Comment rédiger une invitation officielle

L'invitation est un aspect important dans l'organisation d'un évènement ou d'une activité sociale puisque cela permet d'annoncer la couleur que prendra l'évènement en général et permet de déterminer également le nombre exact d'invités qui seront de la partie. Au-delà du nombre d'invités prévu, l'invitation avec la mention RSVP permettra de savoir le nombre de personnes qui sont certaines de prendre part à l'évènement afin que les dispositions nécessaires soient prises pour ce qui concerne les moyens d'assise, le choix d'aliments et du service. Apprendre à rédiger une invitation officielle en respectant des formats et des règles spécifiques permettra à vous et à vos invités d'être bien informés sur l'évènement.

Rédiger une invitation officielle

  1. Placez le logo ou l'insigne de l'organisation ou de l'hôte à la partie supérieure de la carte d'invitation.
  2. Écrivez intégralement le nom de l'hôte sans y mettre des formules d'appellation telles que (Dr./M./Mme.), sauf en cas de titre officiel.
    • Les noms complets des hôtes doivent être utilisés si l'évènement est organisé par deux ou plusieurs personnes. Listez les titres de l'hôte sur une ligne en dessous de son nom et mettez-y premièrement le nom de l'hôte principal. Une exception à cette règle s'applique quand c'est un président et son épouse qui organisent l'évènement, où le titre Président précède le nom de l'hôte. Dans ce cas, aucune ligne de titre n'est requise.
  3. Transmettez l'invitation. Vous avez la possibilité de choisir des formules soutenues telles que Votre présence est sollicitée ou un verbiage moins soutenu tel que Vous êtes cordialement invité à prendre part à.
  4. Renseignez les gens sur l'évènement. Par exemple, parlez d'un petit déjeuner, d'une cérémonie de remise de prix ou d'une réception.
  5. Mentionnez le but de l'évènement. Par exemple, à l'honneur de…
  6. Donnez la date de l'évènement. En fonction de la manière dont vous voulez que l'invitation soit officielle, vous pouvez écrire intégralement la date comme suit le jeudi 11 mai ou maintenir la forme courte telle que jeudi 11 mai. La façon la plus soutenue de rédiger votre invitation est d'écrire la date intégralement.
  7. Écrivez entièrement l'heure de l'évènement. Utilisez des termes tels que dans la matinée ou dans la soirée si ceci n'avait pas été déjà précisé clairement dans l'objectif de l'évènement. Par exemple, si un évènement doit se tenir à 20 h, vous écrirez à 8 h du soir. S'il s'agit d'un petit déjeuner ou d'un diner, il ne sera pas nécessaire d'accompagner les heures d'autres expressions telles du matin ou du soir.
  8. Précisez le lieu de l'évènement et l'adresse de la rue où il se tiendra.
  9. Donnez des instructions particulières s'il y a lieu. Par exemple, si vous devez inclure l'itinéraire du lieu de l'évènement, mettez itinéraire ci-joint.
  10. Mettez-y vos informations de réservation. Le sigle RSVP vient de l'expression française répondez, s'il vous plait. Ceci est destiné aux soirées et aux évènements où vous êtes tenu de savoir le nombre d'invités pour faire les arrangements possibles en ce qui concerne le siège, le repas et bien d'autres choses nécessaires. Si vous devez inclure une carte de réponse, remplacez le numéro de téléphone et le nom par carte de réponse ci-joint. Mentionnez sur la carte la date limite de réponse, ce qui est soit à une date que vous avez fixée ou généralement deux semaines avant la tenue de l'évènement. Vous pouvez y inclure une enveloppe d'adresse personnelle timbrée en plus de la carte de réponse pour faciliter la tâche aux invités de vous la renvoyer par la poste. La carte de réponse peut aussi exiger des renseignements tels que la préférence de repas ou de siège. La carte de réponse doit être imprimée en suivant le même style que celui de la carte d'invitation. Si la réponse par courriel est permise, il n'est donc plus nécessaire que les invités renvoient la carte de réponse par la poste.
    • Pour les invitations qui ne contiennent pas de cartes de réponse, écrivez le numéro de téléphone et le nom de la personne qui se chargera des réponses. Ne mentionnez pas une date butoir de réponse.

Conseils

  • Faites l'effort de rendre votre invitation plus officielle en lui donnant une forme spéciale.
  • Évitez l'usage des abréviations lors de la rédaction d'une invitation officielle.
  • Précisez dans l'invitation si les invités doivent ou non venir avec d'autres personnes.
  • N'insérez pas le code postal dans l'adresse écrite sur l'invitation.
  • Généralement, selon les normes sociales, il n'est pas convenable d'inclure le lieu où vous recevrez les cadeaux lorsque vous rédigez une invitation de mariage.
  • Selon la tradition, une invitation doit être envoyée deux mois avant l'évènement.
  • Vous pouvez rendre votre invitation plus courte en écrivant les choses de façon compréhensible et claire.
  • Vous n'avez pas besoin de placer une quelconque ponctuation à la fin de chaque ligne.
  • N'importe qui, que ce soit un enfant, un couple ou toute personne âgée de plus de 16 ans doit recevoir son invitation propre à elle.
  • Une invitation électronique doit respecter le même style d'expression et voir la même étiquette que celle qui est écrite.
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