Cómo extender una factura por servicios prestados

Si eres un trabajador independiente o tienes tu propia compañía pequeña que brinda un servicio especializado, lo más probable es que tendrás que aprender a extender una factura por los servicios que has prestado de modo que puedas cobrar por estos. La información que incluirás en la factura variaría según los servicios específicos que prestes, pero la mayoría de las facturas deben incluir tu información de contacto y otra información básica de encabezado. Asimismo, debe incluir una lista de los servicios prestados al cliente dentro del periodo de facturación, además de la suma total a pagarte.

Comenzar con el encabezado

  1. Coloca el nombre de tu compañía en la parte superior. Para ser profesional, debes comenzar con la información de tu compañía en la parte superior de la página. Si no tienes una compañía, comienza con tu nombre en esta parte. Puedes centrarlo o colocarlo a la izquierda.
    • Trata a la factura como una carta comercial. De esta forma, puedes colocar un encabezado profesional en la parte superior y en el centro. Por otra parte, también es efectivo colocar una indicación simple del nombre de tu negocio.
  2. Añade tu información de contacto. Coloca tu dirección, número telefónico, correo electrónico y otra información de contacto relevante. Asegúrate de utilizar la información de tu negocio, no tu información personal.
    • Un número telefónico de fax también podría ser relevante.
    • Si aceptas unos servicios de pago como PayPal, asegúrate de utilizar el correo electrónico que tienes relacionado con esa cuenta.
  3. Añade el nombre o el negocio del destinatario. Al igual que con una carta comercial, debes dirigirte a la persona a la que le cobrarás. Si se trata de un negocio, utiliza la dirección e información de contacto que te brindó la compañía.
    • Si se trata de una persona, utiliza la información que te brindó, pero de preferencia la información de contacto del negocio.
    • Si no tienes suficiente información, podrías tener que comunicarte con la persona o el negocio con la información que tienes para averiguar más. Si se trata de una gran compañía, deberás llamarle de todas formas para preguntar exactamente a quién dirigir la factura.
  4. Incluye el número de cuenta del cliente. Crea un número único de identificación para tus clientes. Luego, asegúrate de que este se incluya en cada factura que les extiendas. Este acto te permitirá agrupar las facturas por cliente si es necesario, evaluar su historial de pagos o documentar la falta consistente de pagos.
  5. Coloca un número único de factura cerca de la parte superior. Si envías unas facturas de manera regular, es importante que cada una tenga un número único de modo que sea fácil de identificar y consultar. La manera en que escojas un número dependerá de ti, pero recuerda que debes tener uno para cada factura.
    • Una manera simple es solo comenzar con el uno e ir de manera ascendente. Para mantener uniforme la extensión del número, puedes comenzar con "0000001".
    • Otro método es asignar un número de cliente y luego utilizar la fecha. Por ejemplo, si el número de cliente es 305 y la fecha es 2 de febrero de 2016, puedes utilizar 305-02022016 como número. Asegúrate de estar seguro de cuál debe ser la fecha. ¿Es cuando el servicio se prestó o cuando creaste la factura?
  6. Incluye la fecha de la factura. Cerca de la parte superior, coloca la etiqueta que indique "Fecha de facturación". Al lado de esta, añade la fecha en la que creas la factura. Esto ayuda al cliente y a ti a estar informados del tiempo.
    • Puedes incluir también el periodo de facturación. Este se basa en cómo estableces tu facturación.
    • Por ejemplo, si esta es una vez al mes, eso quiere decir que el periodo de facturación será del comienzo del mes hasta el fin del mes, y los servicios que prestaste durante ese periodo se incluirán en la factura.

Preparar una lista de los servicios

  1. Prepara una lista de los servicios que has brindado. Este paso es la parte central de la factura. De esta forma, le indicas al cliente qué le cobras y por qué se lo cobras. Es importante no tener sorpresas en este paso, así que asegúrate de ser siempre franco con tu cliente.
    • Organiza los servicios por fechas. Si la factura contiene más de una fecha, es más fácil organizarla por fechas. Colócalas a la izquierda. Tienes que incluir la fecha en que se prestó el servicio, sin importar la manera que escojas para hacerlo.
    • Haz una lista de los servicios. A su lado, enumera la cantidad que cobras por hora o por servicio. También necesitarás la cantidad de horas o la cantidad de veces en que se realizó el servicio. Finalmente, coloca el total por ese servicio en particular a la derecha en la columna de los cargos.
    • Crea una nueva fila para cada tipo de servicios.
    • Enumera los cargos relevantes por los servicios, como los cargos por partes.
  2. Añade otras tarifas. Si tienes una tarifa por entregas, puedes añadirla al final ya que no es parte del servicio. Asimismo, puedes añadir las otras tarifas que tengas que aplicar. Asegúrate de que se señalen bien y le queden claras al cliente. La tarifa de entrega puede sufrir de impuestos si tienes impuestos a las ventas en donde vives, así que puedes cobrar por estos después de calcular el subtotal. Sin embargo, siempre verifica con un contador para asegurarte de cobrar correctamente los impuestos.
  3. Crea un subtotal. Suma todos los cargos que tienes en la factura. Pon el subtotal en una línea debajo de los servicios con una etiqueta que indique "Subtotal". Es el subtotal porque todavía tienes que añadir los impuestos.
  4. Añade los impuestos. Calcúlalos. Coloca la tasa de los impuestos debajo del subtotal con una etiqueta que indique "Tasa de impuestos". Si la desconoces, comunícate con las autoridades locales del impuesto a las ventas para averiguarla. De igual forma, puedes buscar en línea para averiguarla o comunicarte con un contador.
    • En algunos estados, no tendrás que cobrar el impuesto a las ventas por los servicios que brindas. Verifica con las leyes locales para averiguar si necesitas cobrarlo en donde vives. Asimismo, esto puede variar según el tipo de negocio. Por ejemplo, podrías no necesitar cobrar el impuesto a las ventas si tienes una organización sin fines de lucro. Asimismo, puede depender de si el objeto primario de la venta es el servicio (como lo es en el caso de dentista) o el equipo (como lo es en el caso de la reparación de una computadora).
    • Normalmente, los impuestos se cargan en el lugar en el que se prestó el servicio, así que si vas al lugar de residencia del cliente en un suburbio, deberás utilizar el impuesto a las ventas de esa ciudad. Sin embargo, siempre verifica con las leyes locales.
    • El impuesto a las ventas es un porcentaje. Para averiguarlo, multiplica el subtotal por el porcentaje que se expresa como un decimal. Por ejemplo, si el total es $50 y el impuesto a las ventas es 8,25 %, multiplica $50 por 0,0825 para conseguir 4,125. Redondea la cantidad según sea necesario. El impuesto sería $4,13.
    • Añade el impuesto. Luego, añade la cantidad que conseguiste al subtotal original. En el ejemplo, debes añadir $4,13 a $50 para conseguir el gran total de $54,13.
  5. Calcula el total. Finalmente, enumera la cantidad total que has calculado. Coloca "Total" al lado de la cantidad para dejarlo en claro. Además, no está de más colocar un cuadro alrededor del total o marcar la cantidad total final en negrita.
  6. Conserva un registro minucioso de tus facturas. Es preferible tener una copia digital y una copia impresa guardados. Si tienes unos correos electrónicos, unos memorandos u otros documentos relacionados con esa factura, debes guardarlos con la copia impresa de la factura.

