Cómo crear un sistema de administración de documentos empezando desde cero

La gestión de documentos es una de las principales tareas de un administrador. Digan lo que digan, la oficina sin papeles es aún un mito. Aquí presentamos algunas ideas sobre cómo administrar un buen sistema de referencia empezando desde cero.

Pasos

  1. Define de qué tipo de documentos se trata.
    • ¿Son documentos confidenciales o legales?
    • ¿Requieren de una referencia rápida o pueden estar guardados en archivos?
    • ¿Se requieren para la estudios de mercado históricos?
    • ¿Son documentos con una fecha de vencimiento, por lo que están activos por 12 meses y después vencen (por ejemplo las garantías)?
    • ¿Puedes administrar un sistema o se necesitan dos (o más)?
  2. Determina para qué oficina es relevante la documentación. Consúltale a las personas de esa oficina porque pueden tener ideas para diseñar un sistema eficiente o sugerir cosas que se deben evitar.
    • Almacenes y cuentas por cobrar
    • Recursos humanos
    • Mantenimiento
    • Administración y finanzas
    • Ventas y servicios
    • Inscripciones y licencias
    • Legal
    • Mercadotecnia
    • Área médica
    • Área histórica y biográfica
    • Ingeniería, investigación y desarrollo
    • Etc.
  3. Determina cómo se va a almacenar el material. Las copias digitales se pueden archivar fácilmente, pero los documentos originales deben guardarse apropiadamente.
    • Archivos verticales en un estante o armario
    • Archivos verticales o archivadores con cajones
    • Puertas corredizas o sistemas de cajones para necesidades mayores
    • Casilleros o similares
    • Portafolios, cajas o sobres
    • ¿Será un sistema estructurado o uno flexible? Los sistemas grandes se estructuran mejor.
    • Puede ser un sistema centralizado o distintos centros de archivo.
  4. Considera las ventajas y las desventajas de cada uno.
    • Por ejemplo: los archivos verticales tienen una capacidad de almacenamiento limitada, pero son de fácil acceso ya que se pueden consultar como si se sacara un libro de un estante. Las cajas con archivos almacenan más, pero es más fácil que los papeles se suelten y pierdan su orden.
    • Los sobres son buenos para “guardar y olvidar” en el archivo de documentos personales. No obstante, el sistema se puede complicar y desordenar si los sobres no están bien archivados y en orden.
  5. Después de haber determinado las necesidades exactas de cada sección, empieza a elegir tu método para archivar. Puedes elegir archivar alfabética o cronológicamente. También puedes hacerlo por tipo de documento, por región o un archivo por entidad.
    • Puede ser una combinación de métodos, pero considera el propósito de la gerencia. ¿Quieres tener los documentos en orden y guardados o necesitas tener información activa que se pueda consultar?
  6. Elige el método que facilite la administración y consulta. Considera instalar estas tres cosas:
    • Copias del método de clasificación en cada estante o en la puerta del armario para que las personas puedan leerlo y saber rápidamente dónde están las cosas.
    • Un índice de referencia que muestre al personal administrativo o de otras secciones dónde pueden encontrar lo que necesitan. Este método es el indicado para archivos grandes.
    • Una hoja de historial por archivo, pegada al sobre o carpeta, que muestre quién tomó el archivo y cuándo lo hizo y también cuándo lo devolvió. Si fuera necesario, deja un espacio para registrar qué se hizo con el contenido del archivo, por ejemplo si se sacaron copias o si se añadieron o quitaron documentos.
  7. Sé consistente para que el sistema sea más accesible. El objetivo es instalar un sistema que se administre solo ya que puede haber épocas en que tú te ausentes por vacaciones o por razones de salud y otra persona tendrá que manejarlo.
  8. Después de haber elegido el método más práctico de acuerdo a las necesidades,
    • Adquiere todos los materiales de archivo tales como engrapadora, perforadora, etc., carpetas, cajas archivadoras y equipo de almacenamiento.
    • Prepara el lugar en que los archivos serán guardados.
    • Reúne todos los papeles del mismo tipo y clasifícalos en el orden en que deben estar.
    • Haz copias digitales de ser necesario y archívalas en los dispositivos y archivos correspondientes. Protégelas y guárdalas como archivos de solo lectura a fin de evitar accidentes.
    • Archiva los papeles en las carpetas, cajas o sobres correspondientes y guárdalos.
    • Toma nota de dónde los archivaste para el índice si fuera necesario.
  9. El mantenimiento es una tarea permanente. Considera varias formas de enfrentar los siguientes problemas comunes:
    • Los archivos están demasiado grandes o se han dañado, en cuyo caso puedes conseguir otra carpeta o caja.
    • La información ya no es actualizada, por lo que los papeles pueden archivarse y guardarse. Si ya no tendrán ningún uso futuro y si se autoriza desecharlos, ponlos en la máquina trituradora y recicla el papel.
    • Si hay papeles dañados, copia el original y deja una copia en el archivo y coloca el original en un lugar seguro por si acaso. En algunos casos, la integridad del original es muy importante. Rotula la copia como tal y registra cuándo se rotuló ya que en ocasiones se necesita esta certificación.
    • Mantén un índice al día y refina el sistema si fuera necesario. Asegúrate de que las personas conozcan los cambios introducidos.
    • Verifica que los archivos se devuelvan en las mismas condiciones en que salieron. No sucede con frecuencia, pero es bueno cerciorarse de que se los documentos se devuelvan en buenas condiciones.
    • Realiza una auditoría mensual para asegurarte de que todos los archivos estén en su lugar, en orden y completos. Esta es una oportunidad para revisar la existencia de alguno de los problemas arriba mencionados.
  10. Para sistemas de gran escala, como parte del sistema se recomienda que el personal notifique al departamento de archivo, por teléfono o por correo electrónico, antes de buscar los papeles. Así, tu equipo puede tener los documentos listos antes de que vengan a buscarlos.
    • Esto es muy ventajoso ya que lo solicitado se entrega ahorrando tiempo de espera o tomando tiempo de personal de tu sección que no sea de archivo. También hace el sistema más ágil ya que las personas saben que pueden acceder a los papeles fácilmente, especialmente cuando se trata de algo urgente.
  11. Felicítate. Tu sistema se encuentra activo, ordenado, accesible y todos pueden usarlo.

Consejos

  • Mantén contacto constante con las personas que usan el sistema y asegúrate de que funcione con fluidez.
  • Asegúrate de que cuando tú no estés continúe funcionando bien.
  • Mantén el sistema organizado y así evitarás sentirte sobrecargado.
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