Come Acquistare una Fotocopiatrice

Ogni ufficio ha bisogno di una fotocopiatrice e spesso si pagano somme rilevanti per averne una a disposizione. Svolgi una ricerca approfondita e leggi con attenzione i contratti per il noleggio e il servizio, prima di sottoscrivere. La fotocopiatrice più costosa o quella di più elevata qualità non è necessariamente la scelta migliore per il tuo ufficio.

Scegliere un Modello

  1. Acquista un modello da tavolo. È una scelta appropriata per una fotocopiatrice per uso domestico o destinata a una piccola azienda che fa meno di 700 copie al mese. Si tratta di un tipo decisamente più economico e più semplice rispetto a un grande apparecchio con un proprio mobiletto. Le informazioni successive di questo articolo si riferiscono alle esigenze di uffici più grandi.
    • Un’unità laser multifunzione (copiatrice, stampante e scanner) costa mediamente intorno a 150 euro se in bianco e nero e intorno a 500 euro se è a colori e piuttosto veloce.
    • Le fotocopiatrici a getto d'inchiostro possono costare sui 60 euro sia in bianco e nero che a colori. Tuttavia, possono costare il doppio o il triplo di questa cifra se impiegate come un modello laser. Aspettati di pagare 20 centesimi per una pagina in bianco e nero.
  2. Impara i concetti essenziali. Sul mercato ci sono vari tipi di fotocopiatrice, ma la maggior parte delle aziende non avrà problemi a scegliere quello più adatto alle proprie esigenze:
    • Laser: sono le più veloci e più convenienti per operare nel lungo periodo. Quelle Inkjet non sono raccomandate per le aziende.
    • Le fotocopiatrici Digitali sono in assoluto le più convenienti e diffuse rispetto alle obsolete analogiche.
    • A colori sono quelle che costano di più e si guastano più spesso rispetto alle fotocopiatrici in bianco e nero. Orientati su un più economico modello ibrido se hai bisogno solo occasionalmente di una copia a colori.
  3. Prendi in considerazione un dispositivo multifunzione. Quasi tutte le fotocopiatrice moderne sono anche stampanti e alcune possono anche eseguire la scansione di un documento o ricevere e trasmettere fax. Valuta i pro e i contro di un singolo "dispositivo multifunzione" rispetto a più macchine specializzate:
    • Una singola apparecchiatura è in genere meno costosa rispetto alla seconda soluzione, ammettendo che abbia bisogno di tutte le funzioni.
    • Con più dispositivi si riduce l'impatto di un malfunzionamento.
    • Gli uffici di grandi dimensioni devono usare più macchine per evitare le code di attesa che si formerebbero con un’unica unità multifunzione.
  4. Fai le tue valutazioni basandoti su una stima abbondante di copie mensili. Riuscire a scegliere un modello adatto alle tue esigenze consentirà di risparmiare denaro, eviterà ritardi e ridurrà anche la frequenza di anomalie nel funzionamento. Completa questo passaggio essenziale tenendo conto di quanto segue:
    • Fai riferimento ai volumi di copie effettuate, meglio se negli ultimi 6-12 mesi. Se non hai i dati, chiedi al fornitore del servizio le copie delle fatture addebitate nei periodi più recenti. Queste dovrebbero riportare il numero delle copie effettuate.
    • Calcola il numero medio di copie mensili.
    • Moltiplica questo valore per 1,2 per prudenza, o basati su un parametro maggiore se la stima è incerta. In questo modo ti cauteli nel caso che l’uso si riveli effettivamente più elevato e nell’eventualità che il fornitore abbia esagerato con la pubblicità ingannevole. Cerca una fotocopiatrice adatta a un volume mensile di copie leggermente superiore al dato calcolato.
  5. Verifica la velocità del dispositivo. Controlla la velocità di stampa — ma non dare per scontato di dover preferire il modello più veloce. Le fotocopiatrici che hanno lunghi periodi di fermo tra una copia e l’altra tendono ad avere più malfunzionamenti. Trova un equilibrio tra i tempi di attesa e il funzionamento corretto del dispositivo basandoti sulle linee guida del settore riportate di seguito:
    • 11-20 pagine al minuto ("Segmento 1"): consigliato per la casa o uffici molto piccoli.
    • 21-30 ppm (S2): per la maggior parte dei piccoli uffici con 6000 copie al mese o meno. Considera che questa velocità "lenta" corrisponde comunque a una pagina ogni 2-3 secondi.
    • 31-44 ppm (S3): per uffici di dimensioni da piccole a medie (fino a 12.000 copie al mese). Orientati su questo segmento o su quello superiore se hai bisogno di collegare la fotocopiatrice a una rete aziendale.
    • 45-69 ppm (S4): per uffici di dimensioni da medie a grandi. Di solito studi legali, studi di commercialisti e altri uffici con picchi elevati di copie e uso continuo e gravoso della fotocopiatrice.
    • 70-90 ppm (S5): uffici con esigenze eccezionali di copia o che necessitano della locazione di un’apparecchiatura per sopperire a una necessità temporanea.
  6. Informati sulle funzionalità di finitura. La maggior parte delle fotocopiatrici seleziona automaticamente documenti con molte pagine. Funzionalità aggiuntive possono essere offerte con il dispositivo, o in un'unità aggiuntiva cosiddetta di "finitura". Valuta quanto segue:
    • Numero di raccoglitori (quanti documenti diversi può ordinare contemporaneamente).
    • Capacità di ogni raccoglitore (quante pagine può contenere).
    • Può pinzare o forare automaticamente i documenti? Questo può essere vitale per uffici con alte tirature di documenti voluminosi.
  7. Completa la tua indagine. Prima di prendere la decisione finale controlla i seguenti:
    • La stampa fronte/retro (la possibilità di stampare su entrambi i lati di una pagina) è supportata?
    • Di quanto si può ridurre o ingrandire un documento?
    • Sono supportati i formati non standard per la carta nel caso l’ufficio li utilizzi?
    • La maggior parte delle fotocopiatrici di alta qualità a colori è offerta con un processore di immagini raster (RIP) incorporato. Potrebbe essere necessario acquistarne uno esterno, se la tua non lo ha in dotazione.
    • Qual è il tempo necessario per la prima copia? Se il tuo ufficio comunemente usa fotocopiare una singola pagina, questo è un dato importante.

