Cómo escribir un correo electrónico de negocios a alguien que no conoces

Al trabajar en el mundo de los negocios, es probable que tengas que escribir frecuentemente un correo electrónico a alguien que no conoces. Aunque puede ser un poco incómodo, es parte de la vida profesional. Hay algunas reglas de etiqueta que debes respetar al enviar un correo electrónico profesional a un desconocido.

Empezar el correo electrónico

  1. Investiga. Hay una variedad de información que debes saber antes de componer un correo electrónico a un desconocido. Antes de empezar a escribir, echa un vistazo al sitio web de la empresa en la que trabaja el destinatario.
    • Si no conoces la dirección de correo electrónico del destinatario, la puedes encontrar explorando el sitio web de la empresa. Si el correo electrónico no está incluido, sé precavido al contactar a la persona a través de correo electrónico. Quizás debas optar por enviar una carta física.
    • Si planeabas hacer alguna pregunta en el correo electrónico, fíjate si el sitio web aborda estas preguntas. No debes dar la impresión de ser descuidado. Tampoco debes dejar entrever que no te tomaste el tiempo de leer el sitio web con cuidado.
    • Asegúrate de ponerte en contacto con la persona correcta. Muchas personas empiezan un correo electrónico con algo como "No estoy seguro de que seas la persona correcta, pero…". Esto se considera poco profesional y una falta de respeto al tiempo del destinatario. Si no sabes a quién contactar, no envíes el correo electrónico hasta que averigües esa información.
  2. Escribe una línea de asunto descriptiva. La línea de asunto debe transmitir las razones exactas por las que envías el correo electrónico. Muchas veces, los correos electrónicos de desconocidos se ignoran y se omiten. Una línea de asunto sólida reduce la probabilidad de que se ignore tu correo electrónico.
    • Usa pocas palabras para decir de qué se trata el correo electrónico. Usa todos los detalles que puedas incluir en 4 o 5 palabras. Por ejemplo, "Reunión a las 10 a. m. para hablar de las nuevas computadoras" es mejor que "Reunión de esta mañana".
    • Las líneas de asunto vagas (como "Hola"), algunas veces, se reconocen inadvertidamente como spam y se reenvían a la carpeta de spam del destinatario.
    • Usa un correo electrónico profesional, ya que aparecerá al lado de la línea de asunto. Usa un correo electrónico que use tu nombre completo en lugar de uno que use el nombre de un personaje o una frase vaga.
    • Nunca escribas toda la línea de asunto en mayúsculas, aunque el correo electrónico sea urgente. Da la impresión de que estuvieras gritando, lo cual se puede interpretar como hostilidad.
  3. Determina cómo abordar al destinatario. Si te diriges a un desconocido, esto puede ser difícil, ya que quizás no sepas cómo prefiere que lo llamen. Sin embargo, hay algunas reglas de la etiqueta que pueden ayudarte a evitar los pasos en falso.
    • Si no conocer el nombre de la persona, evita las frases excesivamente formales como "A quien corresponda" o "Estimado(a) señor(a)". Tampoco seas demasiado informal. "¿Qué tal?" es muy poco profesional para un correo electrónico de negocios. Quizás sea mejor que empieces el correo electrónico con un simple "Hola".
    • Si sabes el nombre de la persona, asegúrate de escribirlo correctamente. Revisa la ortografía unas cuantas veces, ya que es fácil cometer errores si nunca antes le escribiste un correo electrónico a esa persona.
    • Usa "Sr." y "Sra." seguido únicamente del apellido de la persona. Por ejemplo, si te diriges a Julia Cortés, empieza el correo electrónico con "Estimada Sra. Cortés" en lugar de "Estimada Sra. Julia Cortés".
    • Nunca hagas suposiciones acerca del estado civil de una mujer. Si conoces su estado civil, sigue siendo mejor evitar hacer hincapié en él en un correo electrónico, ya que es irrelevante en el mundo de los negocios. Limítate a usar "Sra." y nunca uses "señorita" o "Srta." a menos que la misma destinataria use estos saludos.
    • Si alguien tiene un doctorado, es apropiado usar "Dr." al dirigirte a esa persona.
  4. Identifícate a ti y a la empresa a la que representas. Recuerda, al enviar un correo electrónico de negocios representas al lugar en el que trabajas. En la primera oración, identifícate a ti y a la empresa. Por ejemplo, un correo electrónico puede empezar "Estimada Sra. Cortés: Mi nombre es Carlos Ramos y trabajo en el área de marketing de Wilson Technologies".

