Como Fazer uma Ata

Опубликовал Admin
5-10-2016, 02:25
4 417
0
Você acabou de ser eleito ou nomeado como secretário do comitê ao qual pertence. Parabéns! Sabe como anotar, preparar e apresentar atas? Não importa se está seguindo a bíblia legislativa Regras de Ordem de Robert Atualizadas ou escrevendo atas em ambientes menos formais, aqui estão os métodos importantes a se seguir.

Preparação prévia

  1. Conheça as regras de reuniões da sua organização. Se for esperado que o secretário faça atas formais, pergunte se o grupo segue as Regras de Ordem de Robert ou algum outro guia oficial. Nos ambientes mais informais, questione o que deve ser incluído nas atas ou como elas serão usadas.
    • Você não precisa se familiarizar com as Regras de Ordem Atualizadas completas, mas obter uma cópia ou pedir uma emprestada pode ser útil para responder a perguntas específicas.
    • Conheça seu papel também. Alguns secretários de ata não participam da reunião, enquanto outros fazem as atas e contribuem para a discussão. Não importa qual o caso, o secretário não deve ser alguém com outro papel importante, como o facilitador ou o presidente.
  2. Prepare um modelo antes. As atas de cada reunião repetem algumas informações, portanto um modelo criará um formato consistente para facilitar a referência. Inclua espaço para as seguintes informações, pelo menos:
    • O nome da organização.
    • O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou anual, uma reunião de comitê menor ou uma convocada para um propósito especial?
    • Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados).
    • Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos).
    • Lista de "presentes" e "ausentes". Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação).
    • Um espaço para sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata, dependendo da política da sua organização.
    • Uma pauta, se alguma for fornecida. Caso o presidente ou facilitador da reunião não tenha pedido a você para rascunhar uma pauta, ele deverá ter uma disponível que vai ajudar a organizar suas anotações sobre a reunião.
  3. Leve um caderno ou um notebook com você. Escolha algo com o qual se sinta confortável. Se for escrever atas com frequência, separe um caderno para esse propósito ou crie uma pasta no seu computador.
    • Caso tenha feito atas em uma reunião anterior e elas ainda não tiverem sido enviadas para aprovação, leve-as com você também.
    • Embora um gravador possa ajudar você a transcrever as atas mais tarde, ele não substitui a tomada de notas. Se for gravar a reunião, veja se todos os presentes concordam e não ceda à tentação de transcrever palavra por palavra.
    • Aprender taquigrafia vai acelerar o processo de tomada de notas, mas não é necessário ser capaz de anotar cada palavra para produzir atas. Na verdade, você deve evitar fazê-lo.
    • Caso peçam para você tomar notas publicamente durante a reunião, use um projetor ou um cavalete de apresentação e leve as notas para casa depois sem borrá-las, para que possa usá-las para digitar as atas.

