Come Analizzare un Processo Aziendale

I processi aziendali si sviluppano e cambiano con il passare del tempo. Spesso si evolvono per andare incontro a nuove esigenze. Non solo vengono modificati i procedimenti, vengono anche apportati cambiamenti all'ambiente in cui si verificano, perché le strategie potrebbero diventare inefficaci. L'analisi dei processi di business può permettere di individuare gli errori, e la correzione può a sua volta ridurre i costi e migliorare la qualità dei risultati.

Determinare i Processi Aziendali da Analizzare

  1. Osserva i segnali che dimostrano una certa inefficacia nei processi o una mancanza di equilibrio, come le lunghe file, i lunghi tempi di attesa o le valanghe di arretrati. Inoltre, individua le funzioni e le cellule lavorative che non vengono utilizzate abbastanza. Le aree che rimangono senza lavoro per molto tempo sono indice di un processo sbilanciato.

Individuare i Requisiti per il Processo Aziendale

  1. Coinvolgi i partecipanti al processo e parlane con loro.
    • Informati su quello che fanno e perché.
    • Riscontra le informazioni e gli altri input necessari per eseguire ogni compito. Individua la fonte di ciascun intervento volto ad apportare modifiche.
    • Individua gli output (o i prodotti finali) di ogni compito, chi sono i destinatari e perché hanno bisogno di quello che ricevono.
  2. Conduci colloqui di gruppo e sessioni di brainstorming.
    • Usa le sessioni di gruppo per convalidare e raffinare le informazioni ricevute una volta che avrai raccolto tutto quello che ti serve su un processo grazie ai colloqui individuali. È un modo eccellente per eliminare le convinzioni errate delle persone coinvolte dal processo.
  3. Riassumi le informazioni che hai ricevuto e distribuiscile ai partecipanti al processo. Ciò dovrebbe includere sia i professionisti con cui hai parlato personalmente sia gli altri. Chiedi un feedback.

Documentare il Processo Aziendale Attuale

  1. Crea un diagramma di flusso del processo. Una mappa in formato plurifunzionale è particolarmente utile per presentare visivamente un processo multifunzione.
    • I diagrammi di flusso possono essere preparati manualmente o usando un software apposito. I programmi di videoscrittura e i fogli di calcolo che permettono di fare diagrammi vanno bene, ma sono ancora più utili quelli pensati esclusivamente per fare mappe.
    • Suddividi una pagina in una serie di file, chiamate anche “corsie da nuoto”. Intitola “Input” la prima fila (che riguarderà le risorse) e “Output” l'ultima (che riguarderà il prodotto). Etichetta le altre file con le funzioni che eseguono i vari compiti nel processo.
    • Inserisci ogni compito nella fila giusta a seconda della funzione che svolge. Scrivi tutti gli input e gli output nelle file appropriate. Ricorda che l'output di un compito spesso può essere un input per quello successivo. Collega gli input, i compiti e gli output con delle freccette per dimostrare la direzione seguita dal flusso del processo.

Analizzare i Requisiti del Processo Aziendale

  1. Esegui l'analisi dei compiti. Valuta le attività che richiede ogni incarico: sono efficienti? Sono tutte concentrate per andare incontro all'obiettivo finale?
  2. Paragona i risultati presi dai colloqui individuali. Cerca le incongruenze. Per esempio, un passaggio del processo trasmette un elemento inutile a quello successivo?
  3. Individua le attività e gli incarichi che danno risultati non necessari.
  4. Scrivi da zero una bozza del processo di business basandoti sui requisiti individuati durante i colloqui e le sessioni di brainstorming. Paragona il flusso del processo a quello che stai usando ora. Cerca di capire quali sono i possibili cambiamenti che puoi effettuare comparando il diagramma di flusso attuale con quello derivato dalla nuova analisi.
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