Como Limpar a Sua Mesa ou Escrivaninha

Ah, a mesa. Existe algum local melhor para algum trabalho intelectual? A caneta do escritor, o lápis do engenheiro, os papéis do contribuinte -- todos encontram o seu paraíso em uma mesa. Portanto, percebe-se que limpar e organizar a sua mesa é algo estritamente importante.

Passos

  1. Limpe a mesa. Retire os papéis e todos os outros objetos até que você possa ver toda a superfície da mesa. Faça pilhas no chão de TUDO exceto os componentes do computador, telefone, almofada de mesa ou o próprio organizador de papéis. A agenda telefônica, grampeador, canetas, lápis, fitas, etc. devem ficar na pilha de "Coisas que são úteis". Verifique a data e o tema de cada item que pegar. Se a data já é muito antiga e não é mais necessário, ponha na lixeira ou depósito de reciclagem. Ponha objetos que sejam de outras pessoas na pilha de "outro lugar".
  2. Limpe também as gavetas, armários e prateleiras fazendo o mesmo procedimento com seus itens. (Não esqueça o topo da mesa, onde geralmente ficam algumas prateleiras.)
  3. Limpe todas as superfícies com um pano úmido e limpo, em seguida podendo aplicar um pouco de cera para posteriormente secar as superfícies.
  4. Enfileirar livros e pastas que você utiliza com maior frequência é uma boa ideia para estabelecer um perímetro de sua área de trabalho. Não coloque ali os livros e pastas que você utiliza apenas semanalmente ou com menor frequência ainda. Tenha em mente que você poderá colocar alguns livros e pastas nas prateleiras enquanto você faz esta organização.
  5. Priorize os itens da "prateleira" por necessidade, mantendo ali apenas itens que sejam apresentáveis ou de uso regular, o que no caso poderá ser examinado se não merece um local de volta em sua mesa. (Encontre novas capas para os itens que estão com péssima aparência mas que continuem sendo bastante utilizados) O resto dos itens poderá ficar em armários fechados com portas ou mesmo em prateleiras separadas próximas à mesa.
  6. Organize suas prateleiras, deixando o mínimo possível de bugigangas e então substituindo itens de maior prioridade e bugigandas de forma que você possa ter um certo equilíbro de coisas importantes e ao mesmo tempo algumas bugigangas para melhorar a aparência ou itens de valor sentimental. Não esqueça de utilizar a parte superior. Esta é uma ótima zona para bugigangas grandes, plantas ou porta-retratos grandes. NÃO ponha itens relacionados a trabalho no topo das prateleiras. As bugigangas e itens menos utilizados deverão ficar de lado até que você finalize todo o resto, de forma que melhor possa pensar em onde colocar estes itens.
  7. Utilize a gaveta mais próxima para os itens que devem estar sempre à mão, deixando de fora apenas os itens que PRECISAM estar sob a mesa. Lembre-se de manter todos os itens estranhos longe de seu teclado ou mouse. (Caso sua mesa não possua gavetas embutidas, compre algum monitor leve de forma que possa ter uma pequena gaveta abaixo dele ou mesmo gaveteiros portáteis de plástico ou acrílico que são feitos especificamente para mesas e gabinetes.)
  8. Você deve designar uma gaveta para "projetos correntes". Você precisa de um espaço (além de seu desktop) para os objetos e itens nos quais está trabalhando atualmente.
  9. Você também deverá designar uma gaveta para itens de papelaria, como blocos de anotações, cadernos ou o que quer que você utilize regularmente para trabalhar.
  10. Ordenadamente armazene os demais livros, pastas e itens que tenham sobrado em armários, gavetas não utilizadas ou mesmo em outras prateleiras na sala.
  11. Remova os itens de "outro lugar" para os seus devidos locais. Neste momento você deverá manter apenas os itens que que precisam ser arquivados e coisas que precisam de sua atenção. Este é o momento de seguir em frente e e desligar das coisas sem necessidade.
