Come Rendere Efficace una Presentazione in PowerPoint

PowerPoint è un programma della suite Microsoft Office che viene usato per creare una serie di diapositive per presentazioni accattivanti e stimolanti, con la combinazione di testo e immagini. Tuttavia le abilità per rendere queste presentazioni eccellenti sono spesso trascurate. Se ritieni che la tua presentazione abbia bisogno di un qualcosa in più, leggi di seguito alcune idee utili a renderla da “così così” ad “assolutamente stupefacente”.

Crea il Tuo Racconto

  1. Decidi ciò che vuoi che impari il tuo pubblico. Prima di iniziare, devi decidere quale messaggio principale o quali informazioni desideri che la gente ricordi, una volta terminata la presentazione. Questo dovrebbe essere un punto fondamentale ben chiaro, che sarà supportato da tutte le altre informazioni. Se stai facendo una presentazione accademica, sarà l'equivalente della tua tesi. Se la presentazione è questione di affari, sarà il prodotto o il servizio che stai proponendo o sostenendo.
  2. Riduci le informazioni. Una volta che hai chiaro quale messaggio principale desideri, prendi tutte le informazioni relative e riducile. Presenterai solo le informazioni di cui il pubblico non può fare a meno. Ciò eviterà che la tua presentazione venga considerata lunga o sconclusionata.
  3. Pianifica completamente la struttura. Ora che sai quali informazioni devono essere incluse, comincia a pianificare la struttura della presentazione. Per quanto possibile, devi pianificare su carta gran parte del tuo discorso e delle diapositive. Sottolinea non solo il tuo discorso, ma anche le tue diapositive.
    • La struttura di una presentazione accademica dovrebbe seguire all'incirca la stessa struttura di un documento accademico: prima l’introduzione del punto principale, poi le prove che lo sostengono ed infine una breve conclusione.
    • Per le presentazioni aziendali, Guy Kawasaki, il famoso guru di marketing, suggerisce questa struttura standard di presentazione:
      • Il problema
      • La tua soluzione
      • Il modello di business
      • La “magia” e la tecnologia sottostanti
      • Marketing e vendite
      • La competizione
      • Il team
      • Le proiezioni e gli obiettivi
      • Lo stato attuale del progetto e la programmazione temporale
      • Il sommario e i compiti attribuiti

Utilizza una Struttura

  1. Snellisci il testo. Quando si utilizzano diapositive di PowerPoint, si desidera che aiutino effettivamente a migliorare la qualità della presentazione, non che esistano semplicemente nella presentazione. Il modo migliore per farlo è garantire che le diapositive non ribadiscano semplicemente ciò che stai dicendo. Non dovresti leggere dalle tue diapositive. In realtà, le presentazioni di PowerPoint devono contenere meno testo possibile. Dover leggere testo distrae il pubblico, anche se solo inconsciamente, da quello che stai dicendo loro. Con questo in mente, mantieni il tuo testo al minimo e presentalo in un modo che sia facile da leggere, ad esempio con un elenco puntato.
  2. Distribuisci le dispense. Così, se non puoi mettere tutte le tue informazioni sulle diapositive, come puoi essere sicuro di dire al tuo pubblico tutto ciò che non sei riuscito ad inserire nel tuo discorso? Con le dispense! Fai dispense di una o due pagine, da distribuire ad ogni membro del pubblico o a quelle persone che le richiedono: devono contenere una sezione per ogni diapositiva o porzione della tua presentazione. Qui è possibile inserire informazioni aggiuntive o punti chiave delle informazioni che sono state incluse nella presentazione.
  3. Usa grafici informativi. La grafica è ciò che rende una presentazione di PowerPoint davvero coinvolgente. Gli elementi grafici possono fornire al tuo pubblico un nuovo modo di percepire ciò che stai cercando di comunicare. Istogrammi e grafici possono fornire quelle informazioni che magari tu riesci a trasmettere difficilmente a parole. Vuoi essere sicuro, tuttavia, che essi effettivamente aggiungano qualcosa alla tua presentazione e non che forniscano semplicemente una distrazione.
  4. Taglia grafica e suoni inutili. Con le informazioni di cui sopra in mente, vuoi essere assolutamente certo di non includere effetti visivi o audio inutili. Esempi di elementi non necessari includono le animazioni di transizione, le ClipArt, gli effetti sonori, i modelli pieni zeppi di elementi ed illeggibili e le immagini di sfondo. Queste sono le caratteristiche che tendono a rendere le presentazioni Powerpoint noiose, datate ed inutili. Distraggono il pubblico e non aggiungono nulla alla presentazione. Ostacolano anche la capacità del pubblico di assorbire informazioni.

