Come Organizzare la Scrivania

Come ti sarà stato detto centinaia di volte, una scrivania disordinata è segno di una mente disordinata. Avere uno spazio di lavoro pulito e organizzato può incidere profondamente sulla produttività, sulla concentrazione e sulla probabilità di trovare subito tutto quello che serve. Ti sorprenderai quando scoprirai che pulire la scrivania ti farà lavorare con molta più efficienza. Bastano un po' di tempo libero, un pizzico di disciplina per buttare tutte le cose inutili e un sistema efficiente per assicurarti di tenere tutto al posto giusto.

Liberare la Scrivania

  1. Inizia da zero. Se la scrivania è completamente libera, riorganizzarla sarà più facile. Togli tutti gli oggetti che hai appoggiato sul ripiano o messo nei cassetti e spostali su un altro tavolo o sul pavimento, in modo da poterli esaminare in un secondo momento. Una volta eliminato il disordine iniziale, potrai determinare nell'esattezza quale risultato desideri ottenere .
    • Prendere un oggetto alla volta dalla scrivania ed esaminarlo per decidere se è il caso di buttarlo ti farà perdere molto più tempo.
  2. Pulisci a fondo la scrivania e i cassetti. Visto che hai liberato tutti gli spazi, approfittane per pulirli bene. Spolverali e usa un detergente multisuperficie. Se la scrivania è di legno, tratta le macchie ostinate e rimedia ai graffi. Sembrerà nuova di zecca quando avrai finito .
    • Prima di iniziare a pulire, togli tutto dalla scrivania, altrimenti i vari oggetti ti saranno di intralcio.
  3. Butta gli oggetti vecchi e inutili. Prendi le cose che hai tolto dalla scrivania e dividile in due mucchi: uno con gli oggetti da buttare, l'altro con quelli che intendi tenere. Decidi con rigore. Sbarazzati di tutte le cose inutili fino ad avere solo il minimo indispensabile. Sarà più facile organizzarsi, in questo modo .
    • Le persone spesso si affezionano alle cose che non usano e che non offrono alcun beneficio. Sbarazzarti degli oggetti inutilizzati sarà catartico anche dal punto di vista interiore, a processo ultimato.
    • Non dimenticare di buttare tutta la spazzatura che trovi mentre pulisci: è una delle cause principali del disordine.
  4. Aggiorna lo spazio. Dai un'occhiata alla scrivania per vedere se hai oggetti datati, come calendari, posta (a cui hai risposto o meno) e foto vecchie. Sostituisci tutto con le versioni aggiornate. Butta le cose vecchie o riponile altrove. Tutto quello che hai sulla scrivania dovrebbe essere nuovo e pronto all'uso .
    • Puoi conservare gli oggetti che hanno un valore sentimentale. Se hai una vecchia foto, un regalo o un ricordo che desideri tenere, mettilo in un posto adeguato e usa la scrivania per quello che ti serve davvero.

