Como Provisionar Despesas

As despesas provisionadas são uma parte importante da contabilidade. Despesas que são contraídas mas ainda não foram registradas ao final de um determinado período contábil precisam ser tratadas como despesas provisionadas de acordo com o regime de competência contábil. Para aprender a provisionar uma despesa de maneira correta, é necessário ter conhecimentos concretos dos princípios essenciais da contabilidade, mas felizmente, o processo em si é bastante simples.

Passos

  1. Entenda o que é uma despesa provisionada. Uma despesa provisionada ocorre quando um período contábil está chegando ao fim e há despesas e outros passivos não registrados. Por exemplo, salários auferidos mas ainda não desembolsados representariam uma despesa provisionada. Lida-se com as despesas provisionadas através de ajustes nas entradas feitas no diário geral.
  2. Entenda porque você precisa provisionar despesas. Por que não podemos simplesmente registrar uma despesa (como pagar o salário de um empregado) no momento em que o dinheiro é desembolsado? A resposta é que isso violaria os princípios básicos do regime de competência contábil. Há um princípio que sustenta a contabilidade do exercício.
    • É o princípio do regime de competência. O regime de competência diz que as despesas são registradas quando elas ocorrem e que são compensadas pelas receitas correspondentes. Então, a receita gerada quando um vendedor de carros vende um veículo deveria ser registrada no mesmo período em que a despesa por comprar um carro da fábrica foi gerada.
    • Há uma segunda parte do princípio do regime de competência. De acordo com o mesmo princípio, as receitas são reconhecidas quando elas são percebidas (ou percebíveis) e auferidas. Receitas são “percebidas” quando se recebe um compromisso monetário, e são “auferidas” quando um bem foi transferido ou um serviço realizado.
    • Infere-se, então, que nem sempre você deve esperar que o dinheiro troque de dono para registrar uma despesa. Se, por exemplo, um empregado já trabalhou durante o período salarial associado com os salários não pagos, logo esses salários foram auferidos. Eles devem ser registrados durante o período contábil atual, até mesmo se o contracheque do empregado não será escrito até o próximo período contábil.
  3. Determine a despesa que precisa ser provisionada. Por exemplo, imagine que sua empresa tem uma nota promissória de longo-prazo que vale R$10.000 com uma taxa de juros anual de 8 porcento (note que esse exemplo vai funcionar igualmente bem com outras moedas). A cada ano, R$800 reais de juros provisionados. Se sua empresa usa o trimestre como período contábil, então ao final de cada trimestre, uma despesa de R$200 deve ser provisionada.
    • Essa despesa será contabilizada através de um ajuste nas entradas. Lembre-se, o ajustamento de entradas ocorre no final de um período contábil e afeta 1 conta de balanço patrimonial e 1 conta de demonstração de resultados.
    • Os ajustes nas entradas devem ser feitos da seguinte forma: debitar R$200 da conta Despesa de Juros, e creditar R$200 na conta Juros Devidos. Lembre-se, débitos aumentam as contas de despesa, e créditos aumentam as contas do passivo.
  4. Faça os ajustes apropriados. Registre os ajustes nas entradas como especificado acima, debitando da conta de despesa e creditando na conta do passivo. Se a entrada não for feita, despesas e passivos estarão subestimados e o resultado líquido estará superestimado.
  5. Faça os ajustes apropriados no fechamento das entradas. Já que o ajuste na entrada causou um débito na conta de despesas, teremos que fechar a conta. Lembre-se, contas de despesa são temporárias - elas devem ter um saldo de 0 ao final de cada período contábil. Fechar a conta envolve 2 passos curtos.
    • Feche a conta de despesa com a conta Resumo de Renda. Simplesmente transfira o saldo da conta despesa para a conta Resumo de Renda, e a conta despesa está fechada. Quando todas as contas de despesa e de receita estiverem fechadas, a conta Resumo de Renda será igual ao resultado líquido da empresa.
    • Feche a conta Resumo de Renda com a conta Lucros Acumulados. Resumo de Renda também é uma conta temporária, então ela também deve ser fechada. O saldo é simplesmente transferido para a conta Lucros Acumulados. O propósito da conta Resumo de Renda é simplesmente manter a conta Lucros Acumulados organizada durante o processo de fechamento.

Dicas

  • Ao mesmo tempo que a contabilidade provisional opera sob os mesmos princípios em países diferentes, o processo exato de registro das despesas provisionadas vai variar dependendo nos padrões de registro de cada país. Os exemplos acima condizem com o padrão dos E.E.U.U., o Generally Accepted Accounting Standards (GAAP).

Materiais Necessários

  • Software de contabilidade
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