Fissa Bene la tua Presentazione

  1. Fai pratica. Vorrai spendere un sacco di tempo a fare pratica prima di consegnare la tua presentazione. Assicurati che il tuo discorso corrisponda bene alle diapositive. Vorrai anche essere sicuro di come temporizzare il tuo discorso, soprattutto se vuoi mettere la presentazione in automatico, piuttosto che dover interrompere o riconcentrarti per modificare le diapositive.
  2. Presenta come se non ci fosse nessun PowerPoint. Non utilizzare le diapositive come una stampella. Sono lì per aggiungere qualcosa al tuo discorso, non per aiutarti a procedere nella spiegazione. Se presenti come se non ci fosse nessuna slide, da oratore avvincente ed entusiasta, il pubblico rimarrà conquistato e ricorderà la tua presentazione per gli anni a venire.
  3. Vai al punto. Non divagare. Non includere informazioni che non sono necessarie. Informa il pubblico che cosa devono arrivare a sapere e non sprecare più tempo di quanto non sia necessario per raggiungere questo obiettivo. Ricorda: le presentazioni non devono mai essere lunghe più di 20 minuti. Se sei un insegnante che deve occupare del tempo, interrompi le presentazioni con delle attività. Dover ascoltare una presentazione per più di 20 minuti fa sì che la maggior parte delle persone si distragga o se ne vada, che non è ciò che si desidera ottenere.
  4. Sii stimolante. Trova modi per ispirare il tuo pubblico. Vuoi dare loro un collegamento emotivo al materiale che stai presentando. Questo li renderà più addentro nell'informazione e aiuterà anche a conservare più informazioni e con maggiore precisione. Sii entusiasta di ciò che stai presentando e fai capire al pubblico perché è importante.
    • Non è sufficiente dimostrare perché l'informazione è importante per qualcun altro: devi renderla importante per il pubblico. Fai capire loro perché dovrebbero interessarsene. Per esempio non fare una lezione di storia aspettandoti di interessare gli studenti solo grazie a questa. Hai bisogno di mostrare loro come quella storia si leghi direttamente agli eventi attuali e influisca sulla loro vita. Cerca parallelismi e correlazioni dirette per legare le informazioni al tuo pubblico.

Consigli

  • Se stai utilizzando immagini Flickr Creative Commons, assicurati di citare e ringraziare i proprietari delle foto: si può fare una pagina intera di crediti alla fine della presentazione.
  • Ricorda la regola del 20/10/30: 10 diapositive al massimo per non più di 20 minuti e con font sempre più grandi di 30 punti.
  • Ogni pacchetto Office viene fornito con un sacco di nuove caratteristiche, display dalle grafiche sgargianti e animazioni. Evita la trappola di cercare di usarli tutti per mostrare la tua competenza nella realizzazione di un PPT. Concentrati di più sul contenuto e lascia che il PPT ti aiuti nella tua presentazione.
  • Guarda i maestri di PowerPoint per imparare quali sono i metodi più efficaci e quelli che non lo sono. Steve Jobs era noto per essere un ottimo presentatore. Anche quelle dei conferenzieri delle TED Talks sono ottimi esempi di presentazioni PowerPoint fatte bene.
  • Non utilizzare l’immagine di qualcun altro a meno che tu non sia sicuro di avere il permesso per farlo.

Avvertenze

  • Non leggere mai le diapositive parola per parola.
  • La pratica rende perfetti. Termina la presentazione e poi lo ripetila ad alta voce. Prova di nuovo fino a quando non avrai più voce.
  • Anche se perdi una diapositiva o ti dimentichi un argomento, evita di armeggiare per trovarlo. Vai avanti e spostati poco prima della fine, racconta che hai bisogno di un'aggiunta importante su cui fare delle considerazioni che hai saltato volutamente e poi torna alla diapositiva che avevi perso e colma le lacune. In nessun punto devi dare l’idea di non essere al comando della Tua PPT!
  • A volte il proiettore che utilizzi può crearti problemi. Sii paziente e lascia che i tecnici competenti li gestiscano. Non è il caso di bestemmiare o di sudare: succede! Poi, una volta che è tutto a posto, puoi continuare da dove hai lasciato, con un sorriso o una breve battuta, oppure, se la riparazione è durata molto a lungo, ricomincia dall'inizio.
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