Come Essere un Bravo Manager

In tutte le grandi organizzazioni c'è una gerarchia di dirigenti che lavora affinché l'intera azienda operi agevolmente. Un bravo manager è capace di confondersi nell’ambiente, cambiando qua e là dei piccoli particolari per un grande effetto. Si diventa buoni manager grazie all’esempio. È uno dei lavori più complessi -- in parte perché devi gestire le aspettative altrui -- e anche uno dei meno riconosciuti. Nonostante ciò, esistono dei trucchetti che ti aiuteranno a gestire con successo tutte le tue responsabilità, con stile ed energia.

Motivare i Dipendenti

  1. Motiva le persone. Perché i dipendenti sono lì? Che cosa li tiene nella tua azienda e li blocca dall'andare da qualche altra parte? Che cosa rende belle le giornate? Che cosa li spinge a rimanere dopo una brutta giornata o una settimana pessima? Non dare per scontato che lo facciano per i soldi. La maggior parte delle persone non ragiona in una sola direzione.
    • Ricordati che sono i valori a motivare le persone. Se gestisci il gruppo rispettando i suoi valori, questo ti ripagherà con il massimo sforzo possibile.
    • Chiedi regolarmente ai tuoi collaboratori come va il lavoro. Incoraggiali a essere onesti con te. Poi intraprendi delle azioni sulla base di ciò che ti dicono.
    • Offri dei benefici che saranno apprezzati. Se la salute è importante per i tuoi collaboratori, concedi loro il tempo per andare in palestra e allenarsi. Se la famiglia è importante, rispetta il tempo che impiegheranno a portare i bambini a scuola la mattina e a riprenderli il pomeriggio.
  2. Fai in modo che la gente si senta bene. Il manager di successo è abilissimo nell’identificare i punti di forza degli impiegati e nel lodarli di quando in quando. Ciò perché i buoni manager sanno che la felicità rende produttive le persone. Prova a elogiare i punti di forza dei tuoi impiegati pubblicamente e anche privatamente.
    • In un incontro con il tuo capo, ad esempio, menziona qualcosa che uno dei tuoi impiegati ha fatto bene. Se riferirà a quel lavoratore che hai parlato bene su di lui, quest’ultimo probabilmente sentirà che lo apprezzi , visto che hai messo una buona parola per lui. Questo tipo di complemento non passa inosservato.
    • Loda privatamente quello che il tuo impiegato ha fatto bene. Diglielo appena hai un momento libero. Entra nei dettagli. Una chat privata, anche se breve, può avere un impatto positivo sul morale, incrementando l’auto-motivazione.
  3. Ogni tanto spiega ai tuoi impiegati quanto li apprezzi. Dillo così, semplicemente. Invitali per un caffè e racconta ciò che apprezzi di loro: lavorano seriamente; riescono a motivare con efficacia agli altri; sono semplici da gestire; sono disciplinati o comunque riescono a rendere; ti danno soddisfazione; eccetera. Non usare giri di parole -- sii spontaneo. Un dipendente che sappia quanto lo apprezzi lavorerà di più, sarà più sereno e trasferirà la sua felicità mentale agli altri colleghi.

Stabilire gli Obiettivi

  1. Non fare promesse, ma produci di più. Questo concetto può essere applicato a diverse aree della vita, ma è un grande mantra per il manager. Vuoi essere il tipo di persona che ha obiettivi ottimistici molto ampi che non incontra mai oppure vuoi essere quello che posta degli obiettivi misurati e finisce con andare oltre ai risultati prefissati a passi da gigante? Nonostante si tratti di un’immagine metaforica, è comunque estremamente importante.
    • Non essere il tipo di persona incapace di mirare in alto. Avere degli obiettivi sensati non significa che tu debba sempre rimanere statico, senza porti alcun obiettivo rilevante. Un manager che non cerca di crescere dimostra mancanza d’ambizione. Persino il giocatore di poker più conservatore sa che ogni tanto deve fare ‘all-in’.
  2. Assicurati che ogni dipendente sappia cosa ci si aspetta da lui. Avere degli obiettivi concreti responsabilizza i propri collaboratori e li tiene concentrati sul lavoro. Delinea esplicitamente le aspettative, le scadenze, e cosa farai con i risultati ottenuti.
  3. Offri feedback inerenti agli obiettivi. Fornire ai dipendenti dei rapidi feedback inerenti al loro lavoro, può incoraggiarli a migliorare. Organizza degli incontri individuali o in piccoli gruppi e analizza i commenti nel dettaglio.
    • Stabilisci dei tempi per i feedback. Fallo regolarmente in modo che i tuoi dipendenti sappiano quando organizzarsi e trovino il tempo durante la giornata di lavoro.
  4. Attieniti agli standard più elevati. Conosciamo tutti il tipo di manager che urla costantemente e si lamenta amaramente per gli errori altrui, ma mai per i suoi. Non essere questo tipo di capo. Idealmente devi essere più duro con te stesso che con i tuoi collaboratori. Questo può avere un effetto domino: gli impiegati noteranno quali tipi di obiettivi e di standard imposti per te stesso e vorranno emularti perché ti guarderanno con ammirazione.

