Cómo planear una presentación

Planificar una presentación es una habilidad útil y necesaria en el mundo profesional y en la escuela. Ya sea que tengas que vender un producto u obtener una nota aprobatoria en tu clase, planificar una presentación toma tiempo y dedicación. Tendrás que determinar la mejor manera de desarrollar tu material, considerando tu audiencia y los puntos de tu presentación. A partir de ahí, trabaja en desarrollar tus diapositivas y materiales. Junta información en un orden lógico que mejor ilustre tus puntos. Practica tu presentación de manera regular antes de exponerla. Eso puede ayudarte a determinar la información que debes retirar o reestructurar.

Juntar los mejores materiales

  1. Piensa en el objetivo de tu presentación. Cuando se trate de planificar una presentación siempre debes empezar teniendo en mente el final. Piensa en lo que tratas de transmitir y en la mejor manera de hacerlo en el tiempo que tienes.
    • Trata de anotar tus puntos más importantes. Determina si ves un punto clave que surge. Si quieres que tu audiencia se lleve algo de esta presentación, ¿qué sería eso?
    • Las presentaciones a menudo implican compartir información. No obstante, no es suficiente con simplemente bombardear con datos a tu audiencia. ¿Qué provocan estos datos? ¿Qué punto más amplio estás desarrollando con la información que tienes?
  2. Ten en cuenta a tu audiencia. Tu audiencia llegará a la presentación con determinadas expectativas. Conoce un poco a tu audiencia, su formación y sus opiniones. Esto te puede ayudar a estructurar tu presentación en torno a las necesidades de tu audiencia.
    • Una pregunta importante es “¿Cuánta información general tendrá mi audiencia sobre el tema?”. Tendrás que poder llenar algunos vacíos de la audiencia, por lo tanto, ten en cuenta lo que podrían no saber.
    • Asimismo, ¿qué espera tu audiencia de la presentación? ¿Tratas de venderles un producto, de presentarles una nueva idea, de cambiar su forma de pensar? Piensa en el tipo de personas que hay en tu audiencia. ¿Tienes una multitud más rigurosa o tienes a un grupo de personas entusiastas que están emocionadas por lo que vas a decir?
  3. Elige tus puntos principales. ¿Qué afirmaciones, datos y puntos ilustran mejor el tema de tu presentación? Estos deben estar incluidos en el cuerpo de tu trabajo. Piensa en la extensión de tu presentación. Por ejemplo, una presentación de 10 minutos debe incluir no más de 3 puntos.
    • ¿Qué puntos se interrelacionan mejor con otros? La información debe fluir de una manera cohesiva. Digamos que tratas de convencer a una empresa de implementar un programa de reciclaje. Tendrás los siguientes tres puntos: la contaminación que provocan las empresas es un contribuyente principal del calentamiento global, el reciclaje puede ayudar a la empresa a ahorrar dinero y las capas de hielo del planeta se están derritiendo a un ritmo alarmante.
    • Si bien los tres puntos son buenos, el tercero no encaja. Los dos primeros puntos implican cómo mejorar los ingresos e imagen pública de la empresa, mientras que el tercero solo es un dato. Trata de elegir otro punto vinculado con la relación de la empresa con el reciclaje.
  4. Encuentra la mejor información de apoyo. Revisa la investigación que vas a presentar. Busca tu información de apoyo más sólida. Debe ser la información que realmente hará que la audiencia piense y que puede inspirar el cambio. La información de apoyo debe hacer tres cosas:
    • Debe agregar claridad a tu argumento, lo cual significa que explicará algo que la audiencia pueda no comprender. Por ejemplo, una descripción breve del efecto de la contaminación en el cambio climático.
    • La información también debe agregar autoridad. Debes hacer conexiones con informaciones, estudios e investigaciones existentes. Por ejemplo, podrías mencionar que hay un consenso en la comunidad científica de que el calentamiento global es provocado por el hombre y así describir brevemente algunos estudios.
    • Por último, la información debe agregar color a tu argumento. A nadie le gusta sentarse en una conferencia. Trata de incorporar elementos visuales, como imágenes y videos. Por ejemplo, podrías mostrar una imagen de la cantidad de residuos que una empresa promedio produce en 1 mes.

