Cómo comprar una fotocopiadora

Toda oficina necesita una fotocopiadora, y a menudo gasta mucho dinero en adquirir una. Lleva a cabo una investigación y lee los contratos de arrendamiento o servicios con detenimiento antes de firmarlos. La fotocopiadora más costosa o incluso la de mayor calidad no necesariamente será la mejor opción para tu oficina.

Elige un modelo

  1. Compra un modelo de escritorio para las oficinas en casa. Si compras una fotocopiadora para usarla en casa o para un negocio que saque menos de 700 copias por mes, compra un modelo de escritorio. Estas son mucho más baratas y simples que un aparato en pie y grande. El resto de la información en este artículo se centra en las necesidades de oficinas más grandes.
    • Por lo general una fotocopiadora láser con escáner e impresora te costará entre $150 (solo en blanco y negro) y $500 (rápida y con color de gran calidad).
    • Las fotocopiadoras de tinta pueden costar tan solo $60, incluso aquellas con opciones de color. Sin embargo, pueden costar dos o tres veces más en su funcionamiento que las fotocopiadoras de láser. Espera pagar 20 céntimos por página en blanco y negro.
  2. Conoce lo básico. Si bien aún hay algunos tipos de fotocopiadoras en el mercado, casi todos los negocios no tienen problemas en elegir la opción que necesitan:
    • Las fotocopiadoras láser son las más rápidas y baratas de operar a la larga. No se recomienda usar fotocopiadoras de tinta para los negocios.
    • Las fotocopiadoras digitales son mucho más convenientes y comunes que las fotocopiadoras análogas antiguas.
    • Las fotocopiadoras con opción de color son mucho más costosas y se malogran con más frecuencia que las fotocopiadoras en blanco y negro. Si solo necesitas documentos a color en ocasiones, considera una fotocopiadora híbrida más barata.
  3. Considera un aparato multifuncional. Casi todas las fotocopiadoras modernas también son impresoras y algunas también pueden escanear y mandar documentos por fax. Compara las ventajas y las desventajas de un "aparato multifuncional" frente a una fotocopiadora simple y otras máquinas:
    • Por lo general, un solo aparato es más barato que las máquinas por separado, al asumir que necesitas cada función.
    • Usar muchas máquinas reduce el impacto de un desperfecto.
    • Las oficinas grandes deben usar varias máquinas, para evitar el tiempo de espera de una sola máquina.
  4. Estima una cantidad abundante de copias por mes. Adaptar la fotocopiadora a tus necesidades te ahorrará dinero, evitará los retrasos e incluso reducirá la frecuencia de desperfectos. Completa este paso vital de la siguiente manera:
    • Consulta tus registros de copias, de preferencia de los últimos 6 a 12 meses. Si no tienes ninguno, pide las facturas pasadas a tu servicio actual de copias. Estas deben incluir muchas copias hechas.
    • Encuentra el promedio de copias hechas por mes.
    • Multiplícalo por 1,2 para estar seguro o hasta por 1,5 si tu cálculo es incierto. Esto te brinda una reserva contra los aumentos en el uso y contra la publicidad engañosa. Busca una fotocopiadora con un volumen mensual un poco más alto que la cifra que calculaste.
  5. Mira la velocidad de la fotocopiadora. Examina la velocidad de la impresión, pero no asumas que por el hecho de ser más rápida será mejor. Las fotocopiadoras que están inactivas por mucho tiempo entre trabajos suelen tener más desperfectos. Consigue un equilibrio entre los tiempos de espera y el buen estado de la fotocopiadora con estas pautas aproximadas de la industria:
    • Entre 11 y 20 páginas por minuto ("Segmento 1"): recomendadas para las oficinas en casa u oficinas muy pequeñas.
    • Entre 21 y 30 ppm (S2): casi todas las oficinas pequeñas con 6.000 copias o menos al mes. Ten en cuenta que esta velocidad "lenta" aún copia una página cada dos o tres segundo.
    • Entre 31 y 44 ppm (S3): para oficinas de pequeñas a medianas (hasta 12.000 copias al mes). Usa este segmento o uno más elevado si necesitas conectar la fotocopiadora a la red de la oficina.
    • Entre 45 y 69 ppm (S4): para oficinas de medianas a grandes. Por lo general, solo se necesita en estudios de abogados, firmas de contabilidad y otras oficinas con picos altos de copias y uso constante y cargado.
    • Entre 70 a 90 ppm (S5): las oficinas con necesidades extremas de copias o quienes necesitan un alquiler temporal para una tirada de impresión.
  6. Investiga información sobre las funciones de acabado. Casi todas las fotocopiadoras ordenan los documentos de múltiples páginas de forma automática. Las funciones adicionales pueden venir con la fotocopiadora o en una unidad adicional de “funciones de acabado”. Investiga lo siguiente:
    • El número de intervalos (cuántos documentos diferentes puede ordenar a la vez)
    • La capacidad de cada intervalo (la cantidad de páginas terminadas que puede guardar)
    • ¿Puede engrapar o perforar documentos de manera automática? Esto puede ser vital en las oficinas con tiradas de impresión altas de documentos de múltiples páginas.
  7. Termina tu investigación. Antes de tomar tu decisión final, revisa lo siguiente:
    • ¿La fotocopiadora puede imprimir a doble cara (la habilidad para imprimir en ambos lados de la página)?
    • ¿Cuánto puede la fotocopiadora reducir o ampliar un documento?
    • Si usas tamaños no estándares de papel, ¿la fotocopiadora los acepta?
    • Casi todas las fotocopiadoras con opción de color de alta calidad vienen con un procesador de imágenes en trama (RIP, por sus siglas en inglés) incorporado. Si la tuya no tiene, quizás necesites comprar uno externo.
    • ¿Cuánto tardó la primera copia (el tiempo para imprimir la primera copia)? Si generalmente tu oficina solo saca una copia, esto es una estadística importante.

