Como Analisar um Processo de Negócio

Os processos de negócio se desenvolvem e se modificam ao longo do tempo. Muitas vezes eles evoluem para atender as novas necessidades das empresas. Com o tempo, mudanças nos processos e no ambiente em que eles operam podem levá-los a se tornarem ineficientes. A análise dos processos pode identificar ineficiências e sua correção pode reduzir custos e melhorar a qualidade dos resultados.

Determinando quais processos analisar

Identificando as exigências do processo

  1. Entreviste participantes-chave do processo.
    • Pergunte o que eles fazem e porquê.
    • Verifique quais informações e outros insumos são necessários para executar cada tarefa. Identifique a fonte de cada entrada.
    • Identifique as saídas (ou entregas) de cada tarefa, quem são os destinatários e por que eles precisam do que recebem.
  2. Realize entrevistas em grupo e sessões de brainstorming.
    • Use sessões de grupo para validar e refinar a informação que você recebeu depois da coleta de dados inicial do processo em entrevistas individuais. Essa é uma excelente maneira de esclarecer concepções errôneas dos indivíduos dentro do processo.
  3. Resuma as informações que você recebeu e distribua para os participantes do processo. Isso deve incluir quem foi ou não entrevistado. Peça feedback.

Documentando os processos atuais

  1. Crie um fluxograma de processo (também conhecido como mapa de processo). O formato de fluxograma é particularmente útil para apresentar visualmente um processo multifuncional.
    • Os fluxogramas podem ser preparados manualmente ou com um programa de criação de gráficos. Podem ser utilizados processadores de texto e programas de planilha com a funcionalidade de gráficos. Os programas desenvolvidos especificamente para desenhar fluxogramas funcionam muito bem para essa tarefa.
    • Divida uma página em uma série de linhas, também conhecido como "raias". Dê o nome da linha de cima de "entradas" e da linha de baixo como "saídas". Coloque o nome das outras linhas de acordo com um cargo que executa uma ou mais tarefas no processo.
    • Aloque cada tarefa na linha com o nome do cargo que a executa. Coloque as entradas para cada tarefa acima dela na linha "entradas" e liste as saídas de cada tarefa abaixo dela na linha "saídas". Note que a saída de uma tarefa pode muitas vezes ser a entrada para a tarefa seguinte. Conecte as entradas, tarefas e saídas com setas para indicar o sentido do fluxo de processo.

Analisando os requisitos do processo

  1. Analise as tarefas. Avalie as atividades realizadas em cada tarefa: As atividades são eficientes? Todos elas estão focadas em realizar o objetivo da tarefa?
  2. Compare os resultados de entrevistas individuais. Procure por inconsistências. Por exemplo, uma etapa do processo entrega algo para o passo seguinte que não é usado nesse passo?
  3. Identifique as atividades e saídas de tarefas desnecessárias.
  4. Desenhe o processo de negócio do zero com base nas exigências identificadas durante as entrevistas e sessões de brainstorming. Compare esse fluxo do processo com o fluxograma do processo existente. Identifique potenciais alterações de processo com base na comparação do fluxo atual com o fluxo criado a partir das exigências.
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