrece incentivo por el cambio si es posible. Si por ejemplo estás incrementando la carga de trabajo para cumplir ciertas metas corporativas, presenta una serie de beneficios para los empleados que ayuden a la compañía a llegar al anhelado objetivo. Es posible también premiar a las personas por mantener los estándares de seguridad y el número de accidentes en 0.

Consejos

  • No dejes que los comentarios a tus espaldas te desanimen. Si el cambio se está haciendo por las razones correctas y con el tiempo apropiado, entonces mantente firme y espera hasta que los empleados respondan al cambio de mejor manera.
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