Riordinare la Scrivania

  1. Modifica l'organizzazione della scrivania. A questo punto, devi iniziare a risistemare gli oggetti, ma non nello stesso posto di prima. Approfitta dello spazio ritrovato per concepire nuove soluzioni organizzative. Potresti ricreare la stessa composizione sul lato opposto rispetto a quello di prima, o scegliere una nuova sistemazione per ciascun oggetto. Ideare una composizione stimolante ti aiuterà a ravvivare l'interesse mentre lavorerai .
    • Riorganizzare gli oggetti è una piccola modifica, ma ti aiuterà comunque a spezzare la monotonia perché quando ti siederai per lavorare non vedrai sempre le stesse cose negli stessi punti.
    • L'arte cinese del feng shui viene applicata per cambiare la posizione degli oggetti di uso comune e si è dimostrata molto terapeutica dal punto di vista psicologico .
  2. Fai scorta di articoli da ufficio. Ti sono rimaste poche penne, risme di carta o graffette? Vai in cartoleria e compra tutto l'occorrente. Fai una lista, in modo da non dimenticare niente. Pensa a quello che usi di più e che solitamente ti finisce subito. Quando dovrai metterti al lavoro, non ti mancherà nulla .
    • Anche se dove lavori vieni rifornito di articoli di cancelleria, comprare alcune cose che ti piacciono (come il tuo tipo di penna preferito) e tenerle a portata di mano ti farà sentire meglio.
  3. Sistema gli oggetti in maniera sensata. Una volta stabilito come organizzare la scrivania, sistema gli articoli in un modo tale da ottimizzare la produttività e combattere il caos. Per esempio, destina la parte centrale della scrivania al computer, mentre tieni strumenti e documenti importanti a portata di mano. Non solo sarà più facile lavorare: non dovrai nemmeno andare alla ricerca disperata di qualcosa, perché sarà tutto nel posto più sensato dal punto di vista logico .
    • L'intuito è solitamente la guida più efficace per determinare dove dovrebbe andare un oggetto. Se istintivamente cerchi una certa cosa in un certo posto, probabilmente è lì che devi conservarla.
  4. Aggiungi un pizzico di originalità. Il tuo obiettivo è creare una scrivania pulita e organizzata, ma non deve per forza essere noiosa. Usa delle decorazioni per darle un tocco di personalità. Un paio di foto incorniciate, una statuetta o una tazza simpatica possono ravvivare lo spazio e renderlo più accogliente .
    • Se lavori in un ufficio, portati degli oggetti da casa per rimediare al tipico grigiore di questi spazi.
    • Circondati di immagini o frasi che ti ispirino e che ti motivino a lavorare sodo .

