Como Comprar uma Copiadora

Todo escritório precisa de uma copiadora e muitos deles acabam desperdiçando dinheiro ao adquirir uma. Porém, ao pesquisar cuidadosamente e ler os termos de serviço antes de assiná-los, você poderá obter uma copiadora adequada. Nem sempre a mais cara ou a de melhor qualidade é a escolha correta para uso em seu escritório.

Escolhendo um bom modelo

  1. Compre um modelo para uso desktop em "home office" (escritório em casa). Caso a copiadora seja para uso doméstico ou para um negócio que faça menos que 700 cópias por mês, o modelo desktop é adequado. Elas são mais baratas e simples do que as copiadoras grandes. O resto das informações deste artigo são focadas nas necessidades de grandes escritórios.
    • Uma copiadora/impressora/scanner a laser custa normalmente entre R$ 400 (apenas branco e preto) e R$ 900 (mais rápidas e a cores).
    • Copiadoras inkjet (jato de tinta) podem custar até por volta de R$ 200, mesmo as com cores. No entanto, o custo de operação pode ser duas ou três vezes maior do que as copiadoras a laser. Cada página (com impressão em preto e branco) sai por cerca de 30 centavos.
  2. Conheça as funções básicas. Apesar de ainda existirem alguns tipos no mercado, a maioria dos negócios não terá dificuldade em definir as opções que precisam:
    • Copiadoras a laser são mais rápidas e baratas de serem operadas em longo prazo. Já as jato de tinta não são recomendadas para ambientes comerciais.
    • Copiadoras digitais são, de longe, as mais convenientes e comuns do que modelos antigos e analógicos.
    • Copiadoras coloridas são significantemente mais caras e apresentam defeitos com muito mais frequência do que as que imprimem em preto e branco. Se precisar de documentos coloridos de vez em quando, procure por uma copiadora híbrida.
  3. Pense em adquirir um dispositivo multifuncional. Praticamente qualquer copiadora moderna também é uma impressora e algumas podem até escanear e enviar documentos por fax. Analise os prós e os contras de uma multifuncional simples em relação a uma copiadora simples e as funções adicionais:
    • Um dispositivo com uma única função geralmente é mais barato que os multifuncionais, levando em conta que você precisa de todas.
    • Ao utilizar máquinas separadas para cada função, o impacto de qualquer defeito será reduzido.
    • Grandes escritórios devem utilizar mais de uma máquina para evitar a espera por uma.
  4. Faça uma estimativa da quantidade de cópias feitas mensalmente. Adequar a copiadora às suas necessidades irá economizar seu dinheiro, evitar atrasos e até reduzir a frequência de defeitos. Complete o passo a seguir, que é importantíssimo:
    • Observe os registros de cópia (de preferência dos últimos 6-12 meses). Caso não os possua, peça ao serviço de cópia uma segunda via com o número de serviços de impressão que você já requisitou até hoje. Lá, deverá estar o número de cópias realizadas.
    • Encontre a média do número de cópias feitas por mês.
    • Multiplique o valor por 1,2 para não errar ou até por 1,5 se sua estimativa não for precisa. Assim, você está protegido contra a falta de capacidade de impressão e contra anúncios enganosos. Procure uma copiadora que imprima um volume mensal um pouco maior do que o valor calculado.
  5. Veja a velocidade de cópia. Examine em qual velocidade a copiadora imprime (mas não ache que quanto mais rápida melhor; copiadoras que ficam paradas demais entre impressões tendem a dar mais defeito). Tente equilibrar o tempo de espera e de impressão com as diretrizes a seguir, que servem mais como orientação das fabricantes:
    • 11–20 páginas por minuto ("Segmento 1"): recomendada para escritórios em casa ou pequenos.
    • 21–30 ppm (Segmento 2): a maioria dos pequenos escritórios com 6.000 cópias por mês ou menos. Lembre que esta velocidade "lenta" ainda é igual a uma página a cada 2 ou 3 segundos.
    • 31–44 ppm (Segmento 3): escritórios pequenos a médios (até 12.000 cópias por mês). Utilize este segmento ou um maior caso precise instalar a copiadora na rede do escritório.
    • 45–69 ppm (Segmento 4): escritórios médios a grandes. Geralmente, necessárias apenas em escritórios jurídicos, firmas de contabilidade e outros escritórios com altos picos de cópia e uso constante e intenso.
    • 70–90 ppm (Segmento 5): escritórios com demanda extrema de cópia ou que precisam de aluguel temporário para realizar impressões.
  6. Verifique se existe um módulo de acabamento. A maioria das copiadoras de escritórios organizará automaticamente documentos de várias páginas. Outros recursos podem acompanhar o aparelho ou um módulo de cópia separado. Analise o seguinte:
    • Número de compartimentos de armazenamento (quantos documentos ele pode guardar e organizar)
    • Capacidade de cada compartimento (quantas páginas copiadas/impressas ele pode armazenar)
    • Ele pode grampear ou perfurar os documentos? É um aspecto que pode ser vital em escritórios com alto número de documentos de várias páginas.
  7. Finalize sua pesquisa. Antes de tomar uma decisão final, analise o seguinte:
    • A copiadora é duplex (imprime dos dois lados de uma página)?
    • Em quanto a copiadora pode reduzir ou aumentar um documento?
    • Caso utilize tamanhos de papel que não são os padrões, a copiadora dá suporte a eles?
    • A maioria das copiadoras de alta qualidade possui um Processador de Imagens (Raster Image Processor – RIP). Caso seu modelo não tenha, pode ser necessário comprar um processador externo.
    • Qual é o tempo da primeira cópia (a quantidade de tempo para imprimir a primeira cópia)? Se em seu escritório é mais comum uma única cópia, esta é uma estatística importante.

