Cómo cobrar las deudas de un negocio pequeño

Los negocios pequeños dependen de un flujo saludable de ingresos para mantener su solvencia, en especial desde que la Agencia Federal para el Desarrollo de la Pequeña Empresa reporta que más del 50% de los nuevos negocios fracasan dentro de sus primeros 5 años de existencia. Las deudas a menudo se llaman “cuentas por cobrar” en términos contables. En una agenda tributaria, una lista de cuentas por cobrar se compone de los pagos que se le deben al negocio. En el caso de los negocios pequeños, una deuda pendiente puede significar la diferencia entre la rentabilidad y las pérdidas netas. Hay varias cosas que puedes hacer antes de enviar una factura para incrementar las probabilidades de recibir el pago. También debes seguir protocolos si no se paga la deuda por un largo período de tiempo. Cobrar deudas puede ser un proceso difícil y a veces contencioso. Lee el artículo a continuación para que sepas cómo cobrar las deudas de un negocio pequeño.

Evitar las malas deudas

  1. Haz una lista de las “fechas de vencimiento” de cada cuenta que envías. Muchas facturas "se vencen al momento de la recepción”. Es posible que también uses los “15 días netos”, “30 días netos” o cualquier otro período de tiempo en el que esperas que alguien te envíe el pago.
    • Colocar una fecha de vencimiento en una cuenta a menudo forma parte del ciclo de facturación de una persona o negocio. Si no colocas una fecha de vencimiento en la cuenta, el negocio podría tomar la decisión de esperar uno o dos meses, en especial si las cuentas están ajustadas.
  2. No esperes 30 días después de la fecha en que se prestó el servicio o se entregó el producto para enviar las cuentas. Emite tus facturas cada 15 o 30 días. Lo mejor que puedes hacer es estar al tanto de los horarios y monitorear a la compañía que te debe dinero.
  3. Mantén comunicación con cada compañía. Si fuera posible, envía cada cuenta a la persona que toma las decisiones financieras y asegúrate de tener su número de teléfono y anexo.
  4. Crea un procedimiento para lidiar con las deudas. Este debería ser fácil de entender para toda la compañía, de modo que cualquier persona que hable con el deudor comprenda qué debe preguntar o hacer. Determina en qué momento se deben tomar acciones, qué acciones deberían tomarse y qué procedimiento debe seguir la compañía después de haber determinado que el deudor está tratando de eludir el pago.

Cobrar deudas

  1. Llama al deudor para hablar sobre la cuenta pendiente. Identifícate y manifiesta el motivo de tu llamada. Dile al deudor cuándo se venció el pago y pregunta cuándo lo recibirás.
    • No acoses al deudor, solo sé directo. Siempre usa un tono civilizado e intenta expresar tu deseo de mantener una relación positiva. Puedes hablar de las consecuencias más adelante.
  2. Vuelve a llamar en 15 o 30 días si el deudor aún no ha pagado la deuda. Pregunta por qué motivo se ha retrasado el pago. Pregunta si el deudor desea pagar por medio de un plan de pagos para evitar los intereses.
    • La mayoría de deudores se encuentra en dos categorías: es posible que tengan problemas financieros y no puedan pagar actualmente o que estén ordenando los pagos mes a mes según la prioridad de los mismos. Intenta averiguar el motivo por el cual no pagan de un modo que no sea crítico ni personal, para que puedas encontrar una solución con la que ambas partes estén de acuerdo. No obstante, un negocio con problemas financieros podría no querer discutir su posible falta.
  3. Suspende todos los servicios que le prestas al deudor. La cantidad de tiempo que debe pasar antes de que esto ocurra debería detallarse en la política de tu compañía. Llámalos y envíales una carta de advertencia antes de suspender el servicio por falta de pago.
  4. Investiga para ver si tu estado permite cobrar intereses por la deuda. Muchas leyes recientes han restringido el monto de los intereses que pueden generarse; no obstante, gran parte de esto lo regula el estado. Empieza a cobrar intereses cuando sea legítimo hacerlo.
  5. Mantén un registro de toda la comunicación que has mantenido con el deudor. Necesitarás las fechas y horas de las llamadas, las cartas y cualquier otra comunicación, en caso de que tomes acciones legales. Es posible que también necesites mencionar estas cartas en las llamadas que le haces al deudor, para detallar desde hace cuánto tiempo se venció la deuda.
  6. Negocia con el deudor si sientes que es tu única oportunidad de recibir el pago. Pregunta cuánto pueden pagar u ofrece un descuento, dependiendo de la situación. Si sabes que el negocio está eludiendo el pago, sería menos costoso ofrecerle un descuento y nunca volver a hacer tratos con ellos que contratar una agencia de cobranza o un abogado.
  7. Escribe cartas de solicitud de pago. Deberían abordar el tema de la cuenta e incluir las facturas vencidas y las referencias a las comunicaciones anteriores. Aunque no deberían ser directamente amenazantes, el lenguaje debería hacer referencia a acciones cada vez más severas en caso de que ignoren la cuenta.
  8. Envía un “aviso previo a la cobranza” al deudor antes de pasar la deuda a un servicio de cobranza. Este aviso debería señalar las opciones que tiene el deudor y la fecha en la que debería responder.
  9. Presta atención a las posibles noticias sobre bancarrota. En caso de que el deudor entre en bancarrota, no puedes enviarle correspondencia al negocio con respecto a la deuda. Puedes enviar una carta legal, señalando que solicitas el pago, pero el deudor no tiene que pagar hasta que una corte federal determine los términos del pago.

