Comment acheter un photocopieur

Chaque bureau a besoin d'un photocopieur et généralement il faut avoir une belle somme d'argent pour en acquérir un. Menez une recherche approfondie et lisez attentivement les termes du contrat de location et des accords de service avant de signer. Le photocopieur le plus cher ou même de qualité meilleure n'est pas nécessairement le choix le mieux adapté pour votre bureau.

Choisir un modèle

  1. Achetez un modèle de bureau adapté s'il s'agit de bureaux à domicile. Si vous voulez vous procurer un photocopieur pour la maison ou pour un service qui ne requiert pas plus de 700 copies par mois, achetez un modèle de bureau. Ces types de modèles sont moins chers et plus simples qu'une grosse machine. Le reste des informations contenues dans cet article est centré sur les besoins adaptés aux bureaux plus larges.
    • Un photocopieur avec imprimante et scanner laser intégrés coute généralement entre 150 euros (en noir et blanc uniquement) et 500 euros (plus performant, en couleur).
    • Les photocopieurs à jet d'encre peuvent couter la somme modique de 60 euros, même les photocopieurs couleur. Toutefois, ils peuvent couter deux ou trois fois plus s'ils fonctionnent avec laser. Dans ce cas, attendez-vous à un cout de 20 euros par page blanc noir.
  2. Prenez connaissance des notions de base. Bien qu'il y ait encore sur le marché un nombre restreint de modèles de photocopieurs, l'on peut trouver sans difficulté, un modèle adapté à chaque type de service.
    • Les photocopieurs laser sont plus rapides et moins chers et peuvent d'utiliser pendant une longue période. Les photocopieurs à jet d'encre ne sont pas recommandés pour les grandes entreprises.
    • Les photocopieurs numériques sont, de loin, plus pratiques et plus usuels que les vieux photocopieurs analogues.
    • Les photocopieurs couleur sont considérablement plus chers et tombent plus souvent en panne que les photocopieurs blanc noir. Si vous avez besoin d'une impression en couleur, par moments, achetez donc le photocopieur hybride.
  3. Cherchez une machine à fonctions multiples. Presque tous les photocopieurs modernes ont également une fonction imprimante intégrée et certains même intègrent un scanner ou un fax. Évaluez les pour et les contres de l'utilisation d'une « machine à fonctions multiples » qui intègre toutes ces fonctions par rapport à l'utilisation d'un simple photocopieur et un scanner, une imprimante et un fax externes.
    • Il est typiquement moins couteux de se procurer une machine tout-en-un regroupant plusieurs fonctions que de se procurer différentes machines, assumant des fonctions différentes.
    • L’utilisation de machines différentes permet de réduire l'impact que peut causer un fonctionnement défectueux.
    • Les grands services doivent utiliser des machines multiples, afin d'éviter de perdre du temps sur une seule machine si elle est défectueuse.
  4. Estimez un volume suffisant de copies que vous pouvez produire par mois. Le fait d'adapter le photocopieur à vos besoins vous permettra d'économiser de l'argent, d'éviter les retards et même de réduire la fréquence des fonctionnements défectueux. Effectuez cette étape vitale en procédant comme suit.
    • Référez-vous à votre record de production de copies, de préférence pour la période des 6 aux 12 derniers mois. Si vous n'avez pas produit de copie au cours de ce délai, demandez à votre service de photocopie actuel de vous produire les copies des factures précédentes, présentant le nombre de copies produites.
    • Déterminez la moyenne de copies produites mensuellement.
    • Multipliez cette moyenne par 1,2 par mesure de sécurité ou par 1,5 si vous êtes certain de votre estimation. Cela vous permet d'éviter de vous retrouver avec une augmentation inattendue et d'éviter les publicités mensongères. Cherchez un photocopieur qui peut produire un volume mensuel légèrement plus élevé que celui que vous avez estimé.
  5. Vérifiez la vitesse de production du photocopieur. Examinez la vitesse d'impression, mais ne concluez pas que le plus rapide est forcément le meilleur. Les photocopieurs qui sont lents dans leur fonctionnement ont tendance à être les plus défectueux. Cherchez un équilibre entre la vitesse de production et l'état du photocopieur en suivant les instructions d'estimation suivantes.
    • 11 à 20 copies par minute (« Segment 1 ») : recommandé pour les bureaux de maison ou les très petits bureaux.
    • 21 à 30 copies par minute (S2) : recommandé pour la plupart des petits services ayant une production maximale de 6 000 copies par mois. Notez que cette « faible » vitesse représente une production d'une page toutes les deux ou trois secondes.
    • 31 à 44 copies par minute (S3) : recommandé pour les petits et moyens services (jusqu'à 12 000 copies par mois). Utilisez ce segment ou plus encore si vous avez besoin de brancher le photocopieur au réseau internet du service.
    • 45–69 copies par minute(S4) : pour les moyens et grands services. Généralement, ce segment est uniquement utilisé dans les cabinets juridiques, les cabinets comptables et d'autres services qui nécessitent une production maximale de copies et un usage conséquent, constant.
    • 70–90 ppm (S5) : pour les services qui ont des besoins extrêmes en production de copies ou qui ont besoin de louer temporairement du matériel de tirage de copies.
  6. Informez-vous sur les finisseurs. La plupart des copieurs trient automatiquement les documents de plusieurs pages. Certains photocopieurs peuvent intégrer des fonctions supplémentaires ou un finisseur supplémentaire. Vérifiez les détails suivants.
    • Le nombre de bacs (combien de documents différents il peut faire sortir à la fois)
    • La capacité de chaque bac (combien de nouvelles copies chaque bac peut-il stocker ?)
    • La machine peut-elle agrafer ou perforer automatiquement les documents ? Ce détail serait très vital pour les services qui ont une production élevée de documents à pages multiples.
  7. Achevez vos recherches. Avant de prendre votre décision finale, vérifiez les détails suivants.
    • Le photocopieur supporte-t-il l'impression recto verso (la capacité à imprimer sur les deux pages d'une copie). ?
    • Combien de fois le photocopieur peut-il réduire ou élargir un document ?
    • Si vous utilisez des papiers aux dimensions non standards, est-ce que le photocopieur peut les supporter ?
    • La plupart des photocopieurs couleurs de haute qualité intègrent le Raster Image Processor (RIP). Si le vôtre n'en possède pas, vous allez devoir acheter un RIP externe.
    • Quelle est la durée d'impression de la première copie (la durée nécessaire pour faire sortir la première copie) ? Si votre service produit d'habitude juste une seule copie, ce détail s'avère important.