Promuovere l'Efficienza

  1. Tieni a portata di mano l'essenziale. Se usi spesso determinate cose, assicurati che siano di facile accesso. Considera la frequenza con cui prendi certi articoli e sistemali in ordine di importanza. Con questo approccio, puoi snellire il processo necessario per trovare e utilizzare vari oggetti .
    • Le penne, la carta, i quaderni, i dispositivi per comunicare e gli accessori digitali possono essere tenuti tutti in bella vista o in un posto di facile accesso.
    • Metti penne e matite in un portapenne per tenerle nello stesso posto e pronte all'uso, senza occupare troppo spazio.
    • Tieni graffette e spillatrici accanto alla stampante o in qualsiasi altro punto in cui ti occupi del lavoro burocratico.
    • Puoi risparmiare fino a un'ora al giorno minimizzando il tempo necessario per trovare qualcosa su una scrivania disordinata.
  2. Metti gli oggetti che usi più spesso in cassetti di facile accesso. Gli articoli non essenziali ma che usi frequentemente possono essere messi nei cassetti, in modo da poterli prendere all'occorrenza. Riserva i cassetti superiori agli articoli più grandi e alle cose che usi spesso, ma che non necessariamente devi tenere sulla scrivania .
    • Per esempio, per lavorare forse usi più spesso il portatile, il tablet o altri dispositivi elettronici, mentre utilizzi di meno carta e penna. Oggetti secondari come questi possono essere conservati in un punto di facile accesso, lasciando la scrivania libera per i dispositivi elettronici.
    • Se hai molti oggetti piccoli, compra dei divisori per cassetti. Si adattano perfettamente alle dimensioni dei cassetti e sono formati da scompartimenti che ti permettono di tenere tutto ben organizzato, in ordine e visibile.
    • A mente, fai una lista di priorità per stabilire dove sistemare le varie cose nel tuo spazio di lavoro. Se usi spesso un oggetto o è importante tenerlo a disposizione, lascialo sulla scrivania. Se ne hai bisogno di tanto in tanto, mettilo in un cassetto. Se lo usi raramente o non ha niente a che vedere con la scrivania, cerca un altro posto.
  3. Metti altrove gli articoli che ti sono di intralcio. Tutto quello che decidi di conservare ma che non ti serve tenere a portata di mano va riposto altrove, dove non si accumulerà con altre cose e non causerà disordine. A questa categoria appartengono articoli personali, spuntini, bevande e gadget per occasioni rare. I documenti scritti vanno conservati in cartelle pertinenti e messi in un armadio classificatore, mentre altri materiali che difficilmente usi dovrebbero essere messi in un cassetto sul fondo della scrivania o in un armadietto. Lascia la scrivania il più libera possibile, tieni solo quello che ti serve davvero .
    • Abituati a rimettere gli oggetti al proprio posto dopo averli usati, altrimenti prenderai il vizio di lasciarli sulla scrivania o in un cassetto a caso, dove si accumuleranno facilmente e causeranno confusione.
  4. Usa una vaschetta portacorrispondenza per tenere i documenti in ordine e facilitarti l'organizzazione. I contenitori poco profondi e multistrato ti permettono di stabilire chiaramente dove riporre i documenti in entrata, quelli in uscita, la posta a cui hai risposto e quella a cui non hai risposto. Mettendo tutti i documenti scritti in vaschette, cartelle e armadietti classificatori, eviterai di riempire la scrivania di fogli sfusi .
    • Usare una vaschetta portacorrispondenza o diversi portadocumenti per vari scopi è un trucchetto semplice per eliminare le scartoffie dalla scrivania.
    • Tieni una vaschetta pronta per ogni tipologia di documento: pratiche complete, pratiche incomplete, posta in entrata, posta in uscita e così via .
  5. Tieni sotto controllo le zone condivise. In alcuni uffici bisogna condividere una scrivania o un cubicolo, oppure le scrivanie sono contigue, quindi lo spazio a disposizione è limitato. Puoi comunque usare delle tattiche per tenere tutto sotto controllo.
    • Per iniziare, assicurati di stabilire dei limiti chiari per distinguere gli spazi personali. Potrai poi organizzare la tua parte per ottimizzare l'ordine e l'efficienza.
    • Etichetta i materiali personali e tienili vicino al posto in cui ti siedi. Identifica i tuoi documenti e suddividili in cartelle singole, quindi mettili in cassetti o vaschette portadocumenti.
    • Designa un posto specifico per gli articoli condivisi, in modo che le cose altrui non finiscano per occupare il tuo spazio .
    • Portati uno zaino o una valigetta per tenere sotto controllo le tue cose. Se lavori in un ambiente con spazi e archivi condivisi, difficilmente potrai tenere molti articoli e cose personali sulla tua scrivania o nei cassetti vicini .
    • Riordina e pulisci regolarmente per evitare che una scrivania o uno spazio di lavoro condiviso diventi un caos. Più persone concentrate in un'area limitata comportano più spazzatura, fogli sfusi e disordine generale.

Consigli

  • Tieni un cestino della spazzatura accanto alla scrivania per buttare immediatamente quello che non ti serve. Se rimandi, le cose possono accumularsi.
  • Sviluppa un sistema di archiviazione, in modo da sapere sempre che cosa hai finito, che cosa devi fare e che cosa devi buttare. Organizza i progetti in base al livello di importanza e completamento.
  • Se hai una buona manualità, prova a creare degli oggetti per organizzare la scrivania con materiali unici e personalizzati.
  • Evita il più possibile le distrazioni per aiutarti a organizzarti anche dal punto di vista mentale.
  • Se organizzi la scrivania di casa, tieni al minimo gli articoli personali e altre decorazioni. Più cose hai, più caotico sarà il tuo campo visivo.
  • Compra e usa delle scatole semplici per evitare di avere problemi di disordine. Alcuni articoli vanno tenuti a portata di mano, ma non in vista. Puoi mettere i contenitori sotto la scrivania o accanto a essa, oppure in un'altra parte della stanza.
  • Etichetta i cassetti, in modo da sapere dove si trova esattamente ogni cosa, senza dover perdere tempo in ricerche.

Avvertenze

  • Ricorda dove hai messo tutto. Se hai molti strumenti, gadget e documenti di cui tenere traccia, annota dove va sistemato ogni oggetto per essere sempre organizzato.
  • Uno spazio di lavoro troppo carico può ostacolare la produttività. Punta sulla semplicità e lavorerai con maggiore efficienza.
Information
Users of Guests are not allowed to comment this publication.