Tomando notas sobre a reunião

  1. Distribua uma lista de presença. Assim que todos estiverem presentes, distribua um pedaço de papel (ou mais, para reuniões maiores) com espaço para cada pessoa escrever seu nome e suas informações de contato. Você pode usar essa lista depois da reunião para preencher a seção de presentes do seu modelo ou anexar essa lista em si às atas completas.
    • Caso não conheça muitos dos presentes, esboce um quadro de lugares e preencha-o enquanto pede para cada um se apresentar. Deixe-o à mão ao tomar nota para que possa chamar as pessoas pelo nome quando for apropriado, conforme será discutido abaixo.
  2. Preencha o máximo que puder do seu modelo. Enquanto estiver esperando pelo começo da reunião, anote o nome da organização, a data e o local da reunião e o tipo (ex: semanal, reunião de comitê especial etc). Quando ela começar, registre o horário de início.
    • Caso não tenha um modelo, grave essa informação na parte superior das suas notas.
    • Se a reunião tiver sido convocada por um propósito especial ou em um horário especial, salve a nota que foi enviada para avisar os membros e prenda-a às atas depois de transcrevê-las.
  3. Anote o resultado da primeira moção. A maioria das reuniões formais começará com uma moção para adotar uma pauta, portanto esse passo usará esse procedimento como exemplo. Se a reunião começar com uma moção diferente, anote todas as informações pertinentes a ela:
    • A moção geralmente é enunciada começando com "Proponho". Geralmente "Proponho a adoção dessa pauta".
    • O nome do proponente (a pessoa que propôs a moção).
    • O resultado da votação. Se for positivo, escreva "moção aceita". Caso contrário, escreva "moção rejeitada".
    • Você pode pedir para que as moções mais longas sejam enviadas por escrito, se não conseguir anotá-las direito. Caso esse problema seja frequente, pergunte entre as reuniões se essa política pode se tornar oficial para moções com mais do que um certo número de palavras.
    • Caso tenha rascunhado a pauta, você pode ser o proponente dessa moção e o secretário das atas. Não há problema em registrar suas próprias ações, desde que você permaneça objetivo.
  4. Anote as outras moções que surgirem durante a reunião. Ouça com atenção a todas as discussões, porém, a não ser que seja instruído de outro modo, não as registre. Quando uma nova moção for feita, anote as informações relevantes.
    • Lembre-se de que cada moção deverá incluir as palavras exatas dela, o nome do proponente e o resultado do voto.
    • Algumas moções precisam ser apoiadas antes de seguirem para votação. Se alguém disser "Eu apoio a moção" ou algo semelhante, anote o nome dessa pessoa como apoiadora.
    • Caso não saiba o nome do proponente ou precise que a moção seja repetida, interrompa a reunião com educação para perguntar. Anotar a informação corretamente é importante o suficiente para justificar uma pequena interrupção.
    • Se uma moção receber uma emenda, apenas altere as palavras da moção nas suas anotações. Não é necessário anotar que uma emenda ocorreu, a não ser que ela seja controversa e provoque muita discussão.
  5. Ouça os relatórios e obtenha cópias deles. Sempre que um relatório, uma notícia ou algo similar for lido em voz alta, anote o nome do documento e de quem está lendo ou do subcomitê que o rascunhou. Caso uma moção acompanhe a leitura, registre-a como faria com qualquer outra.
    • É mais prático obter uma cópia no final da reunião. Faça uma anotação para pedir uma cópia ao leitor ou ao líder da reunião depois e anexe essa cópia às atas transcritas.
    • Se não houver cópias disponíveis, anote onde o documento original é mantido. Você pode precisar pedir essa informação depois da reunião.
    • Se um membro fizer um relatório oral em vez de ler um documento, escreva um sumário breve e objetivo do relatório sem entrar em detalhes ou citar o falante literalmente.
  6. Registre as ações tomadas ou assinaladas. Isso inclui conferências das tarefas designadas na última reunião e ações novas. Alguém ficou de escrever uma carta? Anote o nome da pessoa e as instruções.
    • Dependendo da formalidade da reunião, muitas dessas ações podem cair sob a classificação de "moções". Nas reuniões menos formais, pode ser necessário manter os ouvidos atentos para decisões menos claramente organizadas também.
    • Mencione brevemente o raciocínio por trás de uma decisão, se algum for dado.
  7. Registre todos os pontos de ordem e decisões. Sempre que uma objeção a um procedimento for feita, anote a objeção completa e sua base, bem como a decisão inteira tomada pelo presidente.
    • Inclua quaisquer referências às Regras de Ordem de Robert, às políticas da organização ou ao protocolo da empresa.
  8. Anote resumos das discussões apenas se for solicitado. Oficialmente, as atas registram o que foi feito, não o que foi dito.No entanto, atenda a quaisquer pedidos específicos que a organização fizer a você.
    • Ao registrar discussões, seja o mais objetivo possível. Inclua pontos concretos, não opiniões, e minimize o uso de adjetivos e advérbios. Seu objetivo é escrever de maneira seca, factual e tediosa!
    • Não dê nomes às pessoas durante o resumo da discussão. É especialmente importante não fazer isso nas discussões acaloradas que podem ofender.
  9. Amarre as pontas no final da reunião. Anote o horário em que ela terminou e lembre-se de pegar cópias de relatórios ou lembrar alguém de enviá-las para você.
    • Dê uma olhada nas suas notas para ver se alguma coisa está faltando ou precisa ser esclarecida. Caso precise perguntar algo a alguém, faça-o antes que a pessoa vá embora.

Transcrevendo as atas

  1. Comece esse processo assim que puder. É melhor transcrever a ata oficial imediatamente depois da reunião, quando os eventos ainda estarão frescos na sua mente.
  2. Use um computador para digitar as notas da reunião. Você pode já ter feito isso se tiver usado um notebook. Salve suas notas e comece um documento novo para a ata, de modo que possa comparar as duas coisas lado a lado.
  3. Formate suas anotações em parágrafos organizados. Cada nova moção, decisão ou ponto de ordem deverá estar em seu próprio parágrafo. Ao formatá-los, veja se:
    • Usou a ortografia e a gramática corretas. Utilize um corretor ortográfico, se precisar.
    • Usou o mesmo tempo verbal em todo o texto. Utilize o pretérito perfeito ou o presente, mas não os alterne no mesmo documento.
    • Foi o mais objetivo possível. Sua opinião não deverá aparecer nas atas, pois você está buscando criar um registro objetivo que todos possam usar.
    • Usou linguagem simples e exata. Qualquer linguagem vaga deverá ser substituída por palavras precisas, e as descrições enfeitadas deverão ser removidas.
    • Incluiu apenas as ações tomadas, não as discussões. A não ser que tenham solicitado a você para anotar as discussões, foque no que foi feito, não no que foi dito.
    • Numerou as páginas para facilitar a referência.
  4. Distribua um rascunho da sua ata aos membros. Envie uma cópia a cada um usando a informação de contato na folha de presença. Caso não tenha essa informação, o líder da reunião deverá ser capaz de contatá-los.
  5. Obtenha a aprovação da ata. Pode ser solicitado que você a leia em voz alta na próxima reunião e a envie para aprovação. Se a moção for aprovada, anote esse fato.
    • Se as atas forem corrigidas antes de serem aceitas, faça as alterações no documento e indique no final em que a ata foi corrigida sem descrever as correções específicas.
    • Se uma moção for feita para corrigir as atas depois de terem sido aprovadas, inclua as palavras exatas dessa moção na ata relevante e se ela foi ou não aprovada.

