Comment élaborer un plan de communication

Un plan de communication est une feuille de route permettant de faire passer votre message à votre audience. Le plan de communication est un outil essentiel du markéting, de la gestion des ressources humaines, de la gestion des affaires d'une entreprise et dans la gestion des relations publiques. Passer du temps à planifier votre approche améliorera votre capacité à atteindre le résultat désiré.

Créer votre propre plan de communication

  1. Maitrisez les objectifs de votre communication. Qu'attendez-vous comme résultats ?
  2. Considérez votre audience. Faites une liste de vos auditeurs potentiels.
  3. Quels sont les avis de ces personnes (auditeurs) sur le problème ou le sujet ? Comment pouvez-vous les découvrir ? Notez tout ce que vous savez ou que vous devez faire pour connaitre les avis des auditeurs.
  4. Définissez vos résultats. Que souhaitez-vous que votre audience SACHE, PENSE ou FASSE suite au message que vous aurez délivré ?
  5. Notez vos messages-clés pour chaque audience. Ils peuvent être les mêmes pour chaque audience ou non selon les audiences. Souvenez-vous des objectifs de votre communication.
  6. Choisissez le moment approprié pour la délivrance du message. Votre agenda peut vous aider à déterminer le moment approprié pour passer l'information.
  7. Choisissez un type de communication. Si vous essayez de sensibiliser votre audience, une communication écrite sera suffisante. Si le message est complexe ou controverse, vous devez planifier une approche plus interactive y compris la communication face à face.
    • Qui délivrera le message ? Comment se fera la préparation ?
    • Quelles sont les ressources nécessaires ?
    • Comment allez-vous activer le feedback ? Comment saurez-vous que votre audience a reçu le message ?
    • Comment saurez-vous que les auditeurs ont compris le message, ont agi en considération ou ont changé grâce au message que vous avez passé ?
    • Quelle assistance accorderez-vous à votre audience par la suite, au cas où elle aurait besoin d'informations supplémentaires ?

Conseils

  • Souvenez-vous que vous communiquez tout le temps - un plan de communication doit être en cohérence avec votre activité habituelle.
  • Vous devez connaitre vos auditeurs. Mieux vous comprenez leurs priorités, préoccupations, problèmes et environnements, plus vous pourrez leur délivrer le message.
  • Pour vous aider à organiser les informations, vous pouvez utiliser un tableau avec les colonnes suivantes : Audience|Résultat|Message|Approche|Calendrier|Délivrance|Mesure/Suivi|Ressource
  • Soyez créatif dans l'abordage de votre audience. Si l'audience se trouve en ligne, communiquez en ligne. Si vos auditeurs travaillent sur le même palier que vous, rassemblez-les et parlez.
  • Maitrisez vos messages.
  • Focalisez-vous sur les désirs de votre audience. Cela vous aidera à identifier et développer vos messages.
  • Soyez vraiment clair dans vos motifs de communication. C'est un facteur très important pour planifier le « qui, comment et quand ».

Avertissements

  • Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, ne bluffez pas - avouez-le et promettez de vous renseigner.
  • N'utilisez pas l'approche « tous azimuts ». Ne communiquez pas tout un tas d'informations dans le but que l'audience comprendra la majeure partie.
  • Soyez franc ouvert et honnête dans vos messages.
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