  12. Examine o seu sistema de arquivamento. Você tem espaço o suficiente para o que você realmente precisa arquivar? As pastas, armários, caixas de arquivos e gavetas de plástico funcionam bem. (Todos os itens citados podem ser utilizados dentro de armários, closets, guarda-roupas, estantes e outros, reduzindo assim o espaço do seu chão que é tomado para arquivar suas coisas.) Se você precisar criar um espaço para arquivamento, faça uma lista com categorias e tópicos. Cseções e pastas em seus arquivos contendo estes títulos. Se o seu espaço é o suficiente, comece com a separação dos papéis. Comece pelo topo da lista e vá seguindo até o fim, lembrando de analisar apenas um item por vez. Quando você não puder mais arquivar os itens por falta de espaço, pastas ou divisores de sessões - PARE.
  13. Vá até a loja de containers ou itens de escritório. Consiga os itens para arquivamento e algum outro material necessário para a sua organização. Se a sua mesa não possui algum organizador de CDs embutido, considere a possibilidade de comprar um rack ou pasta para CDs. Um suporte adequado para o telefone poderá ajudar a manter a agenda telefônica e demais anotações com números telefônicos próximos ao telefone, economizando assim um valioso espaço. Um porta-revistas ajudará a manter suas revistas organizadas e separadas, evitando a desordem que elas podem causar quando estão desorganizadas e jogadas juntamente com outras coisas. Organizadores de gavetas lhe ajudam a agrupar melhor os itens em suas gavetas, além de as deixar mais limpas. Diferentes organizadores para sua mesa podem lhe ajudar a economizar o espaço de sua mesa e melhor organizar e guardar os itens que precisam estar constantemente acessíveis como óculos, calculadoras, cadernos, etc. Mantenha os seus organizadores com os itens ordenados corretamente, separando o que é mais importante e o que é menos importante, de forma que itens de pouco uso não acabem ocupando espaço valioso. Uma bendeja para documentos poderá servir de alvo para a papelada que seus colegas de trabalho ou familiares poderão jogar em sua mesa. Pequenos gaveteiros de plástico podem armazenar muitos papéis e serem colocados atrás de portas, em armários ou prateleiras. Um gaveteiro ou outro recipiente para papel poderá manter seu suprimento de papel limpo sob a impressora como forma de economizar espaço.
  14. Coloque os itens comprados para terem alguma função. Utilize os novos itens que comprou para ajudar em sua organização e separação de itens ocupando espaços individuais como em armários, closets, prateleiras, etc. Monte o seu novo sistema de arquivamento de itens e finalize o seu "projeto" de organização.
  15. Crie um espaço para "coisas que precisam de atenção." Sempre haverá um grupo de materiais que se encaixam nesta categoria. Você poderá desejar uma gaveta ou mesa dedicada a estes itens. Você também poderá querer um espaço com armazenamento em camadas atrás de alguma prateleira ou armário ou mesmo em uma prateleira separada para ajudar a priorizá-los por prazos ou importância. Mas, não importa o que você faça, NÃO utilize a sua mesa para armazenar estes itens pois eles poderão ser a maior fonte de desordem e bagunça em sua mesa.
  16. Você finalizou! Agora você pode trabalhar em um ambiente mais limpo e eficiente. Você provavelmente trabalhará melhor e com maior eficiência em uma mesa limpa e organizada. (Você pode querer começar com os itens que requerem uma maior atenção. Ao seguir a partir daqui, lembre-se das dicas:
  17. Mantenha apenas os itens referentes ao seu projeto atual em sua mesa. Todo o resto deve ser afastado tão logo você termine de utilizar, arquivado logo que concluído ou colocado em seu espaço de "atenção" prioritária.
  18. Reserve alguns minutos diários para limpar a sua mesa de trabalho. Caso necessário, faça disso um item ou tarefa a ser cumprida em seu calendário.
  19. Certifique-se de ter uma lista de tarefas a cumprir diariamente para você, isto lhe ajudará bastante.
  20. Terminado.
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