Comment accumuler des dépenses

Les charges à payer d’une entreprise désignent généralement les dépenses qu’elle a encouru (mais qui ne sont pas encore payés). Ces charges sont classées dans le bilan comptable en tant que passifs à court terme. Le fait d’apprendre à reconnaitre et à enregistrer les charges à payer nécessite une compréhension approfondie des principes comptables sous-jacents, mais la procédure en elle-même est plutôt simple.

Connaitre les charges à payer

  1. Comprenez ce qu’est une charge à payer. On parle de charge à payer lorsque l’exercice comptable est sur le point d’être clôturé et qu’il y a des frais et des passifs qui ne sont pas comptabilisés. Un exemple de charge à payer peut être des salaires qui ont été rapportés, mais pas encore déboursés. Les sociétés font face à ces types de charges en ajustant les écritures dans le bilan général.
  2. Comprenez la raison pour laquelle vous devez accumuler des dépenses. La méthode de la comptabilité d’engagement stipule que vous devez enregistrer les dépenses et les revenus de la période au cours de laquelle ces derniers sont accumulés et non le moment où l’argent a été payé ou reçu. Cette procédure relative aux dépenses est appelée le principe de rapprochement.
    • Le principe de rapprochement veut que les comptables enregistrent les dépenses dans la période où elles ont été encourues et qu’elles soient déduites de leurs revenus.
    • Ce principe implique que vous ne pouvez pas toujours attendre jusqu’à ce que l’argent change de main pour enregistrer une dépense. Supposons qu’une entreprise dispose tous les deux semaines d’une masse salariale de 10 000 €, mais que la période de paie courante est répartie équitablement entre deux exercices comptables. Cela veut dire que la moitié des salaires ont été payée à la fin de la période comptable courante. Vous avez l’obligation d’enregistrer la moitié de la masse salariale (5 000 €) au cours de l’exercice comptable courante même si les payes des employés ne seront pas enregistrées jusqu’aux prochains exercices comptables.
  3. Déterminez les dépenses qui ont besoin d’être accumulées. En suivant ces principes, toutes les dépenses encourues qui ne sont pas encore payées doivent être accumulées dans le bilan comptable. Les dépenses les plus fréquentes incluent :
    • les salaires à payer
    • les intérêts cumulés
    • les impôts en droits constatés

Enregistrer les charges à payer

  1. Calculez le montant des charges au prorata. Lorsque vous parvenez à déterminer les charges à payer, vous êtes tenu de calculer au prorata le montant d’une portion des dépenses totales qui entre dans l’exercice comptable courant. Lorsque les comptes d’exercice et le montant total des accumulations ont été déterminés, vous pouvez à présent les enregistrer dans le journal comptable.
    • Dans l’exemple précédemment utilisé, la moitié de la masse salariale est enregistrée parce qu’elle entre dans la période de rapport.
  2. Passez une écriture d’ajustement adéquate. Accumuler des dépenses implique le fait d’enregistrer une écriture d’ajustement dans le journal comptable. L’ajustement des écritures se fait à la fin de l’exercice comptable et affecte un compte du bilan (celui des passifs imputables) et un compte des résultats (celui des dépenses).
    • L’écriture d’ajustement doit être passée comme ceci : débitez le compte des charges adéquat et créditez le compte à payer approprié. Souvenez-vous que les débits accroissent les comptes des dépenses tandis que les crédits gonflent les comptes des passifs.
    • En vous servant de l’exemple précédent, vous devez débiter le compte de dépenses de la masse salariale de 5 000 € et créditer aussi celui des salaires à payer de 5 000 €. Souvenez-vous qu’étant donné qu’il s’agit d’un compte créditeur, vous aurez à créditer une charge.
    • Vous minimisez les charges et exagérez les revenus en omettant de passer les écritures d’ajustement au cours de l’exercice comptable adéquat.
  3. Inversez l’écriture au cours du prochain exercice comptable. La facture de l’accumulation arrivera en fin de compte et sera traitée dans le cours normal des activités. De cette façon, pour éviter que les dépenses soient doublement comptées, les entrées de comptabilité doivent être inversées au cours du prochain exercice comptable.
    • La majorité des progiciels de comptabilités donnent la possibilité à l’utilisateur de définir la date d’inversement d’une écriture d’ajustement. Toutefois, vous avez également la possibilité de faire l’ajustement de façon manuelle.

Conseils

  • Bien que la comptabilité d’exercice fonctionne en suivant les mêmes principes dans divers pays, le véritable processus qu’il faut pour enregistrer les charges à payer varie selon les normes de rapport de chaque pays. Les exemples qui ont précédemment été utilisés sont conformes aux Principes Comptables Généralement Reconnus (PCGR).
  • Les charges à payer sont parfois d’un montant négligeable à savoir les factures d’électricité, les primes d’assurances mensuels ou les frais d’abonnement. Vous devez équilibrer les avantages informatifs qui découlent du fait d’enregistrer une accumulation avec le travail supplémentaire que nécessite son calcul et son écriture de régulation. Si le temps nécessaire pour calculer l’accumulation emporte sur l’utilité de l’information, vous pouvez dans ce cas omettre de plus petites charges.
  • Afin d’obtenir une précision dans le traitement des charges à payer, vous devez attribuer des numéros de compte similaires aux comptes des frais encourus et à ceux des dépenses associées. Par exemple, supposons que tous les comptes de charges à payer d’une entreprise commencent par 2 et ceux des dépenses commencent par 4 . Cette société devra donc attribuer le numéro 40121 à son compte des dépenses salariales et le numéro 20121 à son compte des salaires accumulés. Cela vous évitera des erreurs de saisie lors du traitement et de l’inversion des charges à payer.

Éléments nécessaires

  • Un logiciel de comptabilité
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