Come Scrivere un Invito Formale

L'invito è molto importante quando si organizza un evento o una festa, in quanto contribuisce a impostarne il carattere generale e a determinare il numero di ospiti che vi prenderanno parte. Inoltre, serve a stabilire chi parteciperà e quindi aiuta a organizzare la disposizione dei posti a sedere, la selezione del cibo e il servizio. Impara come si scrive un invito formale, rispettando formati specifici affinché tu e i tuoi invitati siate ben informati sull'evento in questione.

Scrivere un Invito Formale

  1. Inserisci il logo dell'organizzatore nella parte superiore dell'invito.
  2. Specifica chi ospita l'evento. È opportuno scriverne il nome completo senza onorificenze (Dott./Sig./Sig.ra), a meno che non vi sia un titolo ufficiale.
    • Nel caso in cui l'evento sia ospitato da due o più persone, dovresti riportare il nome completo di ognuno. Elencali in ordine di età a partire dal più anziano e scrivi il titolo nella riga sotto il nome. Tieni presente che c'è un'eccezione: se gli organizzatori sono un presidente e consorte, allora il titolo "Presidente" va scritto direttamente prima del nome e non in una nuova riga.
  3. Estendi l'invito. Puoi scegliere uno stile formale, come per esempio "Si richiede la vostra presenza", oppure un po' meno formale, come "Siete cordialmente invitati a partecipare".
  4. Specifica il tipo di evento. Per esempio, una "colazione", una "cerimonia di premiazione" o un "ricevimento".
  5. Specifica lo scopo dell'evento. Per esempio, "In onore di...".
  6. Indica la data in cui si terrà l'evento. A seconda di quanto formale vuoi essere, puoi scrivere la data completa o abbreviata. La forma scritta per esteso è indubbiamente la più formale.
  7. Scrivi per esteso l'orario dell'evento. Indica se l'evento si terrà di mattina o di sera nel caso in cui lo scopo non lo chiarisca. Per esempio, se userai solo la parola "evento", dovresti specificare se si terrà di sera o di mattina, dunque scriverai "Alle 8 di sera" o "Alle 8 di mattina" (potresti anche scrivere "Alle 20" se fosse di sera, per evitare equivoci). Se chiarirai che si tratta di una colazione o di una cena, non dovrai specificare niente.
  8. Specifica la sede in cui si terrà l'evento e scrivine l'indirizzo completo.
  9. Includi eventuali istruzioni speciali, se lo ritieni opportuno. Per esempio, potresti voler fornire le indicazioni stradali per raggiungere la sede dell'evento. In questo caso, puoi precisare scrivendo "Indicazioni stradali incluse".
  10. Aggiungi la formula R.S.V.P. Questo acronimo deriva dal francese "Répondez, s'il vous plaît", che in italiano significa "Si prega di rispondere". È particolarmente utile nel caso in cui sia necessario sapere esattamente quanti e quali saranno i partecipanti all'evento, così da poter organizzare la disposizione dei posti a sedere, il cibo e altri eventuali servizi. Puoi anche inserire un apposito biglietto per la risposta; in questo caso indicherai nell'invito " Modulo di risposta incluso". Specifica la data ultima entro la quale farti pervenire la conferma di partecipazione: corrisponde generalmente a due settimane prima dell'evento, oppure può essere una qualunque altra data a tua scelta. Insieme al biglietto per la risposta, includi nell'invito anche una busta affrancata col tuo indirizzo precompilato, così sarà più facile per gli invitati spedirtela. In questo modulo di risposta si possono anche chiedere informazioni su eventuali preferenze dell'invitato per quanto riguarda i pasti o i posti a sedere. Il modulo di risposta dovrebbe comunque essere realizzato nello stesso stile dell'invito. Se è previsto che si possa accettare una risposta via posta elettronica, non si dovrebbe richiedere agli invitati di spedire anche le conferme via posta ordinaria.
    • Per gli inviti che non includono un modulo di risposta, specifica il nome e il numero di telefono della persona da contattare. In questo caso, non serve specificare una data limite per le conferme di partecipazione.

Consigli

  • Cerca di dare al tuo invito un tono formale e scrivi in modo accurato e facilmente comprensibile.
  • Un invito elettronico (via e-mail) dovrebbe mantenere lo stesso stile ed essere formulato nello stesso modo di un invito scritto.
  • Gli inviti dovrebbero essere sempre formulati in terza persona.
  • Non è necessario aggiungere segni di punteggiatura alla fine di ogni riga.
  • Non includere il codice di avviamento postale (C.A.P.) nell'indirizzo stampato sull'invito.
  • Non usare abbreviazioni quando scrivi inviti formali.
  • Il font utilizzato per scrivere un invito formale dovrebbe rispecchiare lo stile dell'evento in questione e/o l'identità del marchio che vi sta dietro. I font comunemente usati, sia per gli inviti d'affari quanto per quelli a carattere sociale, comprendono: Aristocrat, Balmoral e Bank Gothic.
  • Specifica sulla busta interna se a un invitato è permesso portare un accompagnatore.
  • Ogni persona sopra i 16 anni, single o in coppia, dovrebbe ricevere il proprio invito personale all'evento.
  • Se vuoi seguire la tradizione, gli inviti dovrebbero essere spediti otto settimane prima dell'evento.
  • Secondo la tradizione, quando scrivi un invito di nozze non è accettabile fare alcun riferimento alla lista nozze per i regali.
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