Comment rédiger un procès verbal

Vous avez été élu ou désigné en tant que secrétaire de votre comité. Félicitations ! Mais, avez-vous déjà pris des notes, préparé et rédigé un procès-verbal ? Que vous appliquiez les règles d'un code de procédure des assemblées délibérantes, comme le « Robert's Rules of Order »  ou le « Code Morin »  ou que vous élaboriez vos procès-verbaux à votre manière, voici les méthodes que nous vous recommandons de suivre pour atteindre l'excellence.

Se préparer

  1. Familiarisez-vous avec les procédures de réunion de votre entreprise. Si le secrétaire doit dresser un procès-verbal formel, il est préférable de vous renseigner sur le code de procédure à appliquer, soit le Code Morin ou un autre. Dans un cadre moins formel, déterminez ce qu'il faut inclure dans le procès-verbal et l'usage qui en sera fait.
    • En votre qualité de rapporteur, vous n'avez pas besoin de connaitre toutes les règles de procédure. Cependant, il serait utile d'avoir une copie du code ou d'emprunter celle du président pour répondre précisément aux questions éventuelles.
    • Familiarisez-vous avec votre rôle. Quelques rapporteurs n'interviennent pas directement dans les débats, tandis que d'autres prennent des notes tout en participant à la discussion. Dans les deux cas, le secrétaire ne doit pas tenir un autre rôle important, comme celui de président ou d'animateur.
  2. Préparez un modèle. Les procès-verbaux de réunion ont pratiquement un contenu similaire. Un modèle vous permet de normaliser la présentation de vos procès-verbaux pour en faciliter l'examen . Prévoyez un espace suffisant pour au moins les rubriques indiquées ci-après.
    • Le nom de l'organisation.
    • Le type de la réunion. S'agit-il d'une réunion ordinaire annuelle ou hebdomadaire, d'une petite réunion du comité ou d'une réunion convoquée dans un but spécial ?
    • La date, l'heure et le lieu. Laissez de l'espace pour inscrire les heures du début et de la fin de la séance.
    • Le nom de président ou celui de l'animateur de la réunion et le nom du secrétaire ou des suppléants.
    • La liste des participants et des absents excusés. En fait, il s'agit de la feuille de présence. Notez si le quorum est atteint, c'est-à-dire si le nombre des présents correspond au minimum requis pour procéder à un vote.
    • Laissez un espace pour votre signature. En votre qualité de secrétaire, vous devrez toujours signer votre travail. Une signature supplémentaire peut être nécessaire lorsque le procès-verbal doit être approuvé, mais cela dépend des procédures de votre entreprise.
    • L'ordre du jour, le cas échéant. Si vous n'avez pas rédigé l'ordre du jour vous-même, demandez au président ou à l'animateur de la réunion de vous remettre une copie, qui vous sera utile pour organiser vos notes.
  3. Ayez avec vous un carnet de notes ou un ordinateur portable. Assurez-vous d'être à l'aise avec votre matériel. Si vous rédigez souvent des procès-verbaux, ayez un ordinateur portable pour cette fin ou créez un dossier sur votre ordinateur.
    • Si vous avez dressé le procès-verbal d'une réunion précédente et qu'il n'a pas été présenté pour approbation, veillez à l'avoir avec vous aussi.
    • Un magnétophone peut vous aider à rédiger le procès-verbal plus tard, mais il ne remplacera pas la prise de notes. Si vous enregistrez les débats pendant la réunion, assurez-vous que toutes les personnes présentes sont d'accord. Résistez à la tentation de reproduire mot à mot les déclarations des participants.
    • Si vous apprenez la sténographie, vous prendrez des notes plus vite, mais vous n'aurez pas besoin de reproduire tout ce que disent les participants pour rédiger votre procès-verbal. En fait, vous devez éviter de procéder de cette manière.
    • Si vous êtes invité à prendre des notes publiquement, utilisez un rétroprojecteur ou un chevalet de conférence. Classez soigneusement vos notes afin de pouvoir les utiliser facilement pour rédiger le procès-verbal.

