Comment analyser une procédure d’entreprise

Une procédure d’entreprise est un système utilisé par une société pour atteindre ses objectifs. Ce processus peut aussi être défini comme étant des mesures prises par une société pour générer une plus-value pour ses clients. Les gestionnaires analysent les procédures d’entreprise pour évaluer le bon fonctionnement du système. Le gestionnaire analyse en premier lieu l’état actuel des choses. Après cela, la direction peut se prononcer sur des changements afin d’améliorer les opérations actuelles. Une amélioration du processus peut aider une entreprise à gagner du temps, réduire les coûts, ou créer des produits qui sont plus adaptés à la clientèle.

Déterminer la procédure de création d’une procédure d’entreprise

  1. Définissez votre opération commerciale. Une procédure d’entreprise correspond aux activités réalisées quotidiennement par les employés d’une société pour atteindre ses objectifs organisationnels. Cette opération reflète les actions de la société pour atteindre certains objectifs et doit inclure l’ensemble des variations ou des exceptions au processus. Pour comprendre comment analyser votre méthode commerciale, vous devriez tenir compte de la méthodologie de création d’une procédure d’entreprise.
    • Considérez l’ampleur de la tâche. Supposons que vous êtes en train d’améliorer le système d’envoi de factures aux clients. L'ampleur de cette tâche se réfère à l’importance de la tâche à accomplir. Dans le cas présent, supposons que sa portée s’étend sur toutes les factures qui doivent être envoyées aux clients. Vous estimez que vous enverrez en moyenne 200 factures aux clients.
    • Déterminez les résultats souhaités. Pensez à ce que vous voulez atteindre comme résultat avec ce processus. Dans le cas présent, vous voulez que chaque facture soit effectivement envoyée à chaque client dès la livraison des produits. Vous recevrez une copie physique de la facture lors de l'expédition de la commande. Vous pourrez également envoyer de façon électronique une facture à chaque client.
    • Précisons que ces procédés spécifiques existent également dans le processus. Plus le processus est spécifique, mieux vous pourrez l’analyser et l’améliorer.
    • Recueillez des informations sur les opérations commerciales. Vous pouvez documenter le processus en tant que mesures à prendre pour créer un organigramme. Une telle opération est souvent traitée par plusieurs départements dans les grandes organisations. Par exemple, le processus de facturation devra être traité par le service de facturation et le service comptable.
    • Définissez les départements ou les fonctions des différentes entités dans le cadre du processus, ainsi que les entrées et les sorties. Par exemple, avant d’opérer le paiement des salaires, vous pouvez essayer de connaitre votre productivité qui peut être déterminée par le nombre de personnes ayant travaillé et le nombre d'heures de travail, vous assurer que le service des ressources humaines a déduit les taux de salaires et de réanimations, et ainsi de suite.
    • Notez toutes exceptions au processus. Presque toutes les procédures commerciales comportent des exceptions et des variations. Par exemple, vous pouvez avoir certains clients qui bénéficient de grandes réductions. Ces clients commandent généralement des produits en grandes quantités. Offrir d’importantes réductions amène l’unité de facturation à éviter les rabais qui sont déjà calculés dans le logiciel de facturation dont vous disposez. Les plus grandes réductions doivent être saisies manuellement afin d’obtenir des factures plus précises.
  2. Faites une description complète du processus. Documentez votre opération commerciale et réfléchissez au type de processus que vous avez créé. Le fait de classer chaque opération par types peut vous aider à analyser le processus et y apporter des améliorations. Si vous avez deux procédures identiques, les améliorations peuvent également l’être. Une procédure en particulier peut être un processus d’opération, de soutien ou de gestion.
    • Les processus opérationnels correspondent aux tâches quotidiennes que vous réalisez pour fournir des produits ou des services aux clients. Le processus de facturation à l’attention de votre clientèle peut être considéré comme un processus opérationnel. Il est important d'envoyer des factures plus précises aux clients afin de percevoir les paiements dès que possible.
    • Le processus de soutien veille à l’appui des activités de votre entreprise. Le département des ressources humaines en est un parfait exemple. Le personnel apporte son soutien au chef du service de facturation en menant des entretiens et en embauchant de nouveaux employés. Même si ce personnel n’est pas directement relié à la clientèle, il apporte d’une manière ou d’une autre son appui aux opérations des différents départements.
    • Chaque organisation exige que ses dirigeants contrôlent l’ensemble de la direction de l'entreprise. Le processus d’élaboration et de mise en œuvre du budget est un aspect de la procédure de gestion. Toutes les entreprises devraient avoir un processus de budgétisation bien formel. Cette démarche devrait amener la direction à discuter du budget de l'entreprise avec le chef de la direction financière.
  3. Recherchez des signes d'inefficacité au processus. Analysez votre opération commerciale afin de détecter des failles du processus. Une procédure d’entreprise comporte des entrées et des sorties. La main d’œuvre, l’énergie, les matériaux et les biens d'équipement sont considérés comme des entrées. Il s’agit d’un actif qui est utilisé pour générer des revenus et des profits. En revanche, les sorties regroupent les produits ou les services physiques. Les entrées font partie du processus et permettent de générer des sorties. Vous devez effectuer une analyse pour rechercher des signes d'inefficacité au processus.
    • Votre opération commerciale doit exploiter efficacement des entrées pour générer des sorties. Supposons que vous gérez une chaîne dans les ateliers de réparation automobile. Les ouvriers, le matériel et les pièces de rechange représentent vos entrées. Réparer le véhicule d’un client représentera votre sortie.
    • Tout le temps consacré à la réparation ou les retards que vous avez accumulés sur d’importants travaux sont une indication de l’inefficacité de votre processus. Ce problème pourrait s’expliquer par le fait que vous acceptiez trop de réparations dans une période assez rapprochée.
    • Si le coût de vos pièces de rechange est beaucoup plus élevé que ce que vous avez prévu, il s’agit là d’une autre indication de l’inefficacité de votre processus. Plus particulièrement, vous pouvez avoir un problème avec votre service d’achat, ou avec vos vendeurs de pièces de rechange.
    • Selon les problèmes que vous identifiez, ciblez les opérations qui doivent connaitre une amélioration. Si vous avez besoin d’établir des priorités entre plusieurs processus, sélectionnez celui qui a le plus grand impact sur votre entreprise. Par exemple, vous pouvez essayer de réduire en premier lieu les temps d’attente. Les longues files d’attente peuvent vous faire perdre de la clientèle. Faites de cela votre priorité principale.

