Cómo escoger un hotel para una asamblea

Es importante escoger un hotel adecuado para una asamblea, de tal manera que los asistentes obtengan el mayor provecho del evento. Lo ideal es que el hotel tenga suficiente espacio para albergar a los asistentes, sus actividades y posibles exhibiciones. Sigue los siguientes pasos para asegurar que tu evento sea todo un éxito.

Pasos

  1. Determina la cantidad de personas que asistirán a la asamblea. Utiliza información histórica de eventos pasados para calcular el número aproximado de asistentes.
  2. Ten en cuenta el espacio necesario para exhibiciones. Si vas a realizar exhibiciones de tus productos o si vas a tener patrocinadores que exhiban los suyos, entonces tienes que escoger un hotel que tenga buenas áreas para exhibiciones, así como la infraestructura eléctrica necesaria.
  3. Discute posibles acuerdos con respecto a las comidas. Lo ideal es que el mismo hotel que contrates sea el proveedor de las comidas. Esto será más sencillo y práctico para ti que contratar a un proveedor externo.
  4. Negocia un descuento en la tarifa del hotel. Trata de obtener la menor tarifa posible.
  5. Compara las tarifas de diferentes hoteles. Un hotel con una tarifa baja puede resultar atractivo, pero si tiene mala reputación en cuanto a su servicio, entonces es mejor gastar un poco más en un hotel que proporcione mejores posibilidades de que tu asamblea sea todo un éxito.

Consejos

  • Comienza a comparar hoteles desde seis meses antes del evento.
  • Siempre planea una segunda opción, en caso de que hubiera una emergencia o catástrofe que impida que la asamblea se lleve a caso en el hotel de la primera opción.
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