Prendre des notes pendant la réunion

  1. Distribuez la feuille de présence. Dès que tout le monde est là, faites circuler une feuille ou plus si les participants sont nombreux. Elle servira à chacun pour inscrire son nom et ses coordonnées. Cette liste vous servira à remplir la rubrique du procès-verbal, réservée à consigner les noms des personnes qui ont pris part à la réunion. Vous pouvez aussi joindre la feuille elle-même au procès-verbal.
    • Si vous ne connaissez pas la majorité des personnes présentes, faites un plan de table et remplissez-le lorsque vous demanderez à chacun de se présenter. Gardez la liste à portée de main pendant que vous prenez des notes, afin d'appeler chacun par son nom en cas de besoin.
  2. Remplissez votre modèle au maximum. En attendant l'ouverture de la séance, inscrivez le nom de l'organisation, la date ainsi que le lieu et le type de la réunion, par exemple : « réunion hebdomadaire du conseil d'administration, réunion spéciale du comité, etc. » Lorsque la réunion commence, notez l'heure.
    • Si vous ne disposez pas d'un modèle, inscrivez ces informations au début de vos notes.
    • Si la réunion a été convoquée dans un but particulier ou à un moment spécial, gardez une copie de la convocation qui a été envoyée aux participants. Vous devrez la joindre au procès-verbal après sa rédaction.
  3. Notez le résultat de la première proposition. La plupart des réunions officielles commencent par une proposition pour adopter l'ordre du jour provisoire. Cette première étape servira d'exemple pour illustrer la procédure. Si la réunion commence par une proposition différente, veillez simplement à enregistrer les mêmes informations pertinentes.
    • Le texte exact de la motion en commençant par « je propose ». Il s'agit généralement de dire « je propose l'adoption de cet ordre du jour ».
    • Le nom de l'auteur de la proposition.
    • Le résultat du vote. Si le vote est positif, inscrivez « motion adoptée ».
    • Si vous ne pouvez pas reproduire avec précision les propositions longues, vous pouvez demander à ce qu'on les présente par écrit . S'il s'agit d'un problème récurrent, demandez à inclure cette exigence dans la procédure officielle pour les propositions dont la teneur dépasse un certain nombre de mots.
    • Si vous avez rédigé l'ordre du jour, vous serez peut-être l'auteur de la motion, tout en étant le secrétaire de la réunion. C'est parfait tant que vous restez objectif, car il n'est pas incompatible d'inclure vos propres actions dans le procès-verbal.
  4. Enregistrez les autres propositions présentées au cours de la réunion. Suivez attentivement les débats, mais ne les consignez pas dans le procès-verbal, sauf instruction contraire ! Lorsqu'une nouvelle motion est présentée, enregistrez les informations pertinentes.
    • N'oubliez pas que chaque proposition devrait inclure les termes de la proposition elle-même, le nom de son auteur et le résultat du vote.
    • Certaines propositions exigent l'appui d'un autre participant avant d'être soumises au vote. Par exemple, si quelqu'un dit : « J'appuie la motion », consignez le nom de cette personne dans le procès-verbal en tant que coauteur de la motion.
    • Si vous ignorez le nom de l'auteur de la proposition ou si vous avez besoin de la réécouter, interrompez la réunion poliment pour poser vos questions. L'enregistrement d'informations exactes est suffisamment important pour justifier cette légère interruption.
    • Si une motion est modifiée, il suffit d'en reprendre le libellé dans vos notes. Il n'est pas nécessaire d'indiquer dans le procès-verbal que la proposition a été amendée, sauf si l'amendement a fait l'objet d'une controverse qui a suscité un long débat.
  5. Écoutez la présentation des rapports et demandez des copies. Chaque fois qu'un rapport, un bulletin d'information ou un document similaire est lu à haute voix, enregistrez le nom du rapport et celui de la personne qui l'a lu ou le nom de la sous-commission qui l'a rédigé. S'il y a une motion jointe, enregistrez-la aussi comme vous le feriez pour toute autre motion.
    • Cependant, il est préférable d'obtenir une copie du document à la fin de la réunion. Présentez une note à l'intervenant ou au président pour obtenir cette copie. Par la suite, vous joindrez une copie de chaque rapport au procès-verbal après sa rédaction.
    • Si la copie n'est pas disponible, notez le lieu où le document original est conservé. Vous aurez peut-être besoin de demander cette information après la réunion.
    • Si un participant fait un rapport oral au lieu de lire un document, rédigez un résumé de sa déclaration. N'entrez pas dans les détails et ne reproduisez pas les paroles de l'orateur.
  6. Notez les actions prises ou attribuées. Cela comprend notamment la vérification de l'exécution des décisions de la réunion précédente et l'affectation des nouvelles actions. Est-ce que quelqu'un a été chargé de rédiger une lettre ? Notez le nom des personnes concernées et les actions qui leur sont attribuées.
    • Selon le degré de formalisme de votre réunion, plusieurs de ces actions peuvent faire partie des propositions. Pour des réunions moins formelles, vous devrez être attentif aux décisions qui n'ont pas été clairement formulées.
    • Indiquez brièvement les motifs d'une décision, le cas échéant.
  7. Enregistrez tous les rappels au règlement et les points de procédure. Chaque fois qu'une objection est formulée à l'encontre d'une procédure, notez l'objection entière et le principe sur lequel elle s'appuie, ainsi que la décision complète rendue par le président.
    • N'oubliez pas d'inclure les références au code de procédure, que vous appliquiez les statuts ou le protocole de l'organisation.
  8. N'inscrivez les résumés des discussions qu'à la suite d'une demande clairement formulée. Officiellement, un procès-verbal reflète ce qui a été fait et non ce qui a été dit . Toutefois, vous devez tenir compte des exigences particulières de votre organisation.
    • En prenant vos notes, efforcez-vous d'être objectif, quelles que soient les circonstances. Inscrivez des points concrets et non des sentiments. Réduisez au minimum l'emploi des adjectifs et des adverbes. Votre objectif est de rédiger un document sec, factuel et parfois insipide ! 
    • La synthèse des discussions ne doit pas être nominative. Donc, éviter de citer les noms des intervenants dans les débats. Cela est particulièrement important, lorsqu'au cours d'un débat animé, un orateur indélicat pourrait heurter la sensibilité de certains.
  9. Clôturez à la fin de la réunion. Notez l'heure à laquelle la séance est levée. N'oubliez pas de ramasser toutes les copies des rapports ou de rappeler aux intéressés de vous les envoyer.
    • Passez en revue vos notes pour vérifier que tout est clair et que vous n'avez rien oublié. C'est le moment de poser vos questions avant le départ des participants.