Escribir el correo electrónico

  1. Mantenlo breve y directo. Al ser directo y al identificar claramente el propósito, presentas una imagen profesional que el lector tomará seriamente. Esto también aumenta la probabilidad de que el correo electrónico se lea y se responda prontamente, ya que las personas tienden a posponer las respuestas a los correos electrónicos prolijos.
    • Después de identificarte a ti y a la empresa, la siguiente oración debe explicar el propósito del correo electrónico. Es mejor exponer lo que deseas en dos oraciones.
    • Sé positivo. Aunque escribas para expresar una queja o una inquietud, sé cortés y respetuoso a lo largo del correo electrónico. No hables mal de los jefes, de otras empresas o de los empleados, ya que esta actitud deja una mala impresión de ti.
    • Aunque se acostumbra incluir un poco de información básica de uno mismo en las cartas de presentación, si escribes a nombre de una empresa no añadas esa información. Simplemente coloca tu nombre y tu puesto en la empresa antes de pasar al propósito del correo electrónico.
  2. Usa una prosa simple y directa. Un correo electrónico de negocios debe ser tan sencillo de leer como sea posible. Esto significa que debes usar un lenguaje claro y fácil de entender.
    • Usa la voz activa en lugar de la voz pasiva. Por ejemplo, no escribas "Una circular fue enviada por mi jefe, Jaime Corzo". En vez de eso, escribe "Mi jefe, Jaime Corzo, envió una circular".
    • Evita la jerga y los tecnicismos, aunque esos términos se usen constantemente en la empresa. Opta por usar un español sencillo y frases comunes.
    • Usa oraciones cortas. Elimina las conjunciones cuando sea posible y divide las oraciones largas. Por ejemplo, "No recibimos respuesta alguna con respecto a la circular y optamos por hacer un seguimiento para asegurarnos de que haya entendido la información". Esta oración se puede expresar mejor de la siguiente manera: "No recibimos respuesta alguna con respecto a la circular. Optamos por hacer un seguimiento para asegurarnos de que haya entendido la información".
    • Usa gramática, ortografía y puntuación apropiadas. Revisa la ortografía y corrige todos los correos electrónicos antes de enviarlos.
  3. Debes saber qué evitar al enviar un correo electrónico. Hay algunas reglas de etiqueta con respecto a lo que se debe transmitir a través de un correo electrónico. Entiende qué es lo que debes evitar al enviar un correo electrónico antes de ponerte en contacto con alguien.
    • No hay ningún problema con los archivos adjuntos si envías un correo electrónico con respecto a la información que se solicitó específicamente, pero no envíes archivos adjuntos a desconocidos sin indicarlo.
    • Evita enviar archivos adjuntos muy grandes. En el caso de que debas enviar necesariamente esa información, envía un correo electrónico de manera anticipada al destinatario para advertirle.
    • No uses una firma muy grande. De manera ideal, tu firma únicamente debe incluir tu nombre, tu dirección de correspondencia, tu dirección de correo electrónico y tu número telefónico. Si deseas, también es apropiado incluir el título de tu empleo.
    • No incluyas ilustraciones ni fondos. Estos tienden a saturar la memoria del correo electrónico y luce poco profesional en un entorno de negocios.

Finalizar el correo electrónico

  1. Dale al destinatario instrucciones sobre cómo responder. Al final del correo electrónico, provee instrucciones al destinatario acerca de cómo puede hacer seguimiento.
    • Especifica de manera amable un marco de tiempo en el que te gustaría tener una respuesta. Por ejemplo, "Si pudiera contestarme mañana por la noche, se lo agradecería infinitamente".
    • Incluye alguna información de contacto, según sea necesario. Puedes decir "Puede localizarme en este correo electrónico" o solicita una llamada telefónica e incluye tu número.
    • Sé específico acerca de lo que quieres del destinatario. No digas simplemente "Espero escuchar pronto de usted". En cambio, di "Espero escuchar pronto de usted para hablar de la logística de la transición a un nuevo sistema informático".
  2. Añade una despedida apropiada. Antes de tu nombre, debe haber algún tipo de despedida. Escoge una despedida apropiada en el entorno de negocios para el correo electrónico.
    • No añadas un guion y luego incluyas tu nombre. Esto se ve demasiado informal, así como las despedidas como "Nos vemos" y "Hablamos después". Además, es mejor que evites los emoticonos (como las caritas sonrientes).
    • En un correo electrónico de negocios, algo como "Saludos cordiales" o "Cordialmente" es apropiado, ya que es amistoso sin sacrificar el profesionalismo. "Sinceramente" es otra buena opción, pero puede sonar muy conservador.
    • "Gracias" y "Muchas gracias" también es apropiado, pero se debe evitar si no pides al destinatario que realice una tarea o un deber específico.
  3. Haz seguimiento. El mundo de los negocios es ajetreado. Si no recibes una respuesta del destinatario en un marco de tiempo apropiado, puedes enviar un correo electrónico de seguimiento.
    • Si alguien no responde, es probable que no sea intencionalmente. Los correos electrónicos se traspapelan y, muchas veces, aunque sigas el protocolo correcto, terminan accidentalmente en un filtro contra spam.
    • Un correo electrónico de seguimiento debe ser una respuesta directa a un correo electrónico que ya has enviado. Sé amable, empieza con algo como "Sé que probablemente esté muy ocupado, pero solo quería asegurarme de que recibió mi correo electrónico". Luego, vuelve a expresar brevemente el asunto del mensaje original.
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