Come Estendere la Propria Rete di Contatti Durante una Conferenza

Una conferenza è un'eccellente opportunità per allargare i tuoi affari se sai stabilire i contatti in maniera efficace. Tuttavia, è difficile sapere da dove cominciare quando ti trovi tra decine o centinaia di persone. Assisti a un convegno con l'intento di stringere legami importanti invece di provare a conoscere tutti i partecipanti o fare colpo sulle persone più influenti. In questo modo, quando te ne andrai, avrai una lista di persone con cui potrai continuare a costruire forti relazioni professionali.

Prepararsi a Creare una Rete di Contatti

  1. Cerca di avere in mente obiettivi concreti. Dal momento che in una conferenza non avrai la possibilità di parlare con ogni individuo presente, faresti meglio a recarti consapevole dei vantaggi che potresti ricavare da un evento del genere. Speri di trovare qualcuno di importante che ti presenti un'offerta di lavoro? Intendi allargare gli affari della tua azienda? Magari vuoi semplicemente incontrare persone del tuo stesso ambito professionale per stringere rapporti più solidi con chi opera nel tuo settore.
    • I tuoi obiettivi influiranno sulla scelta dei gruppi con cui entrare in contatto e delle persone che cerchi di incontrare. Invece di seguire la corrente, pianifica il tempo che hai a disposizione per sfruttare ogni momento in modo da raggiungere i tuoi obiettivi.
    • Ricorda che avrai più successo se sei aperto a ciò che dicono gli altri, anziché insistere soltanto su quanto ti sei prefissato. In sé e per sé è un ottimo obiettivo conoscere le persone, poiché produce relazioni durature che non si verificherebbero se distribuissi solo biglietti da visita senza trovare il tempo di conversare realmente.
  2. Fai qualche ricerca su chi assisterà alla conferenza. È importante sapere chi saranno gli altri partecipanti e quali sono le loro specializzazioni, i loro affari o le loro esperienze. In particolare, informati su chi terrà la conferenza. Poiché avrà una certa influenza, potrebbe darti una mano ad allacciare rapporti nel tuo settore, condividere qualche idea con te o darti un po' di tempo per parlare dei progetti su cui stai lavorando.
    • Trova il tempo per visitare i siti web dei relatori e saperne di più sulle loro esperienze professionali. Se hai intenzione di entrare in contatto con qualcuno che lavora per una certa azienda, fai una ricerca sulla sua realtà imprenditoriale, analizzandone la storia e l'età, la missione, i risultati e l'organico principale.
    • Se trovarti in un contesto popolato da grandi nomi ti sbalordisce e ti senti intimorito al pensiero di essere circondato da esperti, fai un respiro profondo e pensa alla opportunità che hai di fronte.
  3. Considera di inviare e-mail alle persone che desideri incontrare. Presentati agli individui chiave, dicendo che non vedi l'ora di ascoltarli e incontrarli di persona. Molto probabilmente, ti risponderanno ringraziandoti. In questo modo, avrai anche un motivo per attirare la loro attenzione quando li vedrai alla conferenza.
  4. Crea un programma. Individua i gruppi e gli incontri ai quali desideri partecipare, pianificando a grandi linee quello che vuoi fare per non perderti nulla di importante. Non sarà necessario rivolgersi a ogni singolo gruppo, in quanto anche i momenti trascorsi durante le pause e in sala da pranzo sono ottimi per allacciare rapporti con la gente.
    • Fissa appuntamenti con chi intendi incontrare. Ognuno avrà un'agenda piuttosto fitta, ma potresti proporre un incontro durante una pausa caffè o il pranzo con le persone con cui sicuramente desideri avere un colloquio.
    • Cerca di trarre vantaggio dal rinfresco serale o durante l'aperitivo. Sono momenti in cui l'atmosfera si scioglie e la conversazione diventa meno rigida. Invece di tornare in albergo, prova ad allargare la tua rete di conoscenze fino a tardi.
  5. Vestiti per l'occasione. Guarda il sito web della conferenza per avere un'idea dello stile da adottare. Alle conferenze aziendali è di rigore l'abbigliamento professionale. Qualora nel tuo settore si tende ad essere meno formali, rischi di sembrare fuori luogo se indossi un completo e una ventiquattrore. In ogni caso, cerca di avere uno stile raffinato ed elegante in modo da fare una buona impressione sulla gente.
    • Alcune persone adorano indossare qualche capo originale per non passare inosservati. Se la tua personalità ti permette di portare un paio di scarpe da ginnastica dai colori vivaci sotto un completo, non esitare. Tuttavia, l'atteggiamento cordiale e le idee brillanti ti porteranno più lontano di qualsiasi vestito tu possa indossare.
    • Non dimenticare di portare le mentine per l'alito, un pettine e altri accessori che ti permetteranno di avere un bell'aspetto e di sentirti fresco per tutta la giornata. Le conferenze cominciano alle prime ore del mattino e durano fino a tarda notte, perciò prepararti a tale eventualità.
  6. Porta i biglietti da visita. Distribuire i biglietti da visita è un modo efficace per dare le proprie informazioni di contatto, anche se alcune persone preferiscono inserire i dati direttamente nei dispositivi mobili. Dovresti anche portare un piccolo accessorio per conservare i biglietti da visita degli altri, in modo da non perdere i contatti. Non c'è niente di peggio che avere una conversazione interessante con qualcuno per poi rendersi conto di aver perso il biglietto e non ricordarsi il nome.
    • Se non hai i biglietti da visita, vale la pena farli stampare. Adotta una linea sobria e professionale. Almeno assicurati di riportare il nome, l'indirizzo e-mail e il numero di telefono, il nome dell'azienda o la tua professione.
    • Se sei terrorizzato all'idea di consegnare un biglietto da visita, fai una prova dando un biglietto a un familiare o un amico. Presentati prima ("Salve! Sono Maria. Le ho inviato un'e-mail sulla Sua web series la settimana scorsa"). Dopodiché allenati a concentrare la conversazione sul tuo interlocutore rivolgendo domande aperte.

