Como Fazer uma Ótima Apresentação no PowerPoint

O PowerPoint é um programa que faz parte da suíte de aplicativos do Microsoft Office, que é usado para fazer slides de apresentações, combinando texto e imagens para criar apresentações cativantes e motivacionais. Contudo, as habilidades para fazer essas excelentes apresentações são muitas vezes negligenciadas. Se você sente que a sua apresentação poderia conter algo a mais, leia abaixo para obter algumas idéias úteis para levá-la do mais ou menos para o absolutamente incrível.

Crie Sua Narrativa

  1. Decida o que você quer que seu público aprenda. Antes de começar, será necessário determinar qual você quer que seja a principal mensagem ou informação a ser levada pelas pessoas. Este deve ser um ponto principal de identificação, o qual todas as outras informações apoiarão. Se você estiver fazendo uma apresentação acadêmica, isso será equivalente à afirmação da sua tese. Se a apresentação for relacionada a negócios, isso será o produto ou serviço que você está propondo ou recomendando.
  2. Resuma a informação. Uma vez que você souber o que quer que a mensagem principal seja, pegue toda a informação relacionada e resuma. Você irá querer apresentar apenas a informação indispensável ao público. Isso irá evitar que sua apresentação seja muito longa ou soe "incoerente".
  3. Planeje a estrutura. Agora que você sabe qual informação deve ser incluída, comece a planejar a estrutura da apresentação. Você irá querer planejar tanto quanto possível seu discurso e os slides no papel. Esboce não só seu discurso mas também seus slides.
    • A estrutura de uma apresentação acadêmica deve seguir aproximadamente a mesma estrutura de uma dissertação acadêmica, primeiro introduzindo o ponto principal, em seguida apoiando-o com evidências, e então uma curta conclusão.
    • Para apresentações de negócios, Guy Kawasaki (um consultor empresarial notável e guru de marketing) sugere esta estrutura de apresentação padrão::
      • O Problema
      • Sua solução
      • Modelo de negócios
      • A mágica/tecnologia secreta
      • Marketing e vendas
      • Competição
      • Time
      • Projeções e metas
      • Situação atual e cronograma
      • Resumo e chamada para ação

Utilize o Formato

  1. Simplifique o texto. Quando você usa slides do PowerPoint, você quer que eles realmente ajudem e elevem a qualidade da apresentação, e não simplesmente existam lado a lado com ela. O melhor modo de fazer isso é assegurando que seus slides não repitam simplesmente o que você está dizendo. Você não deve ler dos slides. Na verdade, você quer que as apresentações no PowerPoint contenham o mínimo possível de texto. Ter que ler irá distrair o público, mesmo que apenas inconscientemente, do que você está dizendo a eles. Com isso em mente, mantenha o texto no mínimo e apresente de um modo que seja fácil de ler, como em uma lista com marcadores.
  2. Distribua panfletos. Então, se você não pode colocar toda a informação nos slides, como você deve dizer ao público tudo aquilo que não cabe no seu discurso? Panfletos! Faça panfletos de uma ou duas páginas, para cada membro da audiência ou para que as pessoas peguem à vontade, que contenham uma seção para cada slide ou parte da sua apresentação. Neles você pode colocar informação extra ou pontos-chave de informação que estavam inclusos na apresentação.
  3. Use gráficos informativos. Gráficos são o que realmente tornam a apresentação em PowerPoint atraente. Eles podem fornecer ao público um novo modo de olhar aquilo que você está tentando dizer. Eles podem fornecer informação que pode ser difícil para você transmitir em palavras, tais como tabelas e diagramas. Contudo, você irá querer ter certeza de que eles realmente acrescentam à apresentação e não fornecem simplesmente uma distração.
  4. Corte sons e recursos audiovisuais desnecessários. Com as informações acima em mente, você vai querer ter certeza absoluta de que não incluir recursos audiovisuais e sons desnecessários. Exemplos incluem animações de transição, clipart, efeitos sonoros e modelos ou imagens de fundo desordenados. Essas são as características que tendem a tornar as apresentações em PowerPoint chatas, antiquadas e inúteis. Elas distraem os membros da audiência e não acrescentam nada à apresentação. Elas até mesmo impedem a habilidade do público de absorver informação.