Encontrar un camino para la presentación

  1. Empieza con una introducción sólida. Una vez que hayas juntado tu información, puedes empezar por exponer tu presentación. Una presentación debe empezar con una introducción sólida que atraiga la atención de la audiencia.
    • Incluye cosas básicas en tu presentación. Esto puede ser breve, así puedes decir algo como “Soy Ariana Sánchez de Clean Water Action y hoy me gustaría dirigirme a su empresa”.
    • Encuentra una forma de llamar la atención de tu audiencia. ¿Por qué deben escucharte? Puedes empezar con una pregunta o dato que atraiga la atención de ellos de inmediato. Por ejemplo, “¿Alguna vez han pasado por una masa de agua cubierta de lodo verde y se han preguntado cómo pasó eso? La respuesta podría sorprenderlos. La contaminación de las empresas, como la de ustedes, es la causa principal de la contaminación del agua en todo el mundo”.
  2. Presenta tu investigación y esfuérzate en el cuerpo de la presentación. El cuerpo debe constituir casi el 60 a 70 % de tu presentación, por lo tanto, incluye aquí todos tus mejores puntos. Piensa en el cuerpo de tu presentación como si fuera el camino hacia tus puntos. De este modo, tendrás que encontrar una forma de presentar la información de manera lógica.
    • Por ejemplo, tratas de conseguir que la empresa modifique su programa de reciclaje. Empieza por describir la gran cantidad de contaminación que provocan las empresas en el mundo.
    • Explica las consecuencias de ello. Muestra cómo esa contaminación contribuye al cambio climático. Después muestra a tu empresa lo que pueden hacer. Resume las formas en que pueden cambiar sus políticas y el posible impacto de esos cambios.
    • Hasta este momento habrás mostrado un camino claro. Empezaste explicando el problema, seguiste con las consecuencias y después ofreciste una solución.
  3. Utiliza afirmaciones de enlace para hacer que tus puntos sean claros. Las afirmaciones de enlace son afirmaciones transicionales que ayudan a cerrar la brecha entre ideas. Indican a tu audiencia que vas a cambiar de tema, por lo tanto, tu presentación no será confusa.
    • Las afirmaciones de enlace comunes son “Otro tema importante…”, “Según estos datos, ahora ustedes pueden ver…” y “Esto me lleva a mi punto principal…”.
    • Por ejemplo, “Ahora que les he mostrado los efectos de la contaminación que provocan las empresas, esto me lleva a mi punto principal. ¿Qué pueden hacer ustedes para detenerla?”.
  4. Utiliza elementos visuales y gráficos en las diapositivas. Tu audiencia podría aburrirse con los datos y al escuchar la conferencia. Una buena idea es agregar gráficos a tus diapositivas a fin de animar las cosas. Un video corto también te podría ayudar.
    • Si tienes gráficos o diagramas que te ayudarán a ilustrar tu punto, utilízalos. Mostrar información física puede ayudar a hacer que tus puntos sean más claros.
    • También debes ver si hay algún video que puedes incluir. Un video breve de alguien que explica de manera concisa un problema puede animar un poco las cosas.
    • Las imágenes también son una buena opción. Cada diapositiva debe tener una imagen relacionada con el tema en cuestión.
  5. Concluye tu presentación. Una conclusión debe resumir tus puntos y dejar a tu audiencia teniendo en mente el tema que presentaste. La conclusión solo debe ser el 5 a 10 % de tu presentación, por lo tanto, hazla breve.
    • Solo necesitas una diapositiva. Recapitula cuáles fueron tus puntos. Empieza con algo como “Como han podido ver…” y luego repite brevemente tus puntos principales.
    • Un elemento visual también te puede ayudar. Trata de agregar una última ayuda visual que resuma tus puntos. Un gráfico o diagrama funcionaría bien aquí.

Practicar la presentación

  1. Procura hablar de 1 a 2 minutos en cada diapositiva. Mide el tiempo cuando practiques. Tratar cada diapositiva durante 1 a 2 minutos puede aburrir a tu audiencia.
    • Si te toma más tiempo, reduce algo de información. No tienes que hablar rápido para incluir toda la información ya que eso puede hacer que sea difícil comprenderte.
    • Para que haya precisión, habla con tu voz normal. No hables muy rápido ni muy lento. Tienes que asegurarte de que puedes acomodar toda la información hablando a un ritmo normal.
  2. Haz que tu información sea relevante al tema. A medida que leas tu presentación, debes estar atento a alguna información irrelevante. Es posible que hayan algunos datos interesantes; sin embargo, ¿realmente ilustran los puntos del tema? Cuando busques partes a reducir, elimina la información que no trate de tu tema.
    • ¿Hay datos superfluos? Es excelente ilustrar los efectos del calentamiento global; sin embargo, ¿realmente necesitas cinco ejemplos de deterioro del medio ambiente? Tal vez podrías reducirlos a dos o tres.
  3. Escúchate dando la presentación. Una buena idea es grabarte y luego reproducir la grabación. Escúchate hablar a fin de determinar en qué necesitas trabajar.
    • Debes sonar entusiasta cuando realices la presentación. Debes hablar sin vacilaciones. No deben haber muchos “este” en tu discurso.
    • Asegúrate de utilizar las afirmaciones de enlace. Recuerda, entre temas debes decir cosas como “Y esto me lleva a lo siguiente…” en vez de pasar simplemente entre temas.
    • Calcula el tiempo. Asegúrate de que tu presentación no se extienda por mucho tiempo.
  4. Practica hasta que casi no necesites tus notas. Puede ser molesto si alguien lee un guion durante una presentación. Si bien una tarjeta pequeña con los puntos clave anotados te puede ayudar, tendrás que reducir la necesidad de usar tus notas. Sigue practicando hasta que puedas exponer tu presentación con fluidez sin buscar tus notas.
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