Cómo determinar las cuentas por cobrar netas

Las cuentas por cobrar es un concepto usado en contabilidad para indicar los pagos pendientes a una empresa. Cuando una empresa vende su producto al crédito, se factura al cliente y luego se le da un periodo de tiempo establecido (a menudo 30 días) para pagar. Este modelo de pago conlleva un riesgo intrínseco de que el cliente incumpla el pago y la empresa no pueda recibir el dinero que se le debe. Siempre hay una diferencia entre el saldo de las cuentas por cobrar y la parte de ese saldo que realmente se espera recibir, a lo cual se refiere como las cuentas por cobrar netas. Por lo tanto, un contador debe determinar las cuentas por cobrar netas restando la llamada "reserva para cuentas dudosas" (la cual estima la cantidad de las cuentas totales que se quedarán sin pagar) a las cuentas por cobrar.

Estimar el porcentaje de la reserva para cuentas dudosas

  1. Reúne los documentos de las cuentas por cobrar. Para tomar en cuenta las cuentas dudosas, empieza por los registros actuales e históricos de las cuentas por cobrar de tu empresa. Estos deberían detallar los diversos clientes de tu empresa y las cantidades de sus pedidos, junto con si esos clientes pagaron por sus pedidos en el pasado o no.
  2. Determina cuál método de estimación usar. La reserva para cuentas dudosas se registra antes de que se paguen (o no) las cuentas en sí. Esto significa que, a diferencia de tu factura de electricidad o el costo del papel para la impresora, no sabrás cuáles serán tus gastos reales en deudas dudosas. En otras palabras, al final del periodo, habrás registrado todas las ventas al crédito (las ventas que no se pagaron en la entrega o en efectivo) independientemente de si se pagó por ellas o no. Por lo tanto, para registrar las ventas al crédito que es posible que no se paguen, tendrás que estimarlas de antemano usando uno de varios métodos de contabilidad.
    • Hay varias formas diferentes de estimar estos gastos, incluyendo:
      • usar un porcentaje de ventas totales
      • usar un análisis de riesgos individual
      • usar una combinación de ambos
    • La mejor opción para tu empresa dependerá de la composición de tu base de clientes. La base de clientes y el proceso de estimación ideales para cada método se explican en los siguientes pasos.

