Cómo dejar un mensaje de voz adecuado

¿Alguna vez deseaste que haya un botón eliminar para mensajes de voz? ¿Escuchas el bip y te olvidas lo que ibas a decir? ¿Has terminado hablando de más? Este artículo te ayudará a dejar un mensaje efectivo.

Pasos

  1. Antes de tomar el teléfono, piensa en lo que vas a decir. Quizás te tome unos minutos, pero no omitas este paso. No te imaginas la gran diferencia que hará.
  2. Corrobora lo que pensaste y asegúrate de haber incluido tu nombre, el nombre de la persona a quien llamas (en caso sea una línea compartida), el motivo de la llamada, la hora de tu llamada, la hora en que te deben regresar la llamada (no es necesario en varios mensajes) y tu número telefónico (si deseas que te devuelvan la llamada). Sé amable, cortés, breve y asegúrate de ir directo al punto.
  3. Si esto ayuda, di tu mensaje en voz alta antes de hacer la llamada. Si no te gusta cómo suena, siempre puedes cambiarlo.
  4. Toma el teléfono, respira profundo y marca el número. Asegúrate de que no hayan ruidos alrededor (apaga la música, los aparatos ruidosos, etc.).
  5. Prepárate por si alguien contesta la llamada. Incluso puedes seguir el borrador de tu mensaje si te ayuda.
  6. Si te contesta la operadora, espera al bip y luego di tu mensaje. Asegúrate de no murmurar, decir cosas de más, detenerte innecesariamente o añadir palabras como uh, tú sabes, um, como…tú entiendes. No grites, pero habla fuerte y claro, y pronuncia correctamente. Recuerda la impresión general al dejar tu mensaje. Tu tono puede ser muy importante y la reacción de la persona a quien llamaste puede variar dependiendo de este. Por ejemplo, si suenas triste, quizás no te devuelvan la llamada o sí lo hagan pero con un tono compasivo, o incluso por curiosidad pasa saber qué ha pasado. Esto puede ser molestoso, en particular si no hubo algo malo. Intenta sonar lo más normal posible.
  7. Di un “hasta luego” apropiado o da un buen mensaje final. Al término de tu mensaje, considera agregar frases como “espero verte pronto” o “ten un gran día”.

Consejos

  • Sonríe, ya que esto se reflejará en tu voz.
  • Si lo arruinas… si realmente lo arruinas… (como dejar el número telefónico incorrecto u olvidarte de decir el motivo de la llamada), vuelve a llamar, explica el motivo por el cual vuelves a llamar y asegúrate de tener todo en orden esta vez. No te preocupes mucho por eso. Es probable que el receptor no le tome importancia y no sea relevante a largo plazo.
  • ¿A qué número te deben devolver la llamada? Esto es esencial y no podrás omitirlo. A pesar de que la mayoría de teléfonos (y teléfonos móviles) cuentan con un identificador de llamadas, piensa que esta persona no lo tiene (incluso si lo tuviera). Aunque lo tuviera, es más probable que no pueda verificar el identificador de llamadas de forma inmediata, por eso solo deja un número para devolución de llamadas. Asegúrate de dejar este número dos veces. Cuando estés dejando el mensaje, y si estuvieras terminándolo con un número para devolución de llamadas, repítelo para asegurarte de que el receptor pueda recordarlo bien. Di algo como “llámame al (123) 456-7890, repito por si no lo has retenido, (123) 456-7890".
  • Empieza diciendo quién eres. Si dejas un buen mensaje, pero sin decir quién eres, el receptor perderá tiempo adivinando, algo que quizás lo incomode. Por ello, puedes empezar diciendo "Hola Chris, soy Randi,..."
  • Repetir tu número telefónico puede ayudar, en particular si la persona que llama no te conoce bien o no tiene el número a la mano. No digas todo el número de una sola vez, sino di algo como "puedes devolverme la llamada al 123 (pausa)- 456 (pausa)- 7890".
  • Si deseas practicar, intenta llamar a tu casa o teléfono móvil desde un teléfono diferente y deja un mensaje para ti. Intenta hacer esto con una planificación de lo que vas a decir y sin ella, y date cuenta si eso hace la diferencia sobre cómo suena el mensaje.

Advertencias

  • Trata de no usar jergas o palabras que hagan parecer a tu mensaje desordenado o complicado de entender.
  • No digas cosas de más ni te detengas por mucho tiempo.
  • Tampoco te apresures con tu mensaje.
  • Mantente dentro del tema.

Cosas que necesitarás

  • Un teléfono
  • Un pedazo de papel y lapicero para escribir lo que vas a decir (opcional, pero realmente ayuda)
  • Una voz alta y clara.
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