Come Creare un Piano di Comunicazione

Un piano di comunicazione è una mappa per portare il tuo messaggio verso il tuo pubblico. Il piano è uno strumento indispensabile per il marketing, le risorse umane, gli affari aziendali e la gestione delle pubbliche relazioni. Investire un po' di tempo nel pianificare quello che sarà il tuo approccio migliora la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi.

Creare il Tuo Piano di Comunicazione

  1. Devi sapere perché vuoi comunicare. Cosa vuoi cambiare con la tua comunicazione?
  2. Considera a chi vuoi comunicare il tuo messaggio. Fai una lista dei tuoi possibili destinatari.
  3. Cosa pensa il tuo pubblico adesso a proposito del problema o dell'argomento? Come puoi scoprirlo? Fai una lista di ciò che sai già e di cosa ti serve sapere.
  4. Definisci i dettagli. Cosa vuoi che il tuo pubblico FACCIA, PENSI o SAPPIA dopo aver ricevuto la comunicazione?
  5. Scrivi dei messaggi-chiave per ogni tipo di destinatari. Potrebbe essere necessario un solo messaggio, o devi considerare messaggi diversi per destinatari diversi. Tieni sempre in mente l'obiettivo della comunicazione.
  6. Decidi quando inviare il tuo messaggio. La tempistica può determinare il modo in cui trasmetterai il tuo messaggio.
  7. Decidi come inviare il tuo messaggio. Se devi generare consapevolezza, una comunicazione scritta può essere sufficiente. Se il messaggio è complesso o controverso, pianifica anche metodi più interattivi, inclusa una comunicazione faccia a faccia.
    • Chi consegnerà il messaggio? Chi lo preparerà?
    • Quali risorse ti servono?
    • Come controllerai il feedback? Come farai a sapere se i tuoi destinatari hanno ricevuto il messaggio?
    • Come farai a sapere se il pubblico ha capito il messaggio o ha reagito come previsto?
    • Come potresti andare avanti se si presenta la necessità di una nuova comunicazione?

Consigli

  • Per raccogliere tutte le informazioni, puoi usare una tabella con le seguenti colonne:
Pubblico | Obiettivo | Messaggio | Approccio | Tempistica | Consegna | Controllo/Seguito | Risorse
  • Ricorda che comunichi comunque in ogni momento: fai in modo che il tuo piano di comunicazione sia coerente con la tua attività solita.
  • Impara a conoscere il tuo pubblico. Più comprendi priorità, preoccupazioni, problemi e contesto e più riuscirai a mandare un messaggio mirato.
  • Suo pubblico. Vai dove sono i pesci: se il tuo pubblico è online, comunica online. Se sono nell'ufficio accanto al tuo, incontrali e parla con loro.
  • Abbi le idee chiare sul perché vuoi comunicare. Questo è un passaggio importante per capire poi chi, come e quando comunicare.
  • Devi conoscere il tuo messaggio dall'inizio alla fine.
  • Concentrati su cosa cerca il tuo pubblico. Ti aiuta a definire e sviluppare il tuo messaggio.

Avvertenze

  • Sii trasparente, aperto e onesto nelle tue comunicazioni.
  • Non sparare a raffica sperando che una delle tante comunicazioni vada a buon fine.
  • Se non sei sicuro di qualcosa, non fingere: chiarisci e impegnati a continuare con una comunicazione successiva.
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