Termos de compra e de serviço

  1. Alugue uma copiadora para uso por um curto período. Os termos de aluguéis são simples: você paga certa quantidade por mês e devolve a copiadora ao terminar. Esta é a pior maneira de aproveitar seu dinheiro, logo, é geralmente uma opção adequada apenas para empresas com uma demanda repentina de cópias de documentos.
    • Evite qualquer termo de aluguel que cobre taxas extras. Você deverá conseguir encontrar um serviço com taxa única e sem complicações.
  2. Se possível, compre a copiadora à vista. Será necessário ter todo o dinheiro na hora da compra e saber que você utilizará o aparelho por vários anos. Caso tenha o dinheiro, existem duas vantagens principais neste método:
    • Em alguns casos, você pode conseguir não pagar a taxa em um dos anos, ganhando uma vantagem financeira em curto prazo. Consulte um advogado financeiro.
    • Você não estará atrelado ao contrato de aluguel, permitindo que você poupe um pouco de dinheiro se acabar trocando de copiadora posteriormente.
  3. Pense em comprar uma copiadora usada. Aparelhos usados podem sair por 1/5 do preço de uma nova. Se estiver abrindo um novo negócio e não souber qual o volume de cópias será, este investimento é o que oferece menor risco. Peça para que o copiador conte a quantidade de documentos replicados e impressos. Uma impressora de alta qualidade, com velocidades de 45 páginas ou mais por minuto será ideal para cópia de 15 ou 20 milhões de páginas. Uma copiadora mais lenta e antiga (ou de menor qualidade) pode "morrer" depois de cerca de 1-5 milhões de páginas.
  4. Leia os termos do arrendamento com cuidado. O arrendamento está localizado entre o aluguel e a compra. Você paga uma taxa mensal para utilizar a máquina por 1-5 anos. Ao fim deste período, você terá a opção de comprá-la permanentemente. Arrendamentos são complicados de se "escapar" após a assinatura, portanto, leia com muita atenção o contrato!
    • Arrendamentos de "Fair Market Value" (FMV ou Valor Justo de Mercado) geralmente custam entre R$200 e R$1200 por mês dependendo da qualidade da copiadora. Quando acabar, o banco definirá um preço para a copiadora baseando-se no mercado de valor atual.
    • Caso tenha aberto um novo negócio, o dono pode precisar assinar uma garantia pessoal. Isso significa que o dono terá que pagar as taxas de arrendamento do próprio bolso se o negócio não puder.
  5. Faça um termo de serviços e manutenção separado. Para economizar dinheiro, não aceite que as taxas de manutenção e serviços sejam incluídas no arrendamento; em vez disso, contrate uma outra empresa para consertar e armazenar a copiadora. Analise o contrato de serviço e observe as informações a seguir:
    • Descubra o custo de serviço por cópia. Multiplique-o pelo volume de cópias para descobrir a taxa mensal.
    • Pesquise por uma taxa mensal mínima. Num mês mais "devagar", você pode acabar pagando esta taxa em vez do serviço por cópia. Faça uma estimativa adicional de custo baseando-se nos últimos 12 meses de volume de cópias.
    • O ideal é procurar por serviços de emergência que demorem no máximo quatro horas para realizar o reparo.
    • Se o escritório operar fora das horas normais de serviço, certifique-se de que os reparos de emergência sejam cobertos durante esses horários.

Dicas

  • Compre de fabricantes conhecidas e confiáveis. Se possível, leia recomendações, análises e resenhas sobre a fabricante e os modelos.
  • Peça para o departamento de TI proteger a conexão de rede da copiadora, impedindo acesso não autorizado.
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