Как создать систему учета документов с нуля

Учет документооборота — одно из главных занятий любого администратора. Что бы там ни говорили, но офис без бумаг — это все еще миф. Вот несколько идей на тему, как организовать хорошую справочную систему сверху-вниз.

Шаги

  1. Проработайте, какие типы бумаг вы ведете.
    • Это конфиденциальные или юридические документы.
    • Они должны быть легкодоступны, или их можно сложить в архив.
    • Необходимы ли они для маркетинговых исследований.
    • Есть ли у документов срок действия, например, они действуют на протяжении 12 месяцев, а потом прекращают свое действие (например, гарантийные обязательства)
    • Хватит ли вам одной системы по учету документации, или вам нужно две (и более)
  2. Проработайте, для каких отделов нужно вести учет документации. Проконсультируйтесь с сотрудниками этих отделов, может, у них есть какие-то идеи по организации эффективной системы или перечень того, что делать не следует.
    • Отдел по управлению запасами
    • Отдел кадров
    • Отдел поддержки
    • Финансово-административный отдел
    • Продажи и услуги
    • Регистрации и лицензирования
    • Юридический
    • Отдел маркетинга
    • Медицинский
    • Исторический или биологический
    • Инжиниринговый
    • И так далее
  3. Продумайте, как документы будут храниться. Цифровые копии проще систематизировать и хранить, но зачастую нужно хранить и оригиналы документов в твердом виде.
    • Вертикальная подставка для бумаг на полке или в шкафу.
    • Вертикальный шкафчик с ящичками
    • Системы с раздвижными дверцами или ящичками для больших объемов документации.
    • Архивные ящички или что-то похожее.
    • Портфель, ящик или конверт.
    • Это должна быть формализованная система, или она может быть гибкой, крупные системы лучше формализовать в любом случае.
    • Это может быть одна централизованная система или состоящая из локализованных центров хранения.
  4. Проанализируйте преимущества и недостатки каждой системы.
    • Например, в вертикальные подставки для папок вы немного можете положить, но из них проще получить нужный документ, подобно книгам на полках в библиотеке. В архивные ящики помещается больше документов, но в них бумаги могут перемешаться.
    • Конверты подходят для “спрятать и забыть”, для упрощенного личного хранения документов, но эту систему в любом случае трудно вести, если конверты не архивированы должным образом, а также они быстро приобретают неряшливый вид.
  5. Когда вы определите точные потребности каждого отдела, начните подбирать свой собственный метод. Вы можете складывать документы в алфавитном, хронологическом порядке, по типу документа, региону или собственнику.
    • Это может быть смешение нескольких методов, но учтите цель учета документооборота. Он необходим для содержания документов в порядке и их хранения, или это будет активная информация, к которой постоянно будут обращаться?
  6. Выберите тот способ, который упростит ведение и поиск документации. Подумайте об установке этих трех вещей:
    • Описание метода хранения и поиска документов на каждом стеллаже или на двери шкафа, где люди могут прочесть его и быстро понять, как найти необходимый им документ.
    • Информационный указатель, по которому администратор или сотрудники разных отделов смогут понять, где им искать нужный документ. Это очень полезно при крупной деятельности.
    • Страничка с историей просмотра файла, приклеенная к конверту или самому документу, которая показывает, кто и когда брал документ, а также время его возвращения. По необходимости, предусмотрите на страничке место для определения, был ли изменен документ, сколько из него сделали копий или убрали/добавили страниц.
  7. Будьте последовательным, это упростит систему учета документации. Стремитесь с созданию системы, которой легко управлять, так как вы можете уйти в отпуск или заболеть, и кто-то должен будет выполнять ваши функции какое-то время.
  8. После того, как определитесь с методом ведения учета документации,
    • Закупите все необходимые для хранения документов вещи, а также степлеры, скобы, скрепки, файлы, архивные ящики и т.п.
    • Подготовьте место, где будете хранить документы.
    • Соберите все документы и отсортируйте их в необходимом порядке.
    • По необходимости сделайте цифровые копии и сохраните на предусмотренный для этого диск в нужную папку. Защитите их и сохраните в формате, доступном только для чтения, на всякий случай.
    • Сложите бумаги в отдельный файл, ящик или портфель и сохраните.
    • По необходимости запишите, где вы их храните, для упрощенного поиска.
  9. Поддержка системы учета документов ― дополнительная обязанность. Рассмотрите разные пути решения последующих общих проблем:
    • Папки становятся слишком большими или повреждены ― в каких случаях вы можете брать другую папку или ящик.
    • Данные в документах устарели и больше не нужны ― вы можете убрать их в архив. Если они больше не будут использоваться в будущем и у вас есть полномочия их выбросить, утилизируйте их .
    • Для поврежденных документов сделайте копию с оригинала и оставьте ее для всеобщего пользования, а оригинал положите в безопасное место. Иногда к копии обязателен оригинал. Обозначьте документ как копию и запишите, когда она была сделана (возможно, понадобится ее утверждение или заверение).
    • Обновляйте ярлыки и усовершенствуйте систему. Доносите все изменения до сотрудников.
    • Проверяйте, чтобы документы возвращали в том же состоянии, в котором их взяли, следите, чтобы документы на полках были в хорошем состоянии.
    • Ежемесячно проверяйте наличие документов на своих местах, смотрите. чтобы они были в полном составе и в порядке. Это даст вам хорошую возможность избежать проблем, описанных выше.
  10. Для крупных систем рекомендуется, чтобы персонал заранее уведомлял сотрудников архива по телефону или посредством электронной почты для быстрого и организованного поиска необходимых документов
    • Преимущество в том, что все запрошенные документы будут предоставлены, это экономит время, сотруднику не придется ждать в архиве или привлекать в нужную ему секцию дополнительных сотрудников. Это также упрощает всю систему учета документов, так как таким образом люди имеют более простой доступ к документам, особенно если они нужны срочно.
  11. Поздравьте себя. Ваша система активна, все документы в порядке, доступны и могут быть использованы кем угодно.

Советы

  • Поддерживайте активные контакты с сотрудниками, которые пользуются вашей системой учета документации, чтобы убедиться, что она работает верно.
  • Убедитесь, что в ваше отсутствие систему поддерживают в порядке.
  • Система должна быть организована, если вы хотите избежать перегрузки.
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.