Fare una Buona Impressione

  1. Presentati alla gente in modo efficace. Sii cordiale quando ti presenti, indipendentemente dalla persona con cui parli, che stia seduta accanto a te o prenda il tuo stesso ascensore. Limita la tua presentazione a 30 secondi, riferendo il tuo nome, il tuo lavoro e qualche esperienza professionale. Generalmente relatori, uomini d'affari e altre persone connesse all'evento hanno poco tempo, perciò non avrai la possibilità di discutere a lungo con loro.
    • Ripeti a casa di ciò che devi dire, in modo da sapere quanto tempo ti sarà necessario e assicurarti di includere tutte le informazioni pertinenti. Tuttavia, quando parli, non dare l'impressione di aver imparato tutto a memoria.
    • Presta attenzione anche a ciò che dicono i tuoi interlocutori, invece di essere concentrato solo su te stesso.
  2. Rivolgi domande pertinenti e ascolta le risposte. Chi riesce a creare una rete di conoscenze è un buon ascoltatore. Quando parli con qualcuno, concentrati sulle sue risposte e non sulle persone presenti nella stanza. Non fare discorsi troppo lunghi e incoraggialo a parlare. Qualunque cosa tu faccia e indipendentemente da quanto tu sia eccitato o ammaliato dalle competenze o dall'importanza di chi hai di fronte, non saltare a conclusioni su quello dirà e non frastornarlo di parole. Mantieni la calma e dai spazio al tuo interlocutore.
    • Mantieni il contatto visivo, annuisci e non incrociare le braccia.
    • Approfitta dei vari momenti per parlare con le altre persone. Ricorda che, creando una rete di contatti, avrai la magnifica opportunità di conoscere gente, perciò fai tutto il possibile per sfruttarla in modo da ampliare le tue conoscenze.
    • Sii ricettivo alle parole degli altri. Accetta i biglietti da visita delle persone quando distribuisci i tuoi.
  3. Parla con i relatori. Assisti alle presentazioni dei relatori che desideri incontrare (soprattutto se hai inviato un'e-mail in cui hai espresso il tuo interesse per loro). Arriva presto e siediti in prima fila, così avrai una buona posizione per raggiungerli quando avranno terminato il loro intervento. Ascolta con attenzione in modo da poter approfondire alcuni passaggi del discorso non appena avrai la possibilità di parlare con loro. Quando la relazione è conclusa, presentati al conferenziere, fagli i tuoi complimentarmi e rivolgigli domande pertinenti.
    • Prepara un elenco di domande che vorresti porre ad alcuni relatori. In caso vi siano limiti di tempo, scegli le due domande più importanti. Per essere certo che siano ben accette, prova a introdurre la conversazione sfruttando un approccio di questo genere: "Ci sono problemi se Le rubo qualche secondo? Avrei due piccole domande da farLe".
    • Tieni presente che, se il relatore non è disponibile subito dopo il suo intervento, potresti provare ad avvicinarti a lui durante la cena o il rinfresco organizzato nell'ambito conferenza. Dagli il tuo biglietto da visita e cerca di non perdere l'occasione di incontrarlo di nuovo durante il convegno.
    • Se hai del materiale promozionale, un articolo o qualsiasi altro documento o software che desideri dargli, preparalo in modo da consegnarglielo non appena lo incontri.
  4. Non farti prendere dall'emozione. Sebbene sia interessante incontrare i relatori, se passi il tuo tempo a cercare di conoscere celebri conferenzieri, sprecherai le opportunità offerte dal convegno. Di solito, ricevono centinaia di biglietti da visita da persone altrettanto desiderose di incontrarli quanto te. Pertanto, è meglio fare conoscenza con i partecipanti, con cui sarà molto più reale la possibilità di lavorare.
    • Chi riveste un ruolo inferiore all'interno di un'azienda, un'istituzione o un'organizzazione, non è meno importante di chi sta più in alto. Anzi, ha più tempo per ascoltare gli altri, stabilisce una rete di conoscenze in maniera trasparente, può dare ottime informazioni e costituire anche un contatto importante.
    • Facciamo l'esempio in cui ti sarebbe piaciuto discutere con il professore che ha appena tenuto una conferenza, ma che è dovuto scappare via per la nascita del figlio. Se anche il suo dottorando partecipa al convegno, avvicinati, rivolgigli qualche domanda e condividi le tue idee. Se è convinto che tu sia una persona sincera con cui vale sicuramente la pena rimanere in contatto, non mancherà di nominarti al professore. È sufficiente che tu rimanga in contatto con il dottorando e il professore dopo la conferenza.
  5. Impara a scusarti con garbo. A volte possono succedere fraintendimenti – ad esempio, la persona con cui hai iniziato a parlare non è quella che avresti voluto conoscere – oppure ti rendi conto che il tuo interlocutore non sembra così interessato a parlare con te. In entrambi i casi, scusati educatamente, ringrazialo per il suo tempo e rivolgi la tua attenzione alle altre persone presenti.
  6. Goditi il momento. Invece di pensare troppo a cosa dire a questa o quella persona, cerca di vivere il momento, sfruttandolo per incontrare nuove persone. Se ti piace il settore professionale in cui operi, dovrebbe essere piacevole parlare con i suoi esponenti. Sicuramente ti imbatterai in qualcuno che vale la pena conoscere meglio se hai l'impressione che l'evento sia interessante. Dovresti offrire agli altri tanto quanto loro hanno da offrire a te.