Rédiger le procès-verbal

  1. Commencez votre rédaction dès que possible. Il est préférable d'écrire le procès-verbal immédiatement après la réunion, tant que les évènements sont encore frais dans votre mémoire.
  2. Utilisez un ordinateur pour taper vos notes de réunion. Vous avez peut-être déjà fait cela, si vous avez pris vos notes sur un ordinateur portatif pendant la séance. Sauvegardez vos notes et commencez un nouveau document. Vous pourrez ainsi les comparer au procès-verbal en les plaçant côte à côte.
  3. Présentez clairement vos notes en paragraphes. Chaque nouvelle motion, nouvelle décision ou nouveau rappel au règlement devrait être traité dans un paragraphe indépendant. Pendant l'opération, vérifier que :
    • vous avez respecté les règles d'orthographe et de grammaire, quitte à utiliser un correcteur d'orthographe si nécessaire,
    • vous avez employé le même temps dans l'ensemble du texte, soit le passé ou le présent, mais sans jamais basculer d'un temps à un autre dans le même document,
    • vous êtes objectif, autrement dit votre opinion ne doit jamais apparaitre dans le procès-verbal, car vous essayez de créer un document objectif qui destiné à tout le monde,
    • vous avez employé un vocabulaire simple et précis et remplacé les termes vagues par des mots appropriés tout en évitant l'usage des expressions fleuries,
    • vous n'avez mentionné que les actions prises et non les débats, sauf si vous avez été invité à les consigner, car vous devriez vous concentrer sur ce qui a été fait et non sur ce qui a été dit,
    • vous avez numéroté les pages pour plus de clarté.
  4. Distribuez une copie du projet de votre procès verbal aux membres. Envoyez une copie à chaque membre en utilisant les coordonnées inscrites sur la feuille de présence. Si vous n'avez pas les informations de contact, l'animateur de la réunion devrait être en mesure de vous les communiquer.
  5. Faites approuver le procès-verbal de la réunion. Il peut vous être demandé de le lire à haute voix lors de la réunion suivante et de le soumettre pour approbation. Si la motion est adoptée, notez que le procès-verbal a été adopté.
    • Si le procès-verbal est amendé avant son approbation, procédez aux changements et notez à la fin du document qu'il a été modifié, sans décrire les modifications apportées.
    • Si une proposition d'amendement est faite après l'approbation du procès-verbal, inscrivez la teneur exacte de la proposition et la décision concernant son adoption ou son rejet.

