Cómo iniciar una conversación telefónica

Hay algunos momentos en los que quieres hacer una llamada telefónica importante, ya sea para planificar una cita o lograr promover tu carrera profesional. Iniciar una conversación puede ser intimidante si no tienes la costumbre de hacerlo por teléfono. Lo fundamental para una llamada telefónica adecuada es prepararse con anticipación y asegurarse de que ambas partes se sientan con comodidad de modo que puedan discutir con calma el asunto a tratar.

Planear con anticipación

  1. Determina lo que quieres conseguir con la llamada. Antes de siquiera tomar el teléfono, es importante identificar lo que quieres lograr con la llamada telefónica. Por ejemplo, si llamas a alguien que te interesa sentimentalmente, el objetivo podría ser pedirle una cita. Durante una llamada de negocios, la intención podría ser vender tu mercadería o promover tus servicios. Pregúntate a ti mismo lo que esperas lograr con la conversación.
    • Cuando sea posible, es bueno que identifiques tu objetivo específico tanto como sea posible. Esto puede ayudarte a prepararte mejor para la conversación.
    • En algunos casos, tu objetivo para la llamada podría ser más general. Por ejemplo, podrías llamar a una compañía para preguntarle acerca de los servicios que ofrece sin saber exactamente lo que te interesa. La información que conseguirás podría ayudarte a esclarecer exactamente lo que necesitas o quieres.
  2. Investiga con quién hablarás. Cuando llamas para hablar con alguien específico y a quien no conoces bien, deberías conseguir su información básica. Esto puede ayudarte a tener una mejor idea de lo que puedes esperar conseguir con la conversación. Por ejemplo, si hablas con el director general de una empresa, es posible que esté muy ocupado y que no tenga mucho tiempo para hablarte. Asimismo, es posible que tengas que ser quien se encargue de la mayoría de la conversación si hablas con alguien que es tímido.
    • Si harás una llamada de negocios, visita la página web de la compañía para la que trabaja la persona a la que llamarás. Debes encontrar su título laboral y quizás una biografía que pueda ayudarte a tener una idea de quién es.
    • Si harás una llamada personal, pregúntale a un amigo que conozca a la persona a la que llamarás de modo que sepas cómo es antes de tener una conversación con ella.
  3. Escribe algunos temas de conversación. Cuando sepas lo que quieres y la persona con la que hablarás, podrías sentirte mejor si tomas algunos apuntes para la llamada telefónica. Pueden ser unos puntos que quieras asegurarte de mencionar o unos asuntos que quieras preguntar. Tener una lista puede ayudarte a recordar algo importante cuando haces finalmente la llamada.
    • Podrías crear un esquema en orden de lo que planeas decir en la llamada. Es obvio que tendrás que adaptarte según las respuestas que recibas, pero esto podría ayudarte a mantenerte con orientación si sientes nervios por hablar por teléfono.
    • Piensa en cuánto tiempo podrías tener para hablar por teléfono. Es preferible asumir que no tendrás mucho tiempo, así que debes enfocarte en los temas más importantes que quieres discutir.

Entablar una conversación

  1. Saluda y preséntate. Primero, debes saludar a la persona que responde la llamada al decir "Hola". En la actualidad, la mayoría de las personas tienen identificador de llamadas, pero de todas formas debes presentarte, a menos que la persona que toma tu llamada te salude por tu nombre. Si llamas a alguien que conoces muy bien, bastará con decir tu nombre. Sin embargo, en otras situaciones, es posible que necesites brindar mayor información para que la persona pueda identificarte.
    • Cuando se trata de saludos, puedes utilizar un saludo específico para el momento del día, como "Buenos días", "Buenas tardes" o "Buenas noches".
    • Si haces una llamada de negocios, también debes brindar el nombre de la compañía para la que trabajas. Por ejemplo, podrías decir "Buenos días, soy Jessica Gonzáles de la compañía Grace Advertising".
    • Si llamarás a alguien que te interesa sentimentalmente, podrías mencionarle dónde se conocieron. Por ejemplo, podrías decir "Hola, soy Miguel Pérez. Nos conocimos en el gimnasio la semana pasada".
    • Si llamas a alguien con quien tienes un amigo en común, debes mencionar el nombre de dicho amigo. Por ejemplo, podrías decir "Hola, soy Alice. Soy amiga de Eric. Me parece que te dijo que te llamaría".
    • Si llamarás por una oportunidad de trabajo, debes mencionar en dónde encontraste el puesto laboral. Por ejemplo, podrías decir "Hola, soy Hidalgo García. Llamo por el trabajo que se anunció en el periódico ayer".
    • Si llamas a una empresa para preguntar una información genérica, no tienes que brindar necesariamente tu nombre. Podrías decir "Hola, tengo interés en sus servicios de autoalmacenamiento".
  2. Pregunta si es un momento oportuno para hablar. Si quieres tener una conversación adecuada por teléfono, es importante asegurarse de que la persona a la que llamas esté igual de enfocada que tú. Por ello, es recomendable preguntar si tiene tiempo para hablar antes de tratar de iniciar una conversación. Si te indica que tiene tiempo para hablar, puedes iniciar la conversación. Sin embargo, si se encarga de otros asuntos o está a punto de salir, debes encontrar otro momento para hablar.
    • Si la persona a la que llamas no está lista para hablar cuando la llamas, programa otro momento para hacerlo antes de colgar. Podrías decir "¿Estaría bien si te devuelvo la llamada en la tarde? ¿Quizás, a las 3?".
    • Si esa persona quiere llamarte, indícale un día y momento cuando tengas disponibilidad. Podrías decir "Estaré disponible mañana por la mañana. ¿Quizás, alrededor de las 10?".
  3. Rompe el hielo con una pequeña plática. Si llamas para preguntar o vender algo, podrías no querer necesariamente ir directamente al grano. Esto podría ser poco atractivo ante la persona a la que llamas. En lugar de ello, trata de establecer una relación al entablar una plática breve acerca de temas alegres, como el clima.
    • Sin embargo, no te extiendas mucho con la plática. Esa persona podría comenzar a impacientarse.
    • Si conoces a la persona a la que llamas, personaliza la plática con los intereses que sabes que tiene. Por ejemplo, si llamas a alguien que sabes que es un fanático de los deportes, podrías decir "Fue un excelente juego el de anoche, ¿no?".
    • Si no conoces a las persona a la que llamas, haz que la plática sea más genérica. Por ejemplo, podrías decir "Ha hecho mucho calor últimamente, ¿no? No recuerdo que haya sido así el verano pasado".
  4. Ve sin rodeos al objetivo de la llamada. Cuando sientas que esa persona y tú se sienten con más comodidad y relajación, será hora de llegar al meollo del asunto. Dile por qué llamas. Utiliza tanta claridad y consistencia como sea posible porque sonarás con más confianza que si divagaras.
    • Si bien es cierto que quieres proyectar confianza, asegúrate de ser cortés si le pides algo a la persona que llamas.
    • Si hablas demasiado sin detenerte, ella podría comenzar a desvincularse. Es recomendable detenerse y obtener opiniones si has logrado transmitir bastante de lo que quieres decir.
    • No comas comida ni mastiques chicle (goma de mascar) mientras hablas por teléfono. Los sonidos pueden dar la impresión de que no te interesa realmente la conversación.