Approfondire i Contatti

  1. Invia un'e-mail nel giro di pochi giorni. Non aspettare troppo a lungo dopo la conferenza. Cerca le persone quando le conversazioni che hai avuto con loro sono ancora un fresco ricordo nella tua mente. Detto questo, dovresti attendere che la giornata sia finita prima di mandare un'e-mail. Se la persona è ancora occupata nel corso della conferenza, rischi di sembrare un tipo piuttosto ansioso ricorrendola con un messaggio di posta.
    • Se puoi, inviale un articolo relativo al tema su cui ha tenuto la conferenza. In questo modo, dimostrerai di nutrire un forte interesse per l'argomento e che sei propenso a condividere informazioni con lei.
    • Se puoi, metti in contatto questa persona con altre che conosci personalmente o che hai incontrato al convegno. Se non sei geloso delle informazioni che possiedi e delle relazioni che hai costruito, avrai vantaggi assicurati in futuro.
  2. Approfitta dei social network. Oltre alla posta elettronica, tieniti in contatto con la gente tramite Facebook, LinkedIn e Twitter. Sono importanti mezzi di comunicazione messi a disposizione dalla rete, che aiutano le persone a rimanere connesse tra loro e persino a conoscersi meglio. Invia un breve messaggio quando fai le richieste di amicizia, ricordando chi sei e precisando quanto è stato piacevole scambiare qualche battuta.
    • Se sei particolarmente attivo sui social netowrk, puoi inviare un tweet o pubblicare qualcosa sulla conferenza mentre sei ancora lì. Tagga le persone che hai incontrato e fai commenti positivi sui gruppi e sul convegno.
  3. Rimani in contatto con il relatore tramite e-mail e per telefono. Se ti scrive, rispondigli. Non far naufragare i contatti pochi giorni dopo la conferenza, perché può succedere di tutto. Anche se non ti darà immediatamente una spinta verso un nuovo lavoro, potrebbe farlo non appena ne avrà l'occasione. Per creare una rete di contatti, devi condividere informazioni sulla tua persona e sulle competenze che possiedi. Se sei in grado di mantenere le relazioni, la gente si ricorderà di te al momento opportuno.
    • Impegnati a sviluppare i rapporti con uno dei tuoi contatti. Se vedi l'opportunità di iniziare realmente a lavorare con una persona, porta le cose al livello successivo, chiedendole di uscire per un caffè o per pranzo, oppure di incontrarvi per un colloquio informativo.
    • Se qualcuno che hai conosciuto ti chiama per un aiuto o un'informazione, non esitare. Non sai mai chi nel tuo settore potrebbe aiutarti un giorno.

