Cómo devengar un gasto

A los gastos en los que una empresa ha incurrido (pero aún no ha pagado) se les refiere comúnmente como gastos devengados. Los gastos devengados se clasifican como pasivos corrientes en el balance financiero. Aprender a reconocer y registrar los gastos devengados requiere una comprensión sólida de los principios subyacentes de la contabilidad, pero el proceso en sí es bastante claro.

Saber qué gastos devengar

  1. Comprende lo que es un gasto devengado. Un gasto devengado ocurre cuando un periodo contable está llegando a su fin, y hay gastos y pasivos no registrados. Por ejemplo, los sueldos que se hayan ganado pero aún no se hayan desembolsado representarían un gasto devengado. Las empresas manejan los gastos devengados realizando asientos de ajuste en el libro de cuentas.
  2. Comprende por qué tienes que devengar gastos. Los criterios de devengo de la contabilidad declaran que debes registrar ingresos y gastos en el periodo en el que se incurrieron, no cuando el dinero se reciba o se pague. Al principio relacionado con los gastos se le llama el principio de coincidencia.
    • El principio de coincidencia dicta que los contadores registren gastos en el periodo en el que se incurrieron y que estos se deduzcan de sus ingresos correspondientes.
    • La implicación de este principio es que no siempre puedes esperar hasta que el dinero cambie de manos para registrar un gasto. Digamos, por ejemplo, que una empresa tiene un gasto de nómina bisemanal de 10 000 pesos, pero el periodo actual de pago está dividido equitativamente entre dos periodos contables. Esto significa que la mitad de esos sueldos ya se ha ganado al final del actual periodo contable. Debes registrar la mitad de la cantidad total (5000 pesos) durante el actual periodo contable incluso si los cheques de los empleados no se escribirán hasta el siguiente periodo contable.
  3. Determina los gastos que requieran devengo. Siguiendo estos principios, cualquier gasto incurrido que aún no se haya pagado requiere un devengo en el balance financiero. Los siguientes son algunos de los más comunes:
    • Sueldos devengados
    • Interés acumulado
    • Impuestos devengados

Registrar gastos devengados

  1. Calcula el devengo prorrateado. Una vez que hayas identificado los gastos devengados, debes calcular la cantidad del devengo prorrateando la parte del gasto total que se encuentra dentro del periodo contable actual. Una vez que las cuentas de provisiones y la cantidad total del devengo se hayan determinado, es momento de registrarlas en el libro mayor.
    • En el ejemplo anterior, se registra el 50 % de la cantidad de la nómina porque la mitad de esta se encuentra dentro del periodo de informe.
  2. Realiza el asiento de ajuste apropiado. Uno devenga gastos registrando un asiento de ajuste en el libro mayor. Los asientos de ajuste ocurren al final del periodo contable y afectan a una cuenta de balance (un pasivo devengado) y a una cuenta de beneficios (un gasto).
    • El asiento de ajuste debe realizarse de la siguiente forma: debitar la cuenta de gastos correspondiente y abonar a la cuenta por pagar correspondiente. Recuerda: los débitos incrementan las cuentas de gastos y los créditos incrementan las cuentas de pasivos.
    • Usando el ejemplo anterior, debitarías 5,000 pesos de la cuenta de gastos relacionada con la nómina y abonarías 5,000 pesos a la cuenta por pagar por los sueldos devengados. Recuerda que, ya que esta es una cuenta por pagar, estás "abonando" un pasivo.
    • Uno subestima a los pasivos y sobreestima el ingreso al no realizar los asientos de ajuste en el periodo contable adecuado.
  3. Invierte el asiento en el siguiente periodo. A la larga llegará la factura relacionada con el devengo y se procesará en el curso regular del negocio. Por lo tanto, para evitar contar el gasto dos veces, el asiento inicial del devengo deberá invertirse en el siguiente periodo contable.
    • La mayoría de los paquetes de software de contabilidad para computadora le permiten al usuario especificar la fecha de inversión para un asiento de ajuste. También puedes invertir el ajuste manualmente.

Consejos

  • Si bien la contabilidad por el principio de devengo funciona bajo los mismos principios en diferentes países, el proceso exacto que se utiliza para registrar gastos devengados variará dependiendo de los estándares de informe de cada país.
  • A veces, los devengos son de cantidades intangibles, como facturas de servicios públicos, primas mensuales de seguros o cuotas de suscripción. Debes sopesar los beneficios informativos de registrar un devengo contra el trabajo adicional involucrado en calcularlo y publicarlo. Podrías ignorar devengos más pequeños si el tiempo que se requiere para calcularlos pesa más que la utilidad de la información.
  • Para ayudar con la precisión de procesar devengos, asigna números de cuenta similares a las cuentas de pasivos devengados y las cuentas de gastos asociadas a ellas. Por ejemplo, digamos que una empresa empieza todas sus cuentas de pasivos con un 2 y todas sus cuentas de gastos con un 4. Esta empresa luego puede asignar el número 40121 a la cuenta de gastos de la nómina y el número 20121 a la cuenta de sueldos devengados. Esto reducirá los errores de tecleo al procesar e invertir devengos.

Cosas que necesitarás

  • Software de contabilidad
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