Delegare le Responsabilità

  1. Delega. Sei un manager perché sei bravo in quello che fai, ma ciò non significa che devi fare tutto da solo. Il tuo lavoro è insegnare agli altri a fare un buon lavoro.
    • Inizia in piccolo. Dai alle persone delle mansioni che, se svolte incorrettamente, possono essere aggiustate. Cogli l'occasione per insegnare e motivare i tuoi dipendenti. Poi assegna gradualmente dei compiti che richiedono maggiori responsabilità, appena impari a conoscere i loro punti di forza e debolezza.
    • Impara a prevenire qualsiasi problema che possono incontrare, così che tu possa indirizzarli correttamente prima di iniziare.
  2. Individua i compiti da distribuire tra i dipendenti. Appena iniziano ad avere più responsabilità e a dimostrare di essere capaci, assegna loro maggiori competenze e aiutali a sentirsi responsabili del loro lavoro. Non solo scoprirai quanto possono fare i tuoi dipendenti, ma li renderai ancora più preziosi per l'azienda.
  3. Assumiti la responsabilità degli errori dei tuoi collaboratori. Quando uno dei tuoi sottoposti a un errore, non rinfacciarglielo; fingi che lo sbaglio sia tuo, anche se tecnicamente non lo è. Ciò che stai facendo è creare una cultura aziendale in cui i tuoi impiegati si sentano a loro agio anche quando compiono degli errori. È un concetto molto importante:
    • Questo comportamento permette ai tuoi collaboratori di rinnovarsi e, infine, di imparare e crescere. I lavoratori che imparano dai loro errori diventano lavoratori migliori; quelli che falliscono nel compiere errori in primo luogo significa che non vogliono esporsi né addentrarsi in questioni più complesse.
  4. Non prenderti i meriti per il lavoro dei tuoi collaboratori. Lascia che siano loro a beneficiarne. Questo li motiva a continuare ad avanzare anche dopo il successo. Un buon manager è come un direttore d’orchestra: guida i musicisti in modo che ogni elemento suoni al meglio possibile e risuoni l’interno del gruppo come un tutto. Un grande maestro d’orchestra condurrà grazie al proprio esempio, armonizzandosi nel sottofondo.
    • Che cosa succede se sei il tipo di capo che ruba le idee altrui e le spaccia per proprie? Mandi il messaggio che ti preoccupi solo della tua immagine e che sei abbastanza rozzo da sacrificare qualcun altro per avanzare. Non è una bella immagine da dare e sicuramente non motiva i tuoi sottoposti a lavorare in maniera più alacre.
    • Potresti pensare: “Prendermi la responsabilità degli errori altrui e non prendermi meriti per quello che fanno i miei collaboratori … Tutto questo dove mi porta?”. Se fai un buon lavoro e se sei un manager efficiente, non dovresti preoccuparti di vantarti per i tuoi meriti. La gente riconoscerà comunque il lavoro che fai. Cosa maggiormente importante, sarà impressionata dal fatto che motivi i tuoi impiegati e sai essere umile. Se lavori sodo, ne avrai beneficio.
  5. Riconosci i tuoi errori. Quando le cose non sono andate come pensavi, riconosci cosa avresti potuto fare diversamente ed esprimilo ai tuoi impiegati. Ciò dimostra che anche tu sbagli, e mostra loro come gestire i propri errori.
    • Ogni volta che stai facendo qualcosa correttamente dopo averla sbagliata in precedenza, lascia che chi ti guarda lo sappia. Per esempio: "La ragione per cui so che si schiaccia questo pulsante è perché quando ho iniziato a lavorare qui mi è capitato di schiacciare per sbaglio il pulsante blu. Mentre pensavo: ‘Questo spegnerà il sistema, il che dovrebbe risolvere il problema’, ho scoperto, non senza danni, che quello che avevo fatto aveva peggiorato la situazione!".