Elegir un método de estimación

  1. Usa un porcentaje de las ventas totales. Para las empresas con un número relativamente grande de cuentas más pequeñas (clientes que solo compran pequeñas cantidades de un producto) o empresas que históricamente han experimentado solo una cantidad muy pequeña de cuentas sin pagar, la mejor opción, y la más fácil, es estimar la reserva de cuentas dudosas como un porcentaje de ventas. Calcula un porcentaje razonable de ventas de las siguientes formas:
    • Examina antecedentes históricos de cuentas de ventas sin pagar. Revisa tus registros y averigua cuándo las cuentas de ventas se quedaron sin pagar. Por lo general, es una buena idea revisar los últimos 5 años y averiguar tus ventas totales para cada año y el valor total de las cuentas sin pagar para cada año.
    • Encuentra el porcentaje promedio de las ventas totales que esta deuda representó. Para cada año, divide el valor de las cuentas sin pagar entre la cifra de ventas totales. Esto te dará un porcentaje de ventas totales que se quedaron sin pagar.
    • Aplica este porcentaje a la cifra de ventas actual. Por ejemplo, si el 3 % de las deudas históricamente se quedó sin pagar, la empresa ajustará la reserva para cuentas dudosas al 3 % de las ventas totales para el actual periodo contable.
  2. Usa el análisis de riesgos. Si tu empresa maneja un número relativamente pequeño de clientes, usa un análisis de riesgos individualizado para cada cliente. Esto requiere ordenar a los clientes en categorías con base en el riesgo histórico de cuentas sin pagar. Por ejemplo, algunos clientes pueden considerarse de alto riesgo mientras que otros podrían ser de bajo o mediano riesgo. A cada categoría luego se le asigna un porcentaje de cuentas dudosas que refleje la posibilidad de que los clientes en esa categoría no logren pagar sus cuentas. Multiplica estos porcentajes por el total de ventas en cada categoría de clientes para llegar a una reserva estimada para cuentas dudosas.
    • Este método puede ser más un arte que una ciencia. Por ejemplo, no puedes asignar una tasa histórica de riesgo a un cliente nuevo. En este caso, puedes usar ya sea un porcentaje histórico de ventas para todas las cuentas (lee el paso anterior) o puedes usar tu propio juicio del cliente. Adicionalmente, un cliente que históricamente haya dejado que sus compras se queden sin pagar puede volverse más fiable con el tiempo o con la mejora de su negocio. Esta puede ser una razón suficiente para elevar su calificación de riesgo más de lo que sugeriría un análisis histórico.
    • Para obtener un ejemplo más específico, imagina que un cliente históricamente pagó sus deudas cada vez o casi siempre, quizás solo fallando una vez durante tiempos difíciles. Clasifica las ventas a este cliente, y a otros como él, como de bajo riesgo y asígnales un porcentaje muy bajo de deuda mala, como del 0,5 %. Luego, multiplica este porcentaje de deuda mala por las ventas totales en estas cuentas para obtener el gasto de deudas malas para las cuentas de bajo riesgo.
  3. Usa un análisis combinado. Si tu empresa tiene una gran cantidad de clientes pero también unos cuantos clientes grandes que conforman una porción desmedida de las ventas totales, considera combinar los dos métodos anteriores. Específicamente, usa el método del análisis de riesgos para los clientes más grandes y el método del porcentaje de ventas para los clientes más pequeños. Esto requiere separar las ventas totales para los clientes grandes de las ventas totales para los clientes más pequeños pero es más preciso que simplemente usar un porcentaje histórico de ventas de manera global.
    • Imagina, por ejemplo, que tienes tres clientes que, en combinación, conforman el 60 % de tus ventas totales. Todos estos clientes están en una buena posición y casi siempre pagan por tus productos a tiempo. Asígnales a estos clientes un bajo porcentaje de reserva para deuda mala, como del 0,5 %, y multiplica este número por las ventas totales a estos clientes para obtener un estimado de los gastos por deudas malas. El otro 40 % de tu empresa está compuesto de clientes más pequeños que solo piden unos cuantos productos a la vez. Para estos clientes, examinarías el total de las deudas sin pagar y el total de las ventas a estos clientes para crear un porcentaje histórico de deudas sin pagar para usar con estos clientes, quizás de alrededor del 4 %.
  4. Crea un cronograma de antigüedad de las cuentas por cobrar. Esta opción adicional es para todo tipo de bases de clientes y es un proceso más complejo que utiliza datos históricos para determinar la posibilidad de un pago con base en cuántos días de atraso tiene una factura. Esencialmente, decide un punto promedio en el que las cuentas muy tardías normalmente se convierten en cuentas incobrables y estima las cuentas dudosas por la antigüedad.
    • Este cronograma categoriza a las cuentas ya sea como actuales (aún no vencidas), de 1 a 30 días de atraso, de 30 a 60 días de atraso, de 60 a 90 días de atraso o de más de 90 días de atraso. Determinar los porcentajes de deudas malas usando este proceso es complicado y generalmente es mejor dejárselo al software de contabilidad, el cual puede calcular esta información de forma rápida y precisa.