Utiliser les modèles de procès-verbaux de réunion

  1. Visitez un site qui propose des modèles de procès-verbaux de réunion. Ces modèles vous permettront d'économiser du temps et d'éviter les erreurs.
  2. Prenez le temps pour passer vos sites en revue. Utilisez les possibilités offertes par chacun d'eux pour trouver le modèle qui vous convient.
    • Si vous avez besoin d'un type de modèle particulier, par exemple un modèle courant ou standard, faites votre recherche et téléchargez le modèle choisi en cliquant sur le bouton « télécharger » ou le bouton « utiliser un modèle ». Assurez-vous de le sauvegarder dans un endroit facile à trouver pour ne pas le perdre.
  3. Accédez au fichier. Maintenant que vous avez terminé le téléchargement, décompressez le fichier et ouvrez-le dans « Microsoft Word » ou « Excel ». Utilisez la dernière version de « Microsoft Word » pour plus de facilité et une meilleure qualité. La tenue à jour du logiciel vous facilitera les choses tout en vous permettant d'utiliser de nouvelles fonctionnalités.
  4. Ajoutez le logo de votre société et le symbole du copyright dans l'entête. Supprimez l'exemple de logo proposé dans le modèle et veillez à lire les conditions d'utilisation du site de téléchargement. Vous n'avez pas envie de vous retrouver en face de problèmes juridiques, n'est-ce pas ?
  5. Modifiez le titre. Dans la zone réservée au titre, mettez en surbrillance les mots « titre réunion » et entrez le titre réel de votre procès-verbal.
  6. Changez la présentation du document (facultatif). Pour rendre votre modèle plus attrayant, vous pourrez en modifier les couleurs ou choisir un autre thème. C'est simple : trouvez l'onglet « mise en page » et cliquez sur la section « couleurs et thèmes ». Ainsi, vous pourrez modifier l'apparence de votre modèle et même choisir des couleurs qui se marient à celles du logo de votre société.
  7. Inscrivez les sous-titres des sections. Il devrait y avoir plusieurs champs que vous pourrez remplir. Il se pourrait que vous ayez besoin d'un nombre plus élevé de champs ou que vous préfériez changer le texte. Personnalisez-les en fonction de vos besoins.
  8. Sauvegardez le modèle sur votre ordinateur portable. Ainsi, vous pourrez l'utiliser en cours de séance pour rédiger votre procès-verbal. Si vous continuez à utiliser « Microsoft Office », les choses iront plus vite et plus facilement et vous serez en mesure de suivre la réunion avec plus d'organisation et de précision qu'auparavant. Alternativement, vous pouvez imprimer votre modèle pour prendre des notes manuscrites, mais veillez à prévoir des espaces suffisants pour inscrire les informations nécessaires.
  9. Vérifiez votre modèle. Félicitations ! Votre modèle de procès-verbal est terminé. Votre productivité et votre précision devraient s'améliorer d'une manière exponentielle, maintenant que vous avez un modèle à suivre, qui vous aide à organiser vos idées. Comme pour tout projet, passez en revue les détails de votre modèle pour relever les éléments imprécis ou manquants. Dès que tout est en ordre, vous pourrez l'utiliser lors de vos prochaines réunions.

Conseils

  • Rédigez votre procès-verbal immédiatement après la réunion. Il vaut mieux le faire tant que les évènements sont encore frais dans votre mémoire. Il est également important d'envoyer aux participants, dès que possible après la réunion, une copie des actions qui leur ont été attribuées.
  • Asseyez-vous le plus près possible du président de la réunion. Ainsi vous entendrez tout et vous pourrez demander des précisions sans être obligé d'élever votre voix.
  • Demandez aux participants d'écrire leurs propositions. Cela vous évitera de les noter séance tenante.
  • Conservez le procès-verbal dans un endroit sûr.
  • N'hésitez pas à interrompre le déroulement de la réunion pour demander des précisions.
  • Les procès-verbaux sont des documents très importants. Ils sont archivés et servent de référence pendant de nombreuses années. Si, par exemple, il s'agit d'une question juridique, la réputation de quelqu'un pourrait en dépendre.
  • Lisez certaines parties de votre code des procédures , en particulier la section relative au secrétaire.
  • Notez les choses au fur et à mesure qu'elles se présentent. Si le même point est évoqué à deux reprises, ne groupez pas les paragraphes y afférents.

Avertissements

  • N'inscrivez pas trop de détails dans un procès-verbal. Même si vous avez été invité à enregistrer les débats, soyez aussi bref et précis que possible. Limitez-vous aux principaux points soulevés, autrement vous serez submergé et vous remplirez le procès-verbal avec des détails inutiles.
  • Un procès-verbal ne doit pas contenir les sentiments et les interprétations personnelles du rédacteur.
  • Si une partie de la réunion relève du secret professionnel, passez-la sous silence . Notez simplement que selon le conseiller, « la question est couverte par le secret professionnel et que le débat n'a pas été consigné. » 
  • Si vous êtes invité à prendre note d'une discussion confidentielle, par exemple entre un avocat et son client, faites un procès-verbal à part et classez-le dans un endroit différent de celui des procès-verbaux normaux. Apposez le cachet confidentiel sur ce procès-verbal et indiquez clairement la liste des personnes qui sont autorisées à le consulter.
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