Como Deixar uma Mensagem Adequada na Caixa Postal de um Telefone

Você já desejou que houvesse um botão para apagar mensagens de telefone? Já usou a caixa postal mas se esqueceu do que queria dizer? Já ficou enrolando? Este artigo lhe ajudará a deixar uma mensagem adequada.

Passos

  1. Antes de pegar o telefone, planeje o que você quer dizer. Isso pode levar alguns minutos, mas é importante. Você verá a diferença.
  2. Revise o seu plano e se certifique de que você incluiu o seu nome, o motivo da mensagem, a hora em que tentou ligar para a pessoa, a hora em que ela deverá lhe responder (nem sempre necessária) e o seu número de telefone (caso queira que a pessoa lhe retorne). Seja amigável, educado e sucinto – e vá direto ao ponto.
  3. Se ajudar, leia a sua mensagem em voz alta antes de fazer a ligação. Se você não gostar do resultado, mude-a.
  4. Pegue o telefone, respire fundo e disque o número. Certifique-se de que não há barulho algum próximo a você (desligue sons de música, aparelhos estrondosos etc.).
  5. Esteja preparado para o caso de alguém atender. Você ainda pode seguir o “roteiro” da sua mensagem, caso necessário.
  6. Se a secretária eletrônica responder, espere pelo bipe e fale a sua mensagem. Não cochiche, enrole ou pause sem necessidade, evite hesitações etc. Não grite, mas fale em alto e bom som. Lembre-se da impressão geral que a sua mensagem deixará. O tom é muito importante, pois a reação da pessoa com quem você fala pode variar. Por exemplo: se você soar triste, a pessoa pode não ligar de volta (ou, se ligar, pode ter um tom complacente). Isso pode ser irritante. Tente falar normalmente.
  7. Despeça-se ou finalize a mensagem de modo apropriado. Nessa etapa, considere adicionar algo como “Até breve” ou “Tenha um bom dia”.

Dicas

  • Sorria – a sua voz transparecerá esse efeito.
  • É importante informar o número para o qual a pessoa deve ligar. Embora alguns telefones (principalmente os celulares) tenham uma “bina”, presuma que a pessoa em questão não tem. Mesmo que tenha, ela provavelmente não poderá verificar o número imediatamente. Informe o seu telefone duas vezes: durante e após a mensagem.
  • Comece dizendo quem você é. Se deixar uma boa mensagem, mas se esquecer de se identificar, a pessoa pode não gostar. Comece, por exemplo, dizendo “Oi, aqui é o João...”.
  • Se você disser algo muito errado (como informar um número incorreto ou esquecer o motivo da ligação), ligue novamente para a pessoa, explique-se e se corrija. Não se preocupe! Provavelmente, esse erro não será grave.
  • Se você quiser treinar, tente ligar para o seu telefone/celular de um número diferente e deixar uma mensagem para si mesmo. Tente fazê-lo sem um plano específico e perceba se há alguma diferença no tom.
  • Pode ser útil repetir o seu número de telefone, especialmente se a pessoa não lhe conhecer bem e não tiver o seu contato. Não informe todos os números de uma vez – pause!

Avisos

  • Não enrole ou pause por períodos longos demais.
  • Mantenha o foco.
  • Não tenha pressa para passar a mensagem.
  • Tente não usar gírias ou palavras que prejudiquem a mensagem.

Materiais Necessários

  • Um telefone
  • Um pedaço de papel e uma caneta para planejar a mensagem (opcional, mas útil)
  • Uma voz alta e clara
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