Calcular las cuentas por cobrar netas

  1. Suma todas las cuentas por cobrar. Esto te dará la cuenta de activos que necesitas para este cálculo. Recuerda calcular este valor al final de un periodo contable. Las cuentas por cobrar reflejan todas las cuentas pendientes actuales (que los clientes aún no han pagado).
    • Si realizaras alguna categorización de riesgos en tu cálculo del porcentaje de reserva para cuentas dudosas, asegúrate de tomar nota de en cuál nivel o categoría de riesgo se encuentra cada cuenta. Esto te ayudará a calcular el porcentaje de reserva para deudas dudosas que tienes que usar.
  2. Calcula la reserva para cuentas dudosas. Multiplica el porcentaje que hayas decidido para la reserva para cuentas dudosas por el valor actual de las cuentas por cobrar para obtener la reserva para cuentas dudosas. Este número debe representar el valor monetario de las cuentas que esperas que no se pagarán. Esto debe realizarse al final de un periodo contable.
    • Si vas a usar alguna forma de categorización de riesgo, recuerda ajustar los ingresos adicionales al porcentaje de cuentas dudosas con base en la categoría de cliente o de riesgo de la cual viene. Esencialmente, tienes que poder multiplicar los ingresos de cada categoría de cliente por el porcentaje de riesgo de esa categoría, individualmente. Esto puede requerir la separación en categorías, o incluso en cuentas individuales, del valor actual para las cuentas por cobrar.
    • Después de separar, simplemente multiplica cada cuenta o categoría por el porcentaje de reserva para cuentas dudosas asociado y luego súmalas. Esto te dará un valor total de la reserva para cuentas dudosas.
    • Por ejemplo, imagina que el total de tus cuentas por cobrar es de $100 000. De esto, $30 000 vienen de clientes de alto riesgo, $20 000 de clientes de mediano riesgo y $50 000 de clientes de bajo riesgo con porcentajes de reserva para deudas dudosas del 5, 3 y 1 %, respectivamente. La reserva total para deudas dudosas sería ($30 000*0,05) + ($20 000*0,02) + ($50 000*0,01), o $2400.
  3. Resta la reserva para cuentas dudosas a las cuentas por cobrar. Esto te dará el valor de las cuentas por cobrar netas realizables. Esta es la cantidad total de cuentas por cobrar que esperas realmente cobrar.
    • Continuando con el ejemplo anterior, restarías la reserva para cuentas dudosas de $2400 al total de las cuentas por cobrar de $100 000 para obtener las cuentas por cobrar netas, las cuales serían $97 600.
    • Recuerda registrar la reserva para deudas dudosas en concordancia con el principio de coincidencia de la contabilidad. Aunque es posible que este cliente pague la cuenta en su totalidad, registra el gasto para coincidirlo con su ingreso correspondiente.
    • Técnicamente, esta "resta" en realidad es una suma de una cuenta de activos actual, las cuentas por cobrar, una contracuenta de activos y una reserva para cuentas dudosas. La contracuenta de activos es un valor negativo, así que reduce la cuenta de activos al sumarlo. Sin embargo, a menos que seas una empresa que cotiza en la bolsa, no hay necesidad de seguir estrictamente esta organización. Lo importante es que se haga la resta.
  4. Obtén las cuentas por cobrar netas como un porcentaje. En muchos casos, las cuentas por cobrar netas se expresan como un porcentaje en lugar de como un valor. Esto se realiza simplemente restando al 100 % el porcentaje de la reserva para cuentas dudosas. En este caso, el porcentaje representa la posibilidad de que una empresa cobre dinero a sus clientes. Esto puede servir como una medida de la salud de la empresa.
    • Por ejemplo, si el porcentaje de reserva para cuentas dudosas pronosticado es del 3 %, las cuentas por cobrar netas expresadas como un porcentaje serían 100 % - 3 % = 97 %. Esto significa que el 97 % de los clientes terminará pagándole a la empresa por sus servicios o productos.
    • Para los diferentes niveles de riesgos, tendrás que usar un promedio ponderado del porcentaje de reserva para cuentas dudosas como el porcentaje general. Luego restarías este porcentaje al 100 %, como antes, para encontrar las cuentas por cobrar netas. Lee el artículo Cómo calcular el promedio ponderado para obtener más información.

Consejos

  • Los cálculos realizados anteriormente también funcionarán cuando se expresen en otras monedas.
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