Come Scrivere una Mail per Chiedere Donazioni

Scrivere in modo efficace una mail per sollecitare donazioni richiede una buona conoscenza della società in cui lavori e dello scopo della raccolta fondi, ma anche uno stile che comunichi l'entusiasmo della tua organizzazione. L’uso delle e-mail per le raccolte fondi sta diventando sempre più frequente, perché costituiscono un mezzo più economico rispetto al telefono o alla posta tradizionale e, soprattutto, più immediato. Usa questi suggerimenti per scrivere una mail per chiedere donazioni.

Scrivere la mail

  1. Fai ricerche sulla tua organizzazione e sui donatori. Nella tua e-mail, parla dettagliatamente dell’organizzazione, dei suoi obiettivi e dei risultati che ha ottenuto. Controlla i trend delle donazioni passate, compresi gli importi e gli obiettivi per cui sono stati donati.
  2. Ringrazia il potenziale donatore all’inizio della mail. Il messaggio di ringraziamento può riferirsi a donazioni passate o all’interesse dimostrato nella tua organizzazione e nei suoi scopi.
  3. Dichiara lo scopo della lettera nel primo paragrafo. Fai sapere al tuo interlocutore che l’organizzazione sta raccogliendo fondi per un determinato obiettivo.
  4. Perora la causa della tua organizzazione nel secondo paragrafo.
    • Esponi gli obiettivi e la mission della tua organizzazione. Traccia una breve storia della società, includendo le tappe fondamentali e come si è sviluppata.
    • Descrivi i risultati e i traguardi raggiunti nel corso degli anni. Includi anche dati statistici per ogni obiettivo raggiunto.
    • Ricorda all'interlocutore i contributi che ha dato alla tua organizzazione. Citare che in passato ha visto in lei un ente in grado di promuovere cause degne di essere sostenute potrebbe spingerlo a donare ancora.
  5. Affronta i dettagli della tua richiesta nel terzo paragrafo.
    • Definisci lo scopo della vostra raccolta fondi. Dovrebbe essere un obiettivo da finanziare, che faccia capire ai potenziali donatori l’importanza del loro contributo.
    • Spiega che il raggiungimento dell’obiettivo porterà a qualcosa di prezioso per l’organizzazione. Per esempio, un’associazione che si occupa di bambini potrebbe raccogliere fondi per costruire o rinnovare un parco giochi. Spiega gli effetti concreti che verranno dal raggiungimento dell’obiettivo.
    • Spiega al tuo interlocutore come muoversi per fare la donazione. Indirizzalo verso un sito web sicuro, attraverso il quale potrà contribuire; dagli un indirizzo dove spedire un assegno o un numero di telefono per donare tramite carta di credito.
  6. Ringrazia il tuo interlocutore per il tempo e la considerazione che ti ha dedicato. Dare una buona impressione è fondamentale per convincerlo a contribuire alla vostra causa. Anche se non potrà donare per questo specifico obiettivo, potrebbe farlo in futuro, quindi è molto importante fargli sapere che hai apprezzato il tempo che ti ha dedicato.

Consigli

  • Controlla la mail e le lettere inviate per le raccolte fondi fatte in passato. Usa un linguaggio e uno stile analoghi, se si sono dimostrate efficaci. Molte organizzazioni usano lettere vecchie come modelli per quelle nuove.
  • Includi nella mail il logo dell’associazione in modo che sia riconoscibile immediatamente. Molte persone associano organizzazioni e società ai loro loghi.
  • Allega alla mail un modulo con cui fare la donazione. Se il destinatario decide di dare un contributo, potrà compilare la scheda per fornire tutte le informazioni necessarie. Nel modulo dovrà esserci anche l’indirizzo mail, il sito web e il numero di telefono della tua organizzazione.
  • Assicurati che la mail sia inviata per conto dell'organizzazione come mittente certificato, prima di spedirla. Se usi una piattaforma online per le raccolte fondi tipo Fundraise.com, avverrà automaticamente.

Avvertenze

  • Non scrivere una mail troppo lunga; spesso è molto meno efficace di una più concisa e diretta.

Cose che ti Serviranno

  • Computer con accesso a internet.
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