Comunicare Efficacemente

  1. Tieni la porta aperta. Ricorda che se le persone hanno dei dubbi o domande, devi essere disponibile ad ascoltare. Mantenere un canale di comunicazione aperto ti terrà velocemente a conoscenza dei problemi, in maniera da poterli gestire e risolvere il prima possibile.
    • Non essere uno di quei manager che inconsciamente fa sentire il dipendente uno scocciatore se solleva un dubbio o una questione. Invece di vederla come una crisi da risolvere, vedila come un'opportunità per dimostrare a un dipendente quanto ci tieni che l'azienda sia un luogo dove si possa realizzare professionalmente.
    • Mai minimizzare i problemi dei tuoi dipendenti, liquidandoli. Assicurati sempre di aver risposto esaustivamente alle loro domande.
  2. Interessati dei tuoi impiegati. Non gestire ogni interazione con loro come strettamente lavorativa. Chiedi della loro salute, chiacchiera con loro, stabilisci un contatto personale.
    • Essere sintonizzato sulla vita dei tuoi impiegati, al di fuori della vita d'ufficio, può eventualmente allertarti nel momento in cui alcuni di loro hanno bisogno di una maggiore considerazione da parte tua; per esempio, se qualcuno chiede all'improvviso un permesso per un funerale in famiglia. Se accogli positivamente questi sconvolgimenti nella vita personale dei tuoi lavoratori, questi desidereranno ricompensarti con la loro fedeltà.
    • Tieni a mente i tuoi limiti. Non andare oltre chiedendo ai tuoi impiegati questioni troppo intime, come la religione, la politica o le relazioni personali. Puoi mantenere una relazione amichevole anche senza essere invadente.
  3. Non mescolare i feedback positivi con quelli negativi. Supponiamo che tu dia il feedback a un tuo collaboratore durante il controllo qualità. Inizi raccontandogli com’è bello lavorare con lui e notando uno o due cose aggiuntive in cui eccelle. Dopo di che, ti butti su un fitto elenco delle sue mancanze -- “le vendite sono scese in questo trimestre”, “i guadagni sono diminuiti”, eccetera. Che cosa credi che abbia maggiore impatto sul collaboratore, il positivo o negativo?
    • Quando mischi i feedback positivi con quelli negativi, entrambe le aree ne soffrono. Quella positiva è offuscata dalla negativa e quest’ultima perde forza nel suo potenziale impatto. Naturalmente, possono esistere situazioni in cui smorzare l’effetto, ma alla fine questo rende la comunicazione meno efficace.
    • Quando valuti i feedback positivi e negativi, quelli positivi spiccano ancora di più e quelli negativi diventano più pressanti.
  4. Ascolta ciò che i tuoi impiegati e collaboratori hanno da dire. Non è detto che tu debba essere sempre il conduttore delle riunioni, dominando il podio e tenendo lontani gli altri. Fai costantemente uno sforzo sincero per ascoltare, ma adoperati soprattutto durante le seguenti situazioni: :
    • Quando il collaboratore stanno condividendo attivamente delle idee. Non intrometterti e parla solo per assicurarti di dare un contributo al coro. Questo può portare a risultati concreti la condivisione delle idee.
    • Quando sono presenti emozioni turbolente. Fai in modo che le persone esprimano le loro emozioni in un ambiente sicuro e controllato. Le emozioni represse possono diventare risentimenti, erodendo le tue relazioni di lavoro. Allo stesso modo, le emozioni non affrontate possono interferire con le discussioni razionali, che dovrebbero essere la base del tuo ambiente di lavoro.
    • Quando nei gruppi si costruiscono delle relazioni o si sta discutendo. Offri un orecchio ricettivo ai tuoi collaboratori quando creano delle relazioni e diventano creativi.
  5. Chiarisci ciò che hai sentito. Un buon manager non solo si sforza di essere più chiaro, ma anche di capire ciò che gli altri stanno dicendo. Puoi farlo ripetendo, all’interno della tua conversazione, ciò che l’altra persona ha detto. Usa questa tecnica quando non capisci con esattezza ciò che sta dicendo il tuo interlocutore.
    • Invece di chiedere al tuo collaboratore: “Mi dispiace, puoi ripetere quello che è appena detto? Non sono certo di aver capito”, potresti dire qualcosa del genere: “E così stai dicendo che potremmo incrementare la produttività offrendo degli incentivi più significativi. In che cosa potrebbero consistere realmente?”.
  6. Poni delle domande. Fare domande intelligenti dimostra che riesci a seguire il flusso della conversazione e a fare dei chiarimenti, se necessario. Non temere che porre domande ti faccia sembrare “stupido”. I manager che funzionano fanno attenzione a capire ciò che è importante; a loro non importa come ci si arriva. Sappi anche che ci sarà chi ha delle domande ma non le esprime. Se le solleciti, puoi fungere come facilitatore e incrementare il livello di impegno del tuo team. Questo è proprio il vero marchio del manager.