Contratti di Acquisto e di Servizio

  1. Noleggia una fotocopiatrice per un utilizzo temporaneo. I contratti di locazione sono semplici: si paga un determinato importo ogni mese, poi si restituisce l’apparecchiatura alla scadenza del contratto. Questa soluzione è la peggiore in termini di costo, di conseguenza è riservata in genere ad aziende con un improvviso incremento del fabbisogno di copie.
    • Evita i contratti di locazione complicati con addebiti aggiuntivi. Dovresti riuscire a trovare un servizio a tariffa unica e senza particolari complicazioni.
  2. Acquista la fotocopiatrice in un’unica soluzione, se il prezzo è contenuto. Questa soluzione richiede più denaro al momento dell'acquisto. Per decidere in questo modo dovresti essere certo di usarla per almeno un paio d’anni. Hai due vantaggi principali ad acquistarla, se disponi delle somme necessarie:
    • Potresti riuscire ad ammortizzare il costo in un esercizio fiscale e questo potrebbe darti un vantaggio finanziario a breve termine. Consulta un commercialista per saperne di più.
    • Non sarai vincolato da un contratto di locazione che potrebbe farti risparmiare solo nel caso debba cambiare la fotocopiatrice dopo poco tempo.
  3. Prendi in considerazione l'acquisto di un’apparecchiatura usata. Una fotocopiatrice usata di solito costa un quinto rispetto a una nuova. Se stai avviando una nuova attività e non conosci ancora quale sarà il volume di copie a regime, questo è l’investimento a minore rischio. Chiedi il "numero delle copie" fatte o stampate. Una stampante di alta qualità con una velocità di 45 e più pagine al minuto potrebbe avere una vita utile di 15 o 20 milioni di copie. Una stampante più lenta, più vecchia o di qualità inferiore può rovinarsi dopo 1 o 5 milioni di copie.
  4. Leggi attentamente il contratto di leasing. Questa forma contrattuale è una diffusa soluzione intermedia tra l’acquisto e il noleggio. Paghi un canone mensile per utilizzare la fotocopiatrice per un periodo in genere compreso tra uno e cinque anni. Alla scadenza contrattuale hai l’opzione per acquistarla a titolo definitivo. I contratti di leasing sono molto rigidi e hanno clausole gravose nel caso si verifichino particolari situazioni, quindi leggili con molta attenzione.
    • I contratti di leasing di tipo FMV ("Fair Market Value" o prezzo equo di mercato) di solito costano da 100 a 650 euro al mese, a seconda del modello della fotocopiatrice. Alla scadenza, la banca contraente stabilisce un prezzo per il riscatto, o anche per continuare il leasing, basato sul valore corrente di mercato dell’apparecchiatura.
    • I leasing con riscatto a 1 euro consentono di acquistare l’apparecchiatura per questo valore simbolico alla scadenza del contratto. Questa forma è nella sostanza un acquisto rateale con canone mensile più elevato e con la garanzia del passaggio di proprietà solo dopo che le rate sono state completamente pagate.
    • Al titolare potrebbe essere richiesto di firmare una garanzia personale nel caso di una nuova impresa. Ciò significa che dovrà pagare di tasca propria i canoni di leasing se l’impresa è insolvente.
  5. Stipula un contratto separato di assistenza e manutenzione. Se vuoi risparmiare denaro, tieniti alla larga da contratti a pacchetto che combinano insieme il leasing e la manutenzione. Piuttosto, rivolgiti a una società diversa per l’assistenza, la manutenzione e i consumabili (toner, tamburo, carta, ecc.) della fotocopiatrice. Controlla le seguenti informazioni nel contratto di service:
    • Trova il costo per ogni copia. Moltiplicalo per il volume delle copie mensili per calcolare il costo totale.
    • Verifica se è previsto un canone mensile minimo. Durante i mesi di ridotta attività può succedere che paghi questo costo anziché quello per ogni copia effettivamente fatta. Stima l’eventuale costo aggiuntivo basandoti sul volume delle copie negli ultimi dodici mesi.
    • Verifica che sia previsto un tempo massimo d’intervento di quattro ore per le riparazioni in emergenza.
    • Se l’ufficio opera in orari diversi da quelli usuali, assicurati che le riparazioni in emergenza siano coperte durante questi orari.

Consigli

  • Acquista da aziende affermate e affidabili. Chiedi informazioni ad altri clienti e recensioni di terzi, se è possibile.
  • Chiedi al personale IT dell'azienda di garantire la connessione in rete della fotocopiatrice/stampante e di bloccare gli accessi non autorizzati.
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