Analyser sa procédure d’entreprise

  1. Discutez avec le personnel essentiel de l'entreprise. Si vous avez défini un processus pour améliorer vos activités, discutez-en avec les responsables de l’entreprise pour la mise en œuvre. Prenez le temps d'interviewer les principaux participants, et demandez-leur de déterminer si des améliorations peuvent y être apportées .
    • Cherchez à connaitre les actions de votre personnel ainsi que la raison.
    • Déterminez les entrées requises pour effectuer chaque tâche ainsi que les secteurs dans lesquels vous pouvez obtenir chaque élément. Si l'entreprise fabrique des jeans faits en toile denim, vous devez connaitre le fournisseur de ces tissus de coton sergé ainsi que la fréquence de livraison des matières premières.
    • Identifiez les réalisations pour chaque tâche, ainsi que le personnel concerné. Si vous êtes le propriétaire ou le gérant d’un garage, le personnel de l'atelier devrait documenter le travail effectué. Le personnel qui s’occupe de la réparation doit faire parvenir ces renseignements au service de facturation, ce qui aidera ce département à envoyer les factures aux clients.
    • Demandez des conseils afin de résoudre les inefficiences du processus que découvre votre personnel.
  2. Organisez des séances de brainstorming. Faites une séance de réflexion pour apporter des améliorations à votre processus. De nombreux procédés impliquent plus d'un département d’une entreprise. Les séances de groupe permettront d’identifier des inefficacités qui pourraient affecter plus d'un service. Ces sessions peuvent également valider les renseignements obtenus lors des interviews individuelles avec les participants .
    • Faites un résumé des informations reçues et communiquez-les aux participants. Cette étape devrait prendre en considération les participants qui ont été interviewés et ceux qui n’ont pas été interrogés. Cherchez à obtenir les réactions de tous les participants. Les commentaires aideront à fournir des indications supplémentaires pour mener votre analyse.
    • Les informations recueillies auprès des participants devraient vous donner une idée claire de la situation, ainsi que des problèmes éventuels.
    • Les discussions avec le personnel serviront de base pour apporter des modifications au processus. Ces modifications peuvent inclure la réduction des coûts, la réduction du temps de cycle du processus, la simplification des procédés, ou l'amélioration du service clientèle.
  3. Créez un organigramme pour chaque opération. L’organigramme peut vous aider à visualiser votre procédure d’entreprise. Vous pouvez utiliser la documentation issue des discussions pour créer votre organigramme. L’organigramme devrait présenter toutes les mesures nécessaires pour mener à bien une opération commerciale spécifique.
    • Il est à noter que les organigrammes ne peuvent présenter que les procédures établies qui devront être suivies par les employés.
    • Les organigrammes peuvent être créés manuellement ou à l’aide d’un logiciel. Les traitements de textes comme Word et les feuilles de calcul dotées d’outils de cartographie peuvent être utilisés pour créer un organigramme. Il existe également des logiciels destinés à créer des organigrammes.
    • L’organigramme est un outil très utile pour visualiser votre procédure d’entreprise. Cet outil permettra d’identifier et de corriger plus facilement les dysfonctionnements au sein de l'entreprise.
    • Une fois que les modifications seront apportées au processus, réexaminez les résultats et déterminez si le processus a permis d’améliorer vos attentes. Si tel n’est pas le cas, analysez à nouveau le processus et essayez d'identifier les domaines qui nécessitent une amélioration. Une telle analyse devrait être une tâche permanente au sein de votre entreprise.
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