Sposare l'Egualitarismo

  1. Tratta tutti allo stesso modo. Molti di noi non sono favorevoli all'uguaglianza come dicono di voler essere. Spesso si verificano favoritismi in maniera subconscia. La tendenza è dare riconoscimento alle persone che ci assomigliano o che più ci piacciono, piuttosto che alle persone che danno il maggior contributo all'azienda. Nel lungo periodo sono le persone appartenenti all'ultimo gruppo che faranno progressi nel raggiungere gli obiettivi dell'azienda, perciò stai attento a controllare attentamente il tuo atteggiamento, e assicurati di non fare favoritismi per sbaglio, anche se avessi l'impressione che il tuo atteggiamento positivo non li tocchi. Alcune persone rifuggono dai complimenti ma li apprezzano comunque.
  2. Tratta bene i tuoi dipendenti. Se sei bravo con loro e loro sono contenti del loro lavoro, trasmetteranno di rimando la gentilezza ai clienti e ciò rinforzerà l'immagine della tua azienda. Oppure faranno la stessa cosa con i loro collaboratori, mantenendo una cultura aziendale positiva.

Consigli

  • Sii buono con il tuo team. Senza i tuoi collaboratori non puoi farcela.
  • Non rimproverare l'intero dipartimento per una persona che si è comportata male. Per esempio: se noti che una persona arriva sempre tardi, invece di mandare l'email all’intero gruppo per richiamarli alla puntualità, affronta la singola persona privatamente.
  • Complimentati con il tuo gruppo per un successo con una pacca sulla spalla, portandoli a pranzo fuori o concedendo il pomeriggio libero.
  • Intervieni immediatamente se c'è un conflitto tra impiegati. Non ignorare il problema, oppure suggerisci di risolverlo da soli. Un impiegato, in queste circostanze, spesso si sente in trappola e senza potere, specialmente se l'altro impiegato è un suo superiore o ha un'anzianità all'interno dell'azienda. Programma degli incontri individuali con ciascuno dei due impiegati e poi incontrali insieme. Chiama un mediatore d'impresa se necessario. Indirizza un problema/i specifico/i, non lamentele generali. Per esempio: "Non sopporto aiutare Roberto quando è indietro col lavoro, perché lui non fa lo stesso per me" è un problema specifico. Mentre "Non mi piace l'atteggiamento di Roberto" è una lamentela generale.
  • Evita di costringere i tuoi dipendenti a rimanere oltre l'orario normale di lavoro. Rispetta i loro tempi e gli impegni personali: loro ti ricambieranno dando risultati straordinari per te e l’azienda.
  • Prima di intraprendere un passo drastico come il licenziamento, valuta di trasferire il dipendente in un altro dipartimento. Lui o lei potrebbe sbocciare in un ambiente diverso.
  • Se il licenziamento è assolutamente necessario, non dare subito all'impiegato una cattiva referenza. Magari non era il lavoro adatto a lui. Enfatizza piuttosto i suoi punti di forza e le sue abilità.
  • Essere un buon manager non significa essere accomodante con le persone. Se un dipendente continua a fare cose che non dovrebbe fare o non raggiunge le aspettative, utilizza un comunicazione positiva oppure non violenta per correggere la situazione. Se il tentativo fallisce, considera il licenziamento.
  • Non rimproverare mai un impiegato pubblicamente, non importa quanto se lo sia meritato.
  • I giorni di neve rappresentano un problema per gli impiegati che hanno bambini. L'asilo nido o la scuola possono essere chiusi. Puoi permettere ai tuoi collaboratori di portare i loro bambini con sé al lavoro? Chiedi alle Risorse Umane, dato che potrebbero esserci problemi per la sicurezza o l'assicurazione. È molto importante rispettare la vita personale e il tempo dei propri dipendenti.
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