Как найти больше времени в своем рабочем дне

Исследования, проведенные в США, показали, что из 8 часов рабочего времени среднестатистический работник тратит впустую приблизительно 2 часа. Сюда не входят обед и другие перерывы, официально включенные в расписание. Менеджеры по персоналу, как правило, признают чуть менее одного часа потерянного времени на каждого сотрудника при определении размера оплаты труда, и многие компании рассчитывают уровень производительности труда исходя из этого же допущения. Если вы обнаруживаете, что не успеваете справиться со всей работой, возможно, причина в том, что вы теряете больше времени, чем думаете.

Метод 1 из 3: Определите существенные временные потери

  1. Просмотрите свой рабочий календарь за последний год и найдите встречи, конференции, совещания и другие обязательные мероприятия, которые отняли у вас много рабочих часов, но были лишь пустой потерей времени. Отказывайтесь от участия, перепоручайте это кому-нибудь или предпринимайте другие необходимые действия, чтобы не тратить время на участие в них в будущем.
    • Если ваше присутствие обязательно, проявите способность к многозадачности и подумайте, что полезного вы можете сделать, пока находитесь там.
    • Отправьте вместо себя кого-нибудь другого, если понимаете, что ваша компания должна быть там представлена.
  2. Ограничьте время, которое вы затрачиваете на электронную почту. Некоторые сотрудники каждое утро проводят более часа за разбором входящих сообщений. Всякий раз как работник отвлекается на новое полученное письмо, читает его и возвращается к прерванной работе, теряется примерно 5 минут.
    • Отпишитесь от рассылок и новостей, которые не нужны вам для работы.
    • Настройте спам-фильтр на более высокий уровень защиты, чтобы не получать лишних сообщений.
    • Отправляйте меньше электронной почты и меньше отвечайте на нее, чтобы, в свою очередь, меньше получать. Необязательно отвечать на все полученные сообщения. Иногда из-за простого "спасибо" обмен сообщениями продолжается и затягивается надолго, хотя вопрос уже решен.
    • Отключите звуковые и визуальные оповещения о новых сообщениях, если только ваша основная работа не состоит в отслеживании электронной почты. Установите себе график проверки входящих сообщений в течение рабочего дня, вместо того чтобы просматривать каждое в отдельности в момент получения.
    • В качестве альтернативы вы можете изменить интервал проверки новых сообщений в вашем почтовом ящике. Увеличьте его с 5 до 30 минут, и вы будете отвлекаться от работы реже на 80 раз в день.
    • Работайте с письмами по мере их поступления: принимайте к сведению, отвечайте, пересылайте, удаляйте. Сохраненные сообщения сортируйте по папкам, чтобы впоследствии их было легко найти.
  3. Назначайте встречи так, чтобы время начала и окончания соответствовало объему материала, который вам нужно обсудить. Придерживайтесь плана, чтобы удостовериться, что все вопросы будут охвачены в отведенное время, и корректируйте свое расписание, если на самом деле вам понадобится больше или меньше времени, чем ожидалось.

Метод 2 из 3: Верните потерянные минуты

  1. Ограничьте время на болтовню с коллегами.
    • Когда к вам обращаются разговорчивые коллеги, говорите, что у вас ровно "Х" минут, после чего вы должны вернуться к работе. Придерживайтесь графика и предложите закончить беседу во время перерыва на обед или кофе или после работы.
    • Воздерживайтесь от обсуждения офисных слухов и сплетен, из-за которых ваше внимание концентрируется на вещах, не имеющих отношения к работе.
  2. Честно составьте список, какими личными делами вы занимаетесь в рабочее время. Возможно, некоторые дела вы даже не замечаете, настолько они вошли в привычку. По возможности избавьтесь от них, и вы даже удивитесь, сколько свободного времени у вас окажется. Сотрудники часто признают, что на работе занимаются следующим:
    • Просмотр сайтов в интернете в личных целях.
    • Компьютерные игры.
    • Личные телефонные звонки.
    • Ведение собственного бизнеса (или подработка).
    • Отлучки под рабочими предлогами, но по личным делам.
  3. Приходите на работу рано, чтобы приступить вовремя, и продолжайте работать до конца дня, делая паузу только на время предусмотренных перерывов.
    • Считается, что некоторые люди регулярно теряют от 15 до 30 минут в начале и в конце рабочего дня, морально и физически готовясь к работе и к уходу домой. Ваш рабочий день по-настоящему начинается, когда вы начинаете работать и заканчивается, когда вы начинаете собираться домой.
    • Приходите на работу пораньше, если знаете, что утром, перед тем, как приступить к работе, вам нужно какое-то время.
    • Используйте время в пути с работы и на работу, чтобы мысленно подготовиться. По дороге на работу представляйте себе, как вы начнете день, вспоминайте, что у вас запланировано и готовьтесь приступить к работе. По пути домой постарайтесь больше не думать о работе и сосредоточиться на семье, домашних делах и планах на вечер.

Метод 3 из 3: Совершенствуйтесь в управлении временем

  1. Организуйте свой распорядок, используя рабочий календарь, ежедневник, электронный органайзер или другой эффективный для вас метод.
  2. Расставляйте приоритеты, чтобы самая важная работа была выполнена каждый день. Важнейшие 20-30% задач отмечайте в расписании цветом или выделяйте иным способом.
  3. Постарайтесь избавиться от тех видов работы или задач, которые вы постоянно отодвигаете в самый конец списка, так как они являются незначительными, бессмысленными или ненужными. Решите раз и навсегда, что их выполнять незачем, или делегируйте их кому-то другому.
  4. Не будьте перфекционистом. Перфекционизм и чрезмерное внимание к деталям могут стать причиной того, что выполнение простейших задач займет неоправданно много времени. Кроме того, неумеренный перфекционизм может стать формой прокрастинации.
  5. Справляйтесь с прокрастинацией, разбивая большие задачи на несколько более мелких и быстрее осуществимых шагов. Запланируйте каждый день выполнять шаг или два, пока работа не будет завершена.
Информация
Посетители, находящиеся в группе Guests, не могут оставлять комментарии к данной публикации.