Cómo encontrar más tiempo en tu día laboral

Las encuestas a lo largo de los Estados Unidos han encontrado que el empleado promedio admite perder, aproximadamente, 2 de cada 8 horas de su día laboral. Esto no incluye el almuerzo y otros recesos programados. Los gerentes de Recursos Humanos, generalmente asumen menos de una hora de tiempo perdido por empleado cuando calculan los paquetes de compensación, y muchas compañías tienen niveles de productividad laboral por empleados basados en la misma suposición. Si encentras que no tienes tiempo suficiente para hacer tu trabajo, puede ser porque haya más tiempo perdido que el que te imaginas.

Identifica los Grandes Períodos de Tiempo Perdido

  1. Examina tu calendario del año anterior para buscar las reuniones, conferencias, comisiones y otras obligaciones de trabajo que tomaron mucho tiempo de tus horas laborales, pero que fueron pérdidas de tiempo. Retírate, abandónalas o haz cualquier cosa necesaria para evitar esas pérdidas de tiempo por participación en el futuro.
    • Si tu trabajo requiere que asistas, busca maneras en que puedas hacer otras tareas al mismo tiempo mientras estás ahí.
    • Manda a alguien más para que asista en tu lugar si sientes que la compañía debe ser representada.
  2. Limita la cantidad de tiempo que gastas respondiendo los correos electrónicos. Algunos trabajadores reportan gastar cerca de una hora cada mañana lidiando con el contenido de su bandejas de entrada. Cada vez que el empleado se distrae por un email, lo lee, y regresa a la tarea que está haciendo, pierde, aproximadamente, cinco minutos.
    • Elimina la suscripción a boletines y otras comunicaciones que no son necesarias para tu trabajo.
    • Lleva el nivel de detección de tu filtro de correos no deseados.
    • Envía y responde menos, para recibir menos correos. No siempre es necesario responder todos los correos que recibes. A veces, simplemente responder con un “Gracias” mantiene la conversación por correo y se pierde tiempo, mucho después de que el negocio esté concluido.
    • Apaga las alertas audibles y visuales de nuevos correos, a menos que tu trabajo básico sea monitorear los mensajes recibidos. Revisa tu correo a intervalos regulares durante el día para atender a los nuevos mensajes, en lugar de estar lidiando con cada nuevo mensaje en el momento que entre.
    • Alternativamente, puedes cambiar el intervalo en el cual aparecen los nuevos correos en tu bandeja de entrada. Un incremento de, cada 5 minutos a cada 30 minutos podría ahorrarte hasta 80 interrupciones del trabajo cada día.
    • Atiéndelo, delégalo o borra cada correo en cuanto llegue. Mantén los correos almacenados, archivados y organizados de forma que no pierdas tiempo después tratando de recuperarlos.
  3. Programa las reuniones con horario de comienzo y de final que sea realista para la cantidad de material que necesitas cubrir. Apégate a tu agenda para asegurar que el material se cubre durante el tiempo asignado, y ajusta tu programación si el tiempo real necesitado difiere del estimado.

Recupera los Minutos Perdidos

  1. Limita el tiempo de chat con tus compañeros de trabajo.
    • Cuando tus compañeros se te acercan por el chat, diles que tienes “X” minutos, y luego tienes que regresar al trabajo. Apégate a tu programación y sugiéreles encontrarse más tarde, a la hora del almuerzo, en un receso, o después del trabajo, para finalizar la conversación.
    • Abstente de involucrarte en chismes o rumores de oficina que centren tu atención en asuntos que no tienen nada que ver contigo.
  2. Haz una lista honesta de las cosas personales que haces durante tu día de trabajo. De algunas de estas cosas puede que ni te des cuenta debido a que se han vuelto un hábito. Elimina lo que puedas, y te sorprenderás de la cantidad de tiempo libre que vas a encontrar. Los empleados, a menudo, reportan que hacen lo siguiente durante el trabajo:
    • Navegar por internet
    • Jugar en la computadora
    • Llamadas personales
    • Ocuparse de negocios personales
    • Hacer mandados personales fuera de las instalaciones del trabajo
  3. Ve para el trabajo temprano, de forma que puedas comenzar tu día laboral en tiempo, y continuar trabajando hasta el final del día, parando solo en los recesos programados.
    • Se estima que algunas personas desperdician, rutinariamente, de 15 a 30 minutos, tanto al finalizar el día de trabajo, mentalmente, como preparándose físicamente para el trabajo y la transición del hogar. Tu día productivo realmente comienza cuando comienzas a trabajar, y termina cuando comienzas a prepararte para regresar a la casa.
    • Llega temprano al trabajo si tú sabes que necesitas tiempo en la mañana, antes de empezar con tus actividades.
    • Usa tu tiempo de traslado de la casa al trabajo para prepararte mentalmente. En tu camino al trabajo, visualízate comenzando el día, revisa tu agenda y prepárate para comenzar a trabajar. En el camino a la casa céntrate en dejar atrás tu día de trabajo y piensa en tu familia, tu tiempo en el hogar y tus planes nocturnos.

Fortalece tus Habilidades de Gestión del Tiempo

  1. Mantén tu programación de trabajo organizada usando un calendario de escritorio o de pared, agendas o cualquier método que haga más eficiente tu trabajo.
  2. Prioriza los trabajos para asegurarte de que los más importantes queden listos cada día. Usa código de colores para destacar del 20 al 30% de tu trabajo, o encuentra otro método para identificarlos en tu programación.
  3. Elimina aquellos trabajos o tareas que encuentres que las mandas repetidamente para el final de la lista, pues esos son triviales, insignificantes o innecesarios. Decide si ya no son importantes de hacer o delégalos en otra persona.
  4. Evita ser perfeccionista. El perfeccionismo y la atención extrema a los detalles pueden hacer perder mucho tiempo en tareas, cuando no es necesario. El perfeccionismo se puede convertir en una forma de dilación.
  5. Enfrenta la dilación dividendo los trabajos grandes en varios pasos manejables. Programa tiempo cada día para cumplir con un paso o dos, hasta que el trabajo esté completo.
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