Usando um modelo de ata de reunião

  1. Entre num site de modelos de reunião. Esses modelos pré-prontos economizarão tempo para organizar as atas e ajudarão a evitar erros.
  2. Passe um tempo olhando cada site. Use os recursos de busca deles e passe pelas opções para encontrar a melhor para você.
    • Caso precise de um modelo específico, como geral ou padrão, procure nos sites pelas suas necessidades específicas e baixe os modelos clicando nos botões adequados. Salve-os num local fácil de achar para que não os perca.
  3. Abra o arquivo. Depois de baixá-lo, descompacte-o e abra-o no Microsoft Word ou no Excel. Para melhorar a qualidade e a facilidade de uso, utilize a versão mais recente do Microsoft Word, pois mantê-la atualizada tornará as coisas mais fáceis e permitirá a você aproveitar os novos recursos.
  4. Adicione o logo da sua empresa e os direitos autorais no cabeçalho. Apague o logo de amostra, mas não sem antes ler os termos de uso de onde obteve o modelo. Afinal, não há necessidade de problemas legais, certo?
  5. Mude o título. Na área de título, destaque as palavras "Reunião/Grupo" e escreva o título da sua ata.
  6. Altere o tema (opcional). Para deixar o modelo das suas atas mais bonito e mais profissional, considere mudar as cores ou escolher um tema já pronto. É fácil: encontre a aba "Layout da página" e siga-a até a seção "Cores e temas". Lá, você poderá customizar a aparência do seu modelo e até fazer com que ele combine com as cores do logo da sua empresa.
  7. Nomeie as seções do modelo. Deverá haver vários nomes de campo ao longo do modelo. Talvez você precise de mais ou de menos, ou ainda não goste de como as seções estão nomeadas. Personalize-as para atender às necessidades das suas reuniões.
  8. Salve o modelo em seu notebook para que possa levá-lo às reuniões e começar a fazer as atas. Caso continue usando o Microsoft Office, as coisas serão rápidas e fáceis e você poderá acompanhar a reunião de maneira ainda mais organizada e precisa do que antes. Como alternativa, você pode imprimir seu modelo para anotar nele à mão, mas mantenha as alturas dos campos para que possa colocar o máximo de informação que precisar.
  9. Revise seu modelo. Parabéns! Seu modelo de ata de reunião está completo. Sua produtividade e sua precisão durante as reuniões deverão subir exponencialmente, agora que você tem um modelo para guiá-lo e organizar seus pensamentos. Como em qualquer projeto, revise os detalhes para ver se algo está faltando ou confuso. Depois que tiver certeza de que tudo está em ordem, terá finalizado seu modelo e estará pronto para as próximas reuniões.

Dicas

  • Digite as atas logo após o fim das reuniões, pois é melhor fazê-las enquanto os eventos ainda estão frescos na mente. Também é importante que os participantes obtenham uma cópia das ações que precisam tomar o mais cedo possível depois que a reunião acabar.
  • Sente-se o mais próximo que puder do líder da reunião para que possa ouvir tudo e pedir clarificações sem precisar elevar a voz.
  • Mantenha as atas arquivadas num local seguro.
  • Peça para as pessoas escreverem suas moções para que não precise registrá-las na hora.
  • Não tenha medo de interromper e pedir esclarecimentos a qualquer hora.
  • As atas são muito importantes: elas são guardadas e podem ser usadas anos mais tarde. Se a questão for legal, por exemplo, a reputação de alguém pode depender de uma ata.
  • Leia algumas partes das Regras de Ordem de Robert Atualizadas , em particular a seção que fala sobre ser um secretário.
  • Anote as coisas conforme elas acontecerem. Se o mesmo tópico vier à tona duas vezes, não o agrupe.

Avisos

  • Não coloque detalhes demais nas atas. Mesmo que peçam a você para registrar as discussões, mantenha-as tão breves e objetivas quanto possível. Restrinja-se a relatar apenas os pontos principais que surgirem, ou ficará sobrecarregado e encherá os documentos de detalhes desnecessários.
  • As interpretações pessoais e os sentimentos do responsável pela ata não devem entrar nos registros.
  • Caso uma parte da reunião seja confidencial, não a relate. Em vez disso, escreva que "o conselho informou que a discussão era confidencial. Ela, portanto não foi registrada".
  • Caso seja solicitado que você registre uma discussão confidencial, como uma reunião entre um advogado e seu cliente, faça-a numa ata separada e guarde-a longe das atas de reunião gerais. Marque-a como confidencial e deixe claro quem terá acesso a ela.
Теги:
Information
Users of Guests are not allowed to comment this publication.