Cómo analizar un proceso de negocios

Los procesos de negocio se desarrollan y cambian con el tiempo. Estos procesos evolucionan para acoplarse a las necesidades de un negocio. Con el tiempo, los cambios en los procesos de negocios y los cambios del ambiente en que estos procesos operan, pueden ocasionar que se vuelvan ineficientes. Un análisis de procesos de negocios puede identificar las ineficiencias y la corrección de estas ineficiencias puede reducir los costos y mejorar la calidad de sus rendimientos.

Determina el Proceso de Negocios que analizarás

  1. Busca algunas señales de las ineficiencias del proceso como algunos tiempos de espera largos, filas de procesos o retrasos. También puedes buscar algunas funciones que no cumplan sus objetivos y algunas células de trabajo que no funcionen. Las áreas que tengan mucho tiempo sin trabajo, también puede ser un indicador de que el proceso no está funcionando apropiadamente.

Identifica los Requerimientos para el Proceso de Negocios

  1. Entrevista a los involucrados en el proceso.
    • Pregúntales qué es lo que hacen y por qué lo hacen.
    • Comprueba qué información y contribuciones se necesitan para que cada tarea se cumpla adecuadamente. Identifica la fuente necesaria para cada proceso.
    • Identifica los rendimientos (o reparticiones) de cada tarea, quiénes son los que reciben y por qué necesitan lo que reciben.
  2. Realiza entrevistas en grupo y sesiones de lluvias de ideas.
    • Utiliza las sesiones en grupo para definir la información que recibiste una vez que hayas juntado toda la información necesaria del proceso en las entrevistas de uno en uno. De esta manera podrás aclarar cualquier duda de cualquier persona, dentro del proceso.
  3. Haz un resumen de la información que recibiste y repártelo entre los participantes dentro del proceso. También tienes que incluir a las personas que entrevistaste y a los demás que no entrevistaste. Pídeles retroalimentación.

Documenta el Actual Proceso de Negocios

  1. Crea un diagrama de flujo de proceso (también conocido como un mapa de procesos). Este formato te ayudará a visualizar el proceso.
    • Puedes preparar los diagramas de flujo a mano o utilizando un programa de diagramas. Los procesadores de texto y una hoja de cálculo con funciones para diagramas son muy útiles. También existen algunos programas diseñados principalmente con el propósito de realizar diagramas de flujo.
    • Divide la página en filas y columnas. A la columna superior le vas a poner el nombre de “entradas” y en la parte de abajo “Salidas”. Cada línea debe de contar con el nombre de la función o tarea dentro del proceso.
    • Anota cada tarea en una fila para la función que cumpla dicha tarea. Después dentro de las entradas de cada tarea, enlista las salidas de cada tarea en la columna de salidas. Recuerda que la salida de una tarea puede ser la entrada de otra. Conecta las entradas, tareas y salidas con flechas que demuestren la dirección del flujo del proceso.

Analiza los Requerimientos del Proceso de Negocios

  1. Haz un análisis de tareas. Evalúa las actividades dentro de cada tarea: ¿Las actividades son eficientes? ¿Están enfocadas para alcanzar el objetivo de la tarea?
  2. Compara los resultados de las entrevistas individuales. Busca las discrepancias. Por ejemplo, ¿Dentro de un paso del proceso se entrega una parte  para el siguiente paso que no se necesita dentro de ese paso siguiente del proceso?
  3. Identifica los rendimientos de las actividades y las tareas que sean innecesarias.
  4. Realiza un diagrama del proceso de negocios desde el principio, basándote en los requerimientos que identificaste dentro de las entrevistas y las sesiones de lluvia de ideas. Compara el seguimiento del proceso con el diagrama de flujo del proceso existente. Identifica algunos cambios que puedas cambiar basándote en tu comparación del proceso de negocios actual vs. el proceso que creaste con los requerimientos e investigaciones que definiste y encontraste.
Información
Usuarios que están en este grupo no pueden dejar comentarios en la página