Elegir un camino de cobranza de deuda

  1. Decide pasar la deuda a un servicio profesional. Esto sería preferible en caso de que la deuda sea grande, y si has determinado que te costará menos contratar una agencia o un abogado que ignorar la deuda y reportarla como una mala deuda en tus impuestos. A continuación se presentan otras formas en las que los pequeños negocios lidian con la cobranza de deudas:
    • Pasa la deuda a una agencia de cobranza. Dale copias de toda la comunicación anterior a una agencia confiable. Debes entender que no recibirás el monto total de la deuda. La mayoría de agencias de cobranza te dará aproximadamente 50% de lo que recaudaron del deudor.
    • Lleva al deudor a una corte de asuntos de menor cuantía, si te debe una suma módica, como US$5000 o menos. Este tipo de corte se creó para evitar el pago de demasiadas tarifas legales por montos relativamente pequeños en disputa. Tendrás que hacer los trámites para presentar una acción de menor cuantía, y tendrás que asegurarte de que el deudor reciba un aviso. Se establecerá una fecha de audiencia en la que se definirá tu caso y lo más probable es que solo tengas que pagar tarifas pequeñas por los trámites. En el caso de España, deberás plantear un procedimiento monitorio.
    • Intenta llevar a cabo una conciliación. Esto a menudo se hace en la corte de asuntos de menor cuantía. Es útil en el caso de una disputa sobre el monto del pago y puede ayudarte a llegar a un acuerdo. Tendrás que dividir con tu deudor el costo de un conciliador profesional.
    • Busca un arbitraje. Un árbitro es una parte imparcial que emite un fallo sobre un caso. Si ambas partes aceptan un arbitraje, la decisión es final.
    • Reporta al deudor a la oficina de crédito estatal. Podrías decidir llevar un abogado para asegurarte de que todos los trámites se han hecho correctamente. El propósito de esto es colocar la deuda como una marca negativa en el registro crediticio del deudor.
    • Haz figurar a tu deudor en un fichero de morosos. Lo que le provocará un cerramiento financiero y un golpe en su reputación hasta que pague la deuda.

Advertencias

  • Debes tener cuidado, porque es ilegal falsificar información, como un nombre o un negocio, al intentar cobrar la deuda. Investiga sobre las normas de cobranza de tu país o de tu estado.

Cosas que necesitarás

  • Políticas de la compañía sobre cobranza de deudas
  • Cartas
  • Llamadas telefónicas
  • Registros de todas las comunicaciones
  • Acumulación de intereses (si es aplicable)
  • Abogado
  • Corte de asuntos de menor cuantía
  • Conciliador
  • Árbitro
  • Informe de una oficina de crédito
Información
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