Konditionale Formatierungen in Excel anwenden

Опубликовал Admin
24-01-2018, 14:00
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Musst du manchmal wissen, wann du das Budget über- oder unterschreitest? Willst du wichtige Daten aus einer riesigen Liste aussuchen? Das konditionale Formatieren in Excel kann bei all dem und mehr helfen. Wenn es auch ein wenig schwierig zu verwenden ist, kann eine Kenntnis der Grundlagen nützlich sein, damit du jedes deiner Projekte sinnvoll umsetzen kannst.

Vorgehensweise

  1. Setze all deine Daten ein oder lade eine Übungsdatei herunter. Dies ist sinnvoll, da konditionales Formatieren am besten verständlich ist, wenn du Daten verwendest, die du bereits hast. Wenn du konditionales Formatieren auch auf leere Zellen verwenden kannst, sieht man am besten, ob die Formatierung funktioniert, wenn bereits existierende Daten verwendet werden{largeimage|excel_step1jpg.JPG}}
  2. Klicke auf die Zelle, die du formatieren möchtest. Konditionales Formatieren ermöglicht es dir, die Schriftart, Unterstreichung und Farbe zu ändern. Durch konditionales Formatieren kannst du auch Durchstreichen sowie Ränder und Schatten auf die Zellen anwenden. Du kannst jedoch nicht die Schrift oder Schriftgröße der Inhalte in den Zellen verwenden.
  3. Klicke "Formatieren" > "Konditionales Formatieren", um mit dem Vorgang des konditionalen Formatierens zu beginnen. In Excel 2007 findet man dies unter "Home" > "Stile" > "Konditionales Formatieren".
  4. Klicke "Hinzufügen >>" um zwei Bedingungen zu verwenden. In diesem Beispiel verwenden wir zwei Bedingungen und sehen, wie eine gegen die andere ausgespielt wird. Excel ermöglicht bis zu drei Bedingungen pro Zelle. Wenn du nur eine Bedingung brauchst, überspringe den nächsten Schritt.
  5. Klicke noch einmal auf Hinzufügen >>" ,um eine weitere Bedingung einzustellen, oder klicke Löschen, und wähle die zu entfernende Bedingung aus.
  6. Bestimme, ob deine erste Bedingung von dem Wert der aktuellen Zelle oder einer anderen Zelle oder Gruppe von Zellen in einem anderen Teil des Spreadsheets abhängt.
  7. Belasse die Bedingung so wie sie ist (mit anderen Worten, lasse das erste Dropdown als Zellwert ist), wenn die Bedingung auf der aktuellen Zelle basiert. Wenn sie von anderen Zellen abhängt, ändere das erste Dropdown in Formel ist. Für Formel ist Anweisungen gehe weiter zum nächsten Schritt. Für Zellenwert ist Anweisungen tu das Folgende:
    • Wähle im zweiten Dropdown-Feld das am besten funktionierende Argument aus. Für Bedingungen zwischen einer niedrigen und einer hohen Einstellung wähle Zwischen oder Nicht zwischen. Für Bedingungen mit einem einzigen Wert verwende die anderen Argumente. Dieses Beispiel verwendet einen einzigen Wert mit dem Argument größer als.
    • Bestimme, welche/r Wert/e auf das Argument angewendet werden sollten. In diesem Beispiel verwenden wir das größer als Argument und Zelle B5 als Wert. Um eine Zelle auszuwählen, klicke auf den Button im Textfeld. Dies minimiert das Feld Konditionales Formatieren.
  8. Für “Formel Ist" kannst du konditionales Formatieren basierend auf dem Wert einer anderen Zelle oder anderer Zellen anwenden. Nach Auswahl von Formel Ist verschwinden alle Dropdowns, und du siehst ein Textfeld. Das bedeutet, dass du unter Verwendung von Excel Formeln jede Formel eingeben kannst, die du willst. Meistens solltest du bei einfachen Formeln bleiben und Text oder Text-Strings vermeiden. Beachte, dass die Formel von der aktuellen Zelle abhängt. Denke zum Beispiel so: C5 (aktuelle Zelle) = B5>=B6. Das bedeutet, dass C5 seine Formatierung ändert, wenn B5 größer oder gleich B6 ist. Dieses Beispiel kann in Wirklichkeit in Zellwert Ist verwendet werden, aber so bekommst du eine Vorstellung davon. Um eine Zelle im Worksheet auszuwählen, klicke auf den Button im Textfeld. Dies minimiert das konditionale Formatierungsfeld.
    • Beispiel: Stelle dir vor, du hast ein Spreadsheet mit allen Tagen des aktuellen Monats, die in Spalte A aufgeführt sind; du musst jeden Tag Daten in dieses Worksheet eingeben; und du möchtest, dass die gesamte Reihe, die dem heutigen Tag entspricht, auf irgend eine Art markiert wird. Versuche dies: (1) Markiere die gesamte Datentabelle, (2) Wähle konditionales Formatieren wie oben beschrieben, (3) Wähle Formel ist und (4) Gib etwas ein wie =$A3=TODAY() , wobei Spalte A deine Daten und Reihe 3 die erste Datenreihe (nach den Überschriften) enthält. Beachte, dass du ein Dollarzeichen vor dem A, aber nicht vor der 3 einsetzen musst. (5) Wähle das Format aus.
  9. Klicke auf die Zelle, die den Wert enthält. Du siehst, dass es automatisch Dollarzeichen ($) vor der Reihe und Zeilenbeschreibungen einsetzt. Dies macht eine Zellen-Referenz nicht übertragbar. Das bedeutet, wenn du die gleiche konditionale Formatierung auf andere Zellen durch kopieren/einfügen anwenden willst, werden sie sich alle auf die ursprüngliche Zelle beziehen. Um dies auszuschalten, klicke einfach in das Textfeld und lösche die Dollarzeichen. Wenn du keine Bedingung anhand einer Zelle deines Arbeitsblatts eingeben möchtest, gib einfach den Wert in das Textfeld ein. Du kannst auch Text eingeben, je nach Argumenten. Verwende zum Beispiel nicht größer als als Argument und Johann Schmitt im Textfeld. Es gibt nichts , das größer ist als Johann Schmitt, ok, es gibt es doch, aber.. na egal. In diesem Beispiel würde die gesamte Bedingung, wenn du sie laut lesen würdest, in etwa so klingen: wenn dieser Zellwert größer ist als der Wert in Zelle B5, dann...
  10. Wende die Formatierungsart an. Beachte, dass du die Zellen vom restlichen Arbeitsblatt abheben möchtest, vor allem, wenn du viele Daten hast. Aber es soll auch professionell aussehen. In diesem Beispiel möchten wir fette und weiße Schrift, und rote Schattierung. Klicke zunächst Format...
  11. Wähle die Art der Änderungen aus, die du vornehmen möchtest. Dann klicke Rand und nimm dort alle Änderungen vor. Dieses Beispiel ändert keine Ränder. Klicke dann Muster und nimm dort Änderungen vor. Wenn du mit den Änderungen an der Formatierung fertig bist, klicke OK.
  12. Eine Vorschau des Formats erscheint unter dem Argument und den Werten. Nimm die erforderlichen Veränderungen vor, bis die Formatierung so aussieht wie du möchtest.
  13. Gehe weiter zur nächsten (und dritten, wenn vorhanden) Bedingung und befolge die obigen Schritte (beginnend mit Schritt ) noch einmal. Du wirst sehen, dass die zweite Bedingung des Beispiels auch eine kleine Formen (=B5*.90) