Как написать официальное приглашение

Приглашение - это важная часть организации мероприятия или приема гостей, потому что оно помогает установить общий тон вечера и определить количество гостей. А просьба ответить на приглашение поможет определить тех, кто точно придет, а также распределить места, подобрать еду и обслуживание. Узнайте, как написать официальное приглашение и придерживаться определенных форматов и руководящих принципов, чтобы и вы, и гости были хорошо проинформированы об этом мероприятии.

Написание официального приглашения

  1. Вверху приглашения укажите организацию, логотип хозяина или графический знак.
  2. Полное имя хозяина должно быть употреблено в приглашении без почтительных обращений (Доктор/мистер/миссис), если только это не официальный титул.
    • Полные имена должны быть использованы для всех хозяев, если мероприятием заведуют 2 или больше хозяев. Укажите титул хозяина под его или ее именем. Имя старшего хозяина должно быть первым. Исключение из правила бывает, когда президент и его супруга принимают гостей, где титул «Президент» предшествует имени хозяина. В этом случае строка, в которой указывается титул, не нужна.
  3. Составьте приглашение. Вы можете выбрать официальную формулировку, типа «имею честь пригласить» или менее формальные высокопарные речи, типа «радушно приглашает вас присутствовать».
  4. Уточните суть мероприятия. Например, «завтрак», «церемония награждения» или «прием».
  5. Укажите цель приема. Например, «в честь того, что...».
  6. Укажите дату мероприятия. В зависимости от того, насколько приглашение официально, можно написать дату полностью, например «Четверг, одиннадцатый день мая», или кратко, например «Четверг 11 мая». Написание даты полностью – более формальный способ для приглашения.
  7. Полностью напишите время мероприятия. Включите такие слова как «утра» или «вечера», если цель мероприятия этого не проясняет. Например, если мероприятие начнется в 8 вечера, то напишите «в восемь часов вечера». Если мероприятие, по сути, является завтраком или обедом, то дополнительные слова «утром» или «вечером» не понадобятся.
  8. Укажите место мероприятия и адрес улицы.
  9. Включите некоторые указания, если нужно. Например, если вы включаете направление к месту мероприятия, то укажите «прилагаемые направления».
  10. Включите просьбу ответить на приглашение. Эта просьба пришла из французского языка "Respondez, s'il vous plat", которая переводится как «Пожалуйста, ответьте». Она предназначена для вечеринок и мероприятий, когда вы должны знать, кто точно придет, чтобы можно было распределить места, выбрать еду и другие услуги. Если вы вставляете открытку для ответа, замените имя и номер телефона на «Предлагаемую открытку для ответа». Укажите последний срок для ответа в открытку. Это может быть дата, которую назначаете лично вы. Обычно окончательная дата наступает за 2 недели до мероприятия. Вложите конверт с открыткой и обратным адресом для ответа в приглашение, чтобы гостям было легко отправить ответ вам по почте. Также в открытке для ответа вы можете спросить о личных предпочтениях гостя касаемо еды и места для сидения. Открытка для ответа должна быть оформлена в том же стиле, что и приглашение. Вполне приемлем электронный ответ, в этом случае гостю не нужно отсылать открытку для ответа почтой.
    • Если к приглашению не прикреплена открытка для ответа, укажите имя и телефонный номер человека, который несет ответственность за ответы. Не указывайте окончательную дату для ответа.

Советы

  • Каждый человек, возрастом от 16 лет, должен получать индивидуальное приглашение отдельно.
  • Вложите конверт, на случай если человек хочет привести с собой гостя.
  • Если вы следуете традициям, то отправляйте приглашение за 8 недель до мероприятия.
  • Не нужно использовать пунктуацию в конце каждой строки.
  • Все выражения должны быть сформулированы от третьего лица. Например, «Джон и Джейн Доу приглашают вас…» вместо «Мы приглашаем вас на нашу…».
  • Постарайтесь придать приглашению официальности и особой формы.
  • Чтоб составить краткое приглашение, нужно писать конкретно и понятно.
  • Не печатайте на приглашении возле адреса почтовый индекс.
  • По традиции указывать, где вы зарегистрированы для подарков, является социально неприемлемым, если вы пишите приглашение на свадьбу.
  • В официальных приглашениях писать аббревиатурой нельзя.
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.