Contratos de arrendamiento o servicios

  1. Alquila una fotocopiadora para usarla a corto plazo. Los contratos de alquiler son sencillos: pagas cierta cantidad cada mes, después regresas la fotocopiadora cuando termines. Este es el peor servicio por el valor de tu dinero, así que generalmente se reserva para las empresas con un aumento repentino en sus necesidades de copias.
    • Evita los contratos de alquiler complejos con cargos adicionales. Debes encontrar un servicio con una tarifa plana y sin complicaciones.
  2. Compra la fotocopiadora de forma directa si es posible. Esto requiere más dinero al momento de la compra. Debes estar seguro de que usarás esta fotocopiadora por más de un par de años. Si tienes los recursos, existen dos ventajas principales en esta táctica:
    • Podrías cancelar el gasto en un año fiscal, lo que podría darte una ventaja financiera a corto plazo. Consulta con un abogado tributario.
    • No quedarás atrapado bajo un contrato de arrendamiento, que te podría ahorrar un poco de dinero si terminas cambiando las fotocopiadoras después.
  3. Considera comprar una fotocopiadora usada. Por lo general, una fotocopiadora usada cuesta 1/5 del precio de una nueva. Si inicias un nuevo negocio y no sabes qué volumen de copias necesitarás, este es el riesgo de inversión más bajo. Pide la "cuenta de copias" de la fotocopiadora o la cantidad de copias que imprime. Una impresora de alta calidad con una velocidad de 45 a más páginas por minuto puede ser buena para sacar 15 o 20 millones de copias. Una impresora más lenta, antigua y de una calidad más baja puede deteriorarse después de 1 a 5 millones.
  4. Lee los contratos de arrendamiento con cuidado. Arrendar es un punto intermedio común entre comprar y alquilar. Paga una cuota mensual para usar la fotocopiadora de uno a cinco años. Al final de este tiempo, tienes la opción de comprarlo de forma permanente. Es muy difícil escapar de los arrendamientos una vez que los firmas, así que léelos bien.
    • Por lo general, los arrendamientos según el valor justo de mercado (FMV, por sus siglas en inglés) cuestan entre $100 y $650 cada mes, basado en la calidad de la fotocopiadora. Una vez que termina, el banco fija un precio para la fotocopiadora según el valor actual del mercado.
    • Los arrendamientos financieros te permiten comprar la fotocopiadora por $1 al final del arrendamiento. En esencia, esta es una compra a plazos, con cuotas mensuales más altas.
    • Si tienes un negocio nuevo, quizás el dueño tenga que firmar un aval personal. Esto significa que el dueño tendrá que pagar las cuotas de arrendamiento de su bolsillo si el negocio no puede hacerlo.
  5. Consigue un contrato de servicios aparte. Para ahorrar dinero, mantente alejado de los acuerdos con paquetes de arrendamiento más servicio. En su lugar, contrata una empresa diferente para mantener tu fotocopiadora equipada y reparada. Revisa el contrato de servicios para conocer la siguiente información:
    • Encuentra el costo del servicio por copia. Multiplícalo por tu volumen mensual de copias para encontrar la cuota mensual.
    • Busca la cuota mensual mínima. Durante los meses más bajos, puedes terminar pagando esta cuota en lugar del servicio por copia. Calcula el costo adicional basado en los últimos doce meses del volumen de las copias.
    • Lo ideal es que busques un tiempo de respuesta máximo de cuatro horas para reparaciones de emergencia.
    • Si tu oficina opera fuera de las horas normales de trabajo, asegúrate de que se cubran las reparaciones de emergencia en esos momentos.

Consejos

  • Compra fotocopiadoras de empresas bien establecidas y de confianza. Busca testimonios y comentarios de terceros si es posible.
  • Pide al personal de TI que asegure la conexión de red de la impresora y que bloquee el acceso no autorizado.
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