Cómo hacer un plan de comunicación

Un plan de comunicación es una hoja de ruta para hacer llegar un mensaje a una audiencia. El plan es una herramienta esencial en el marketing, en recursos humanos, asuntos corporativos y de gestión de relaciones públicas. Pasar un tiempo planeando el enfoque que le vamos a dar a nuestra comunicación mejorará el resultado.

Pasos

  1. Piensa porqué necesitas comunicarte. ¿Qué quieres lograr a través de la comunicación?
  2. Considera con quién te vas a comunicar. Haz una lista de audiencias posibles.
  3. ¿Qué opinión tienen esas audiencias de los puntos o temas a tratar? ¿Cómo se puede saber? Toma nota de lo que sabes o de lo que necesitarías saber para averiguarlo.
  4. Define. ¿Qué quieres que la audiencia conozca, piense o haga después de la comunicación?
  5. Escribe tus mensajes clave para cada una de las audiencias. Estos pueden ser los mismos para cada público, o puedes tener que considerar introducir pequeñas variantes en tus discursos. Recuerda el propósito de tu comunicación.
  6. Decide cuándo es el mejor momento para hacer llegar tus mensajes. Tu tiempo puede determinar la forma en la que tú haces la comunicación.
  7. Decide como transmitir tus mensajes. Si estás tratando de generar conciencia, la comunicación escrita puede ser suficiente. Si el mensaje es complejo, o polémico, puedes necesitar planificar enfoques más interactivos, incluyendo la comunicación cara a cara.
    • ¿Quién va a entregar el mensaje? ¿Cómo se preparan ellos?
    • ¿Qué recursos necesitas?
    • ¿Cómo se sabe si el público ha recibido el mensaje de tu comunicación?
    • ¿Cómo saber si han comprendido, actuado o han cambiado como resultado de la comunicación?
    • ¿Cómo vas a saber si una comunicación adicional es necesaria?

Consejos

  • Sé muy claro acerca de porqué haces la comunicación. Es muy importante planificar quién, cómo y cuando.
  • Para ayudar a captar la información, se puede utilizar una tabla con las siguientes columnas:
  • Audiencia| Resultado| Mensaje| Enfoque| Tiempo| Entrega| Medida/Seguimiento | Recursos
  • Conoce a tu público. Cuanto mejor conozcas sus prioridades, preocupaciones, sus problemas y el medio ambiente en el que viven, mayor serán tus posibilidades de dirigir tus mensajes a los mismos.
  • Expón tu mensaje partiendo de lo menos a lo más importante.
  • Sé creativo en la forma de llegar al público. Si tu audiencia está en línea, comunícate en línea. Si están trabajando en el mismo piso que tú, entonces haz una reunión y habla con ellos.
  • Concéntrate en lo que el público necesita. Te ayudará a identificar y desarrollar tus mensajes.
  • Recuerda que estás comunicándote todo el tiempo, un plan de comunicación debe ser coherente con tu actividad habitual. Debes conocer muy bien el tema.

Advertencias

  • Sé sincero, abierto y honesto en tus comunicaciones.
  • Si no estás seguro en algo, no te eches un farol.
  • No utilices un enfoque "ambiguo" y envía una gran cantidad de mensajes con la esperanza de que alguno tenga resultado.
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