Accord d'achat et de service

  1. Louez un copieur pour un usage à court terme. Les termes des contrats de location sont simples : vous payez une certaine somme d'argent chaque mois, puis vous retournez le copieur une fois que vous avez fini de l'utiliser. Cette option n'est pas la plus avantageuse en termes de dépenses, donc elle est typiquement adaptée aux entreprises qui sont confrontées à une hausse soudaine des besoins en production de copies de documents.
    • Évitez les contrats de location complexes qui engagent des charges supplémentaires. Vous devrez essayer de trouver un service qui propose un tarif forfaitaire et qui est sans complications.
  2. Achetez carrément le copieur au cas où le cout est abordable. Pour cela, il vous faut investir suffisamment d'argent possible pour l'achat. Ainsi vous pourrez être sûr de pouvoir utiliser ce copieur pour une période de plus de deux années. Si vous disposez des fonds nécessaires, il y a deux avantages à employer cette tactique.
    • Vous pourriez être capable d'amortir votre dépense en une année fiscale, ce qui vous permettra d'avoir un avantage financier à court terme. Consultez un fiscaliste.
    • Vous ne vous retrouverez pas coincé par un contrat de location, ce qui vous permettra d'économiser un peu d'argent au cas où vous voudrez plus tard changer les copieurs.
  3. Entreprenez d'acheter un copieur déjà utilisé. Un copieur déjà utilisé coute généralement environ 1/5e du prix d'un nouveau copieur. Au cas où vous lancez nouvellement une affaire et que vous n'avez aucune idée du volume de copies que vous aurez à produire, le meilleur moyen de minimiser les risques serait d'acheter un copieur déjà utilisé. Demandez à savoir le nombre d'exemplaires de documents ou de copies déjà produits par le copieur. Un copieur de haute qualité avec une production de plus de 45 pages par minute serait approprié pour un objectif de 15 à 20 millions de copies. Un copieur plus lent, plus vieux et de qualité moins élevée ne pourra pas excéder une production maximale de 1 à 5 millions de copies.
  4. Lisez attentivement les termes de l'accord de location. La location constitue une limite commune entre l'achat et la rente. Vous payez un tarif mensuel afin de pouvoir utiliser le copieur pendant une à deux années. À la fin de cette période, vous pouvez décider de l'acheter pour de bon. Il est très difficile de résilier un contrat de rente une fois signé, lisez donc rigoureusement les termes de l'accord.
    • Le contrat de crédit-bail à Juste Valeur Marchande (JVM) coute généralement d'environ 100 à 650 euros par mois, en fonction de la qualité des copieurs. Une fois que la période de rente est écoulée, la banque définit un prix d'achat du copieur basé sur la valeur marchande en cours.
    • Le concept d'achat après bail à 1 dollar vous permet d'acheter le copieur à 1 dollar américain à la fin du contrat de bail. Ceci constitue essentiellement un paiement par tranches, avec des taux mensuels plus élevés.
    • Au cas où vous venez de lancer votre entreprise, le propriétaire devra signer une caution personnelle. Cela signifie que le propriétaire aura à payer les frais du crédit-bail de sa propre poche s'il arrive que l'entreprise se retrouve dans l'incapacité de le faire.
  5. Signez un accord de prestation de service à part. Pour pouvoir économiser de l'argent, gardez-vous de vous engager dans un contrat d'ensemble intégrant le contrat de crédit-bail et le contrat lié aux services offerts. Louez plutôt une société différente qualifiée pour stocker et réparer votre copieur. Examinez les détails suivants dans le contrat de prestation de service.
    • Évaluez le cout du service par copie. Multipliez ce cout par le volume de copies que vous produisez mensuellement afin de déterminer le cout mensuel total.
    • Définissez un cout mensuel minimum. Durant les mois difficiles, vous pourrez finir par payer ce cout au lieu de payer le service par copie. Estimez les frais additionnels en vous basant sur le volume de copies produites pendant les 12 derniers mois de travail.
    • L’idéal serait de fixer un délai de réponse de 4 heures maximum aux besoins de dépannage urgents.
    • Si votre bureau opère en dehors des heures de travail normales, veillez à ce que les services de dépannage d'urgence se fassent pendant ces heures.

Conseils

  • Achetez chez les sociétés bien implantées et de confiance. Recueillez les témoignages et avis donnés par les tiers si possible.
  • Demandez au personnel informatique de sécuriser le système de connexion au réseau de l'imprimante et de bloquer les accès non autorisés.
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