Come Presentare un Reclamo

Un reclamo è definito come una lamentela formale messa per iscritto. Il reclamo denuncia una presunta ingiustizia, iniquità o torto subito da parte di una persona per mano di un’altra o di un’azienda. Il modo di presentare un reclamo varia secondo le politiche aziendali e le norme governative.

Passaggi

  1. Cerca di trovare una soluzione alla vostra disputa. Generalmente, viene chiesto alla persona che presenta il reclamo di cercare di trovare una soluzione con l’altra parte prima di presentarlo.
  2. Prendi dimestichezza con i termini associati alla stesura di un reclamo formale.
    • Reclamante – la persona che presenta il reclamo.
    • Comitato di Controllo – le persone incaricate di esaminare il reclamo e condurre indagini.
    • Reclamo – la lamentela formale in forma scritta.
    • Modulo per il Reclamo - il modulo ufficiale utilizzato per presentare un reclamo.
    • Reclamo Informale – una lamentela convenuta in forma orale che può essere risolta discutendo la questione e raggiungendo un accordo reciproco.
    • Reclamo Formale - un reclamo scritto che può richiedere un'azione legale.
  3. Scopri i tempi che hai a disposizione per presentare il reclamo e i documenti richiesti. I tempi nei quali è necessario riempire i dovuti moduli e nei quali viene presa una decisione possono variare molto. Dipendono dalle politiche e le procedure vigenti presso l’organizzazione in questione.
  4. Completa la procedura per presentare un reclamo. Ottieni i moduli necessari dal dipartimento per le risorse umane o il rappresentante designato. Le informazioni seguenti sono comunemente richieste:
    • Il nome del reclamante.
    • L’indirizzo di casa o del lavoro (nome del dipartimento o del reparto).
    • Il proprietario dell’azienda o il supervisore (includi il suo titolo).
    • Il motivo per cui stai presentando il reclamo e ulteriori dettagli.
    • La data in cui è avvenuto il fatto.
    • Allega tutta la documentazione che ritieni pertinente al caso.
    • Un'altra persona, o il tuo delegato, può rappresentarti durante il procedimento. Il nome della persona, il titolo, il rapporto che ha con te e la tua firma saranno richiesti.
  5. Prepara una scheda informativa che delinei i dettagli che ti faranno vincere il caso. Alcuni organi richiedono una scheda informativa prima che il caso venga considerato. La scheda informativa dovrebbe contenere:
    • Il nome del reclamante.
    • Informazioni sul tuo lavoro (data di assunzione, licenziamento, titolo e nome del supervisore diretto).
    • Chi è coinvolto (nomi e titoli).
    • Esistono testimoni?
    • Quando si è verificato il fatto (giorno, data e ora)?
    • Dove si è verificato il fatto (indirizzo o luogo specifico)?
    • In che cosa consiste la presunta violazione - trattamento ingiusto, problemi che coinvolgono il governo, una violazione delle regole e norme vigenti o passate, una violazione di un contratto, questioni di gestione o le attuali politiche aziendali?
    • Che tipo di compenso o soluzione stai cercando?
  6. Usa un mediatore per risolvere il problema o raggiungere un accordo. A volte, sarà necessario coinvolgere terzi nella procedura del reclamo. In mediatore è una persona neutrale o indipendente alla quale viene chiesto di trovare un compromesso. La decisione finale di un mediatore è giuridicamente vincolante.

Consigli

  • Evita di essere maleducato, volgare e poco professionale nel presentare un reclamo.

Avvertenze

  • Controlla tutta la documentazione prima di consegnarla. Un errore potrebbe costarti caro.
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