Acerte a Apresentação

  1. Pratique. Você irá querer passar bastante tempo praticando antes de entregar a apresentação. Certifique-se de que seu discurso combina bem com os slides. Você também irá querer ter certeza de que sabe como cronometrar o discurso, especialmente de você quiser colocar a apresentação no automático ao invés de ter que parar ou se reconcentrar em mudar os slides.
  2. Apresente como se não houvesse PowerPoint. Não use os slides como apoio. Eles estão lá para incrementar seu discurso, não para carregá-lo. Se você apresentar como se não houvessem slides, sendo um interlocutor interessante e entusiasmado, sua audiência ficará cativada e lembrará da sua apresentação com o passar do tempo.
  3. Vá direto ao ponto. Não divague. Não inclua informação que não seja necessária. Diga ao público o que precisar dizer e não gaste mais tempo que o necessário para chegar lá. Lembre-se, apresentações nunca devem ter mais do que 20 minutos de duração. Se você for um professor com tempo para preencher, quebre as apresentações com atividades. Ter que ouvir uma apresentação por mais de 20 minutos irá fazer a maioria das pessoas se desvincular, o que você não quer que aconteça.
  4. Seja inspirador. Encontre modos de inspirar o público. Você quer dar a eles uma conexão emocional com o material que está apresentando. Isso irá deixá-los mais envolvidos com a informação e também irá ajudar a manter a informação mais precisa e por mais tempo. Seja entusiasmado sobre o que estiver apresentando e faça o público entender por que aquilo é importante.
    • Não é o suficiente mostrar por que sua informação é importante para outra pessoa; você tem que torná-la importante para a sua audiência. Fazê-los entender por que eles deveriam se importar. Por exemplo, não dê uma palestra sobre história e espere que os estudantes se importem. Você tem que mostrar como aquela história se amarra aos eventos atuais e afeta a vida deles. Procure por paralelos e correlações diretas para conectar a informação à audiência.

Dicas

  • Observe os mestres do PowerPoint para aprender quais métodos são eficazes e quais não são. Steve Jobs era bem conhecido por ser um excelente apresentador. TED Talks também são ótimos exemplos de boas apresentações no PowerPoint.
  • Lembre-se da regra 10/20/30 -- não mais do que 10 slides, não mais do que 20 minutos e nenhuma fonte menor que 30.
  • Todo pacote do Office vem com vários novos recursos, gráficos espalhafatosos e animações. Evite a armadilha de tentar usar todos eles para mostrar sua proficiência em fazer um PowerPoint. Concentre-se mais no conteúdo e deixe o PowerPoint ajudar na sua apresentação.
  • Se você estiver usando imagens da Creative Commons no Flickr, certifique-se e dar créditos ao dono da imagem (você pode fazer uma página inteira de créditos no final da apresentação).
  • Não use imagens de outra pessoa a menos que você tenha certeza de que possui permissão para tal.

Avisos

  • Nunca leia os slides palavra por palavra.
  • Algumas vezes o projetor que você está usando pode desenvolver um problema. Seja paciente e deixe que as autoridades competentes lidem com ele. “Não xingue ou sue”, isso acontece! Então, uma vez que esteja consertado, você pode continuar de onde parou com um sorriso ou uma piada ou, se o reparo demorou muito tempo, volte desde o começo.
  • Mesmo se você perder um slide ou um tópico, evite se atrapalhar para encontrá-lo. Siga em frente e um pouco antes do final diga que um complemento importante precisa ser visto, e que você o pulou propositadamente, e então volte ao slide que você pulou e preencha as lacunas. Em nenhum momento podem sentir que você não está no comando do seu próprio PowerPoint.
  • A prática leva à perfeição. Termine sua apresentação e então fale-a em voz alta. Tente novamente até que você a tenha decorado.
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