Unter Druck arbeiten

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Zu Zeiten großen Drucks, in denen man auch unter Zeitdruck steht, ist es wichtig, dass die verfügbare Zeit gut genutzt wird. Dieses wikiHow stellt eine kleine Hilfestellung dar, um seine Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

Vorgehensweise

  1. Zeit um vorauszuplanen. Auch wenn die Planung nicht an erster Stelle steht, kann eine Minute der Skizzierung helfen, das Ziel schneller zu erreichen.
  2. Eine To-Do Liste führen. Mann sollte auf jeden Fall den Überblick behalten. Für die meißten Aufgaben ist folgendes hilfreich:
    • Gerate nicht in Panik, auch wenn die Liste groß und nicht zu bewältigen erscheint.
    • Teile große Aufgaben in kleinere Unteraufgaben auf.
  3. Alles daran setzen, die Liste kurz zu halten. Gibt es Punkte, welche man zusammenführen kann? Kann man weitere Hilfe erfragen? Kann man einiges später erledigen, z.B. wenn man ein vorheriges Ziel erreicht hat? Kann man Schritte komplett auslassen? Gibt es "Abkürzungen" um die Bearbeitung zu beschleunigen? Kann man mehr Zeit eingeräumt bekommen?
    • Streiche alles, was Zeit verschwendet oder nicht wichtig ist, oder verlege Aufgaben ans Ende der Liste, bis mehr Zeit zur Verfügung steht.
  4. Prioritäten erkennen und aufschreiben. Es gibt immer Aufgaben, welche wichtiger sind als andere, und es ist wichtig genau diese mit Priorität zu behandeln.
    • Ein Weg, die wichtigen Punkte zu erkennen, ist, zu prüfen, welchen Einfluss eine Aufgabe auf die folgenden haben wird, oder was passieren würde, wenn die Aufgabe nicht ausgeführt werden würde.
  5. Mögliche Motivationen aufschreiben. Diese sollten immer positiv formuliert werden (gute Noten erzielen, ein bestimmtes Problem Lösen) und nicht negativ (den Kunden nicht verlieren, nicht auf Probleme stoßen). Diese Motivationen sind ein guter Antrieb und steigern die Anstrengungen, welche für die Aufgaben notwendig sind.
  6. Rein ins kalte Wasser und loslegen. Es kann eine Überwindung sein, den ersten Schritt zu machen. Darum fängt man am besten mit etwas kleinem an, um den Anfang zu finden. Danach ist es in der Regel viel einfacher, den Rest anzugehen.
  7. Geschwindigkeit und Sorgfalt aufeinander abstimmen. Die Arbeitsgeschwindigkeit ist so festzulegen, dass man grade so schnell ist, dass keine Fehler gemacht werden, deren Bereinigung wieder mehr Zeit beanspruchen würden.
  8. Pausen machen. Wenn es die Zeit hergibt, sollte mal kleine Pausen einlegen. Bei längeren Projekten, sollte stets so viel Geschlafen werden, dass man wach genug ist, um sich lange konzentrieren zu können. Bei "Eintagesprojekten" sind ein paar Minuten pro Stunde freizuhalten, welche für Pausen zum Essen, Trinken, den Toilettengang, evtl. Dehnübungen (bei sitzender Aktivität) oder Atempausen (bei körperlich aktiven Tätigkeiten) genutzt werden.
    • Halte die Pausen kurz genug, dass der "Elan" aufrecht erhalten bleibt, also dass sie nicht zu gemütlich werden und man verleitet wird, die Pausen zu verlängern.
    • Pausen sind auch ideal, um zwischendurch zu planen oder Gegensprache zu halten, wenn in einer Gruppe gearbeitet wird. Dabei kann man sehr gut den bisher eingeschlagenen Weg zu prüfen und ggf. anpassen.
  9. Disziplin an den Tag legen. Auf das Wesentliche konzentrieren, hartnäckig und konsequent bleiben. Das bringt einen so effizient wie möglich durch die To-Do Liste.
    • Wenn du merkst, dass du stecken bleibst, finde schnell heraus, was die Ursache ist. Sind die Ziele nicht eindeutig? Bedarf es noch weiterer Informationen von anderen Personen? Ist der Plan evtl. nicht richtig auf das Ziel abgestimmt?
  10. Erreichte Ziele feiern und mit etwas Ruhe belohnen.
  11. Die Arbeit danach. Die beteiligten Personen müssen über den Abschluss informiert werden und mit allen Informationen versorgt werden, welche für sie notwendig sind, damit sie mit ihrer Arbeit fortfahren können.
  12. Vorbereitungen treffen, damit die nächsten Arbeiten weniger Stress verursachen. Der Arbeit voraus sein.

Tipps

  • Vermeide wenn möglich jede Notwendigkeit zur Eile. Versuche ausreichend Zeit für die einzelnen Aufgaben einzuplanen. Wenn du dann doch in Zeitnot gerätst, ist es auch kein Untergang. Mache das Beste aus der Zeit, die dir zur Verfügung steht. Erledige vor allen Dingen die wichtigen Sachen zuerst.
  • Spare nicht an der Qualität, doch setzte auch keine Perfektion voraus. Finde das beste Verhältnis zwischen angemessener Qualität und Geschwindigkeit.
  • Jede noch so kleine Planung spart unter den Strich meistens mehr Zeit ein, als man in die Planung investiert hat. Diese Pläne müssen nicht ausführlich sein, es reicht, wenn sie als Anhaltspunkte dienen.
  • Halte dich an den Plan. Doch sei auch flexibel genug, um auf Änderungen jeder Art reagieren zu können.
  • Wenn du dir die Ziele selber steckst, wähle diese überlegt. Dich selber herauszufordern ist gut, doch wähle nur die Ziele, welche durch deine Fähigkeiten und Ressourcen auch erreicht werden können.
  • Wenn du durch schnelle Arbeit Zeit gewinnen konntest, kann man diese nutzen um die Prioritäten ggf. neu zu verteilen. Sei anderen Aufgaben voraus oder sei den Leuten behilflich, welche auch dir behilflich waren.
  • Die meisten Aufgaben werden bei steigender Erfahrung auch schneller zu erledigen, besonders die weniger aufwendigen.
  • Ein einfaches Mittel zur Abkürzung, ist das Vermeiden von unnötigem Gerede. Wenn du dich zum Planen und Organisieren mit Leuten treffen musst, dann erinnere sie daran, die Unterhaltungen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Man kann sich immer noch in der Mittagspause unterhalten, wenn grade mal nicht so viel zu tun ist.
  • Werde nicht von der Arbeit entmutigt. Wenn das der Fall sein sollte, mache eine kurze Pause (auch wenn es nur zum kurzen Durchatmen ist), sammle deine Gedanken und Energie, und gehe einen kleineren Teil der Aufgabe an.
  • Überlege dir sehr gut, wann du aufgibst. Grade, wenn man ganz bewusst eine schwierige Hürde angeht und überwindet, gibt es einen ganz neuen Motivationsschub, um weiterzumachen.
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