Prepararse para la llamada

  1. Encuentra un lugar silencioso. Cuando sea hora de hacer la llamada, debes asegurarte de hacer que sea tan satisfactoria como sea posible. Esto significa que debes crear un ambiente que sea favorable para la conversación, así que ubica un lugar silencioso para utilizar el teléfono. Debes mantener al mínimo el ruido en el fondo para evitar tener que pedirle que repita lo que dijo o gritar para que te escuche.
    • El mejor lugar para hacer la llamada es un lugar vacío con la puerta cerrada. De esta forma, te asegurarás de contar con un espacio silencioso.
    • Si tienes que hacer una llamada en una oficina con cubículos abiertos, donde puedes escuchar a tus compañeros de trabajo, podrías programarla para que la oficina no esté tan llena. Por ejemplo, podrías hacerla durante la hora del almuerzo o al final del día cuando las personas se dirigen a casa.
    • Cuando sea posible, evita hacer llamadas telefónicas importantes en los lugares públicos, como un restaurante o una tienda. Normalmente, suelen estar llenos de distracciones y son muy ruidosos como para tener una conversación adecuada. Si tienes que llamar a alguien cuando estás fuera, trata de encontrar un lugar silencioso, como el corredor afuera de los baños de un restaurante o un pasillo vacío en una tienda.
  2. Encuentra una buena señal. En la actualidad, muchas personas utilizan teléfonos celulares como su teléfono principal. De ser este tu caso, asegúrate de tener una señal excelente en tu teléfono celular antes de hacer la llamada para que sepas que la calidad será buena. Camina hasta tener una señal con la que sientas comodidad. Si no puedes conseguir una con tu teléfono celular, puedes utilizar un teléfono fijo.
    • Normalmente, la calidad del sonido de una llamada por teléfono fijo es mejor que la de un teléfono celular, así que si tu llamada es muy importante, podrías utilizar un teléfono fijo dentro de lo posible. Esto se recomienda mucho si llamarás a alguien que es mayor y cuya audición podría no ser tan buena.
    • Cuando utilices un teléfono celular, asegúrate de sujetarlo de modo que el micrófono interno registre tu voz sin problemas. Es preferible no hacer llamadas importantes con altavoz.
  3. Asegúrate de sentir comodidad. Antes de comenzar a marcar, debes asegurarte de tener la preparación para concentrarte por completo en la conversación. Por ejemplo, debes fijarte que no quieres ir al baño y que tienes una bebida cerca en caso tengas sed. Asimismo, es recomendable tener papeles tisú a la mano en caso tengas que estornudar durante la llamada.
    • Decide si tendrás más comodidad al sentarte o pararte para la llamada. Si sientes nervios, podrías notar que ir ligeramente de un lado a otro mientras hablas puede ayudarte a calmarte.

Consejos

  • Si sientes nervios por hacer cierta llamada telefónica, podrías practicarla. Pídele a un amigo o familiar que actúe con la persona a la que llamarás para que puedas ponerte a prueba.
  • Si llamarás a alguien por una razón personal o social, tal vez quieras comenzar con un mensaje de texto que le pregunte si tiene algunos minutos para hablar por teléfono. Podría sentirse más a gusto si sabe que lo llamarás.
  • Trata de proyectar una actitud positiva durante la llamada. Si bien es cierto que no puede verte, sonreír mientras hablas puede hacer que suenes con más entusiasmo y positivismo por teléfono.
  • Ocúpate de enunciar con detenimiento durante tu conversación por teléfono. Querrás que entienda lo que dices sin dificultades.
  • Presta atención al ritmo de tu discurso. Si hablas muy rápidamente, también podría ser difícil comprenderte.
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