Consigli

  • Tieni conto che una conversazione vis-à-vis è all'incirca 7-10 volte più efficace di una per telefono. Ecco perché è molto importante per la tua carriera assistere a un convegno in cui puoi incontrare le persone più influenti nel tuo settore e stringere rapporti con loro.
  • Prepara i tuoi biglietti da visita. Diversi mesi prima della conferenza controlla se i tuoi biglietti da visita da distribuire all'incontro sono aggiornati e scritti in modo professionale. Ogni mattina durante il convegno portane con te un numero sufficiente e tieni a portata di mano una buona penna da usare durare la giornata.
  • Quando arrivi presto a un incontro, presentati agli altri.
  • È consigliabile portare alcuni biglietti da visita vuoti su cui segnare le informazioni di altre persone qualora avessero dimenticato i loro biglietti da visita! In alternativa, depenna le tue informazioni da uno dei tuoi biglietti, in modo da non consegnarlo per sbaglio, e scrivi sulla parte retrostante.
  • Se la conferenza è organizzata da un'azienda, scopri se hai la possibilità di assistere alle riunioni di lavoro o di pianificazione. Se puoi, partecipa. Spesso, questo genere di riunioni non sono molto frequentate e offrono la possibilità di interagire di persona con un responsabile di alto livello o un piccolo gruppo di collaboratori, che potrebbero non essere disponibili in altri momenti.
  • Se sei uno studente, vedi se l'organizzazione del convegno è alla ricerca di volontari. Se è così, offriti di dare una mano laddove avrai l'opportunità di incontrare molti partecipanti. Oltretutto, la quota di iscrizione potrebbe essere gratuita.
  • Se alla conferenza sono previsti dei badge, indossa il tuo. In questo modo, sarà più facile per tutti ricordare i nomi. Indossalo a destra affinché resti ben visibile quando stringi la mano.
  • Quando ricevi un biglietto da visita, appunta sul retro quando e dove hai incontrato la persona che te lo ha dato e qualsiasi particolare importante non reperibile tra le informazioni stampate. Conservalo lontano dai biglietti da visita che intendi distribuire. In ultimo, inserisci i dati ricavati dai biglietti da visita e dagli appunti che hai preso nel tuo software di gestione delle informazioni personali.

Avvertenze

  • Evita di parlare male delle persone, indipendentemente da quanto utile ti possa sembrare. Anche se qualcuno con cui sei entrato in contatto si lascia andare a un pettegolezzo, astieniti.
  • Non vantare amicizie con persone che non conosci. Verrai scoperto ed è poco efficace.
  • Non imporre le tue idee. Fai domande, invece, e aggiungi ciò che pensi ai concetti espressi dai tuoi interlocutori.
  • Evita di imprecare o utilizzare un linguaggio che può essere considerato offensivo. Non conosci il passato né le credenze personali o religiose delle persone, perciò sii rispettoso in ogni momento.
  • Non mentire. La fiducia fa implicitamente parte delle relazioni sociali, perciò la tua reputazione risulterà danneggiata se vieni scoperto.
  • Non interrompere mai le persone mentre parlano. Ricorda quanto è fastidioso quando qualcuno lo fa con te.
  • Ricorda di non essere prepotente e troppo concentrato su te stesso. Per allargare la propria rete di rapporti, è necessario mettere in atto strategie relazionali, non essere egocentrici.

Cose che ti Serviranno

  • Biglietti da visita
  • Indirizzo e-mail (assicurati che sia valido e facilmente riconoscibile)
  • Articoli, informazioni di base se vuoi trasmettere qualcosa al relatore
  • Accesso a Internet
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