Darle al cliente la información que debe seguir

  1. Añade las opciones de pago. Tu cliente tiene que saber cuáles son los métodos de pago que puede utilizar. ¿Aceptas cheques? ¿El cliente puede pagar con tarjeta de crédito, dinero en efectivo u otro sistema de pago? Si la única forma en la que el cliente puede pagar es yendo en persona a tu tienda, díselo. Otras opciones de pago son enviar el pago (ya sea por cheque o número de tarjeta de crédito), reportar un pago (número de tarjeta de crédito) o pagar en línea.
  2. Incluye una fecha de pago. Tu cliente tiene que saber cuándo tiene que pagar la factura. Incluye destacablemente una fecha en este documento. Incluso, puedes incluirla más de una vez. Un lugar para incluirla es abajo cerca de la cantidad total a pagar, pero hacerlo en la parte superior también es una buena opción.
    • El pago siempre debe tener una fecha de pago con una consecuencia si no se cumple (por ejemplo, cobrar un interés por los pagos retrasados).
    • Asimismo, puedes incluir un incentivo por un pago anticipado (como un 2 % de descuento si se paga la cuenta en 10 días) ya que la mayoría de los negocios pequeños tienen unos problemas constantes con el flujo de dinero.
    • De igual forma, debes discutir si tienes una opción de plan de pagos. Puedes incluir esta información con la carta o escribir "Si no puede pagar su cuenta en un solo pago, llame a nuestra oficina para acondicionar un plan de pagos".
  3. Envía la factura. Cuando termines de escribir la factura, envíala al cliente. Le informará que tiene que pagar lo que te debe. Asegúrate de hacer que el nombre de tu compañía sea notable en la parte externa del sobre.
    • Las facturas se deben coordinar con el sistema de contabilidad. Cuando se escribe una factura, se convierte en un activo de la compañía (cuentas por cobrar) y se debe registrar apropiadamente.
    • Si utilizas un software de contabilidad, podrías tener la opción de dejar que este cree una factura por ti. Los servicios como PayPal también cuentan con una creación integrada de facturas.
  4. Cobra tus facturas. Si no recibes una respuesta del cliente después de enviarle la factura, trata de llamarle para asegurarte de que la recibió. Otra opción es enviarle un recordatorio por correo electrónico. Es importante tener un proceso de cobranza estandarizado y definido para que puedas cobrar tus facturas fácilmente.
    • De igual forma, puedes enviar unos recordatorios por medio de un correo. La cantidad de recordatorios que envíes antes de la notificación final de pago dependerá de ti. Es importante repetir que tienes una opción de plan de pagos si estás dispuesto a dejar que tu cliente te pague con el tiempo.
    • Cuando hayas enviado tantos recordatorios como estés dispuesto a hace, puedes expedir una notificación final de pago que le informe a tu cliente que acudirás a un abogado o una agencia de cobranza.
    • Para establecer un sistema, trata de tener unas acciones específicas de cobranza separadas regularmente durante el periodo de cobranza. Por ejemplo, trata de enviar unas notificaciones después de que el balance no se haya pagado por 15 días, 30 días, 45 días y así sucesivamente. Cada una puede especificar cuántos días quedan para el pago y qué acciones se tomarán si no se paga el balance.
    • Trata de enviar al menos una notificación con un correo certificado de modo que sepas que el cliente la recibió.

Consejos

  • Si se aproxima una fecha de pago y tu cliente sigue sin enviarlo, haz una llamada telefónica cortés para averiguar el estado del pago. Algunos clientes podrían simplemente necesitar un recordatorio, mientras que otros podrían no ser conscientes de que el pago no se ha recibido.
Información
Usuarios que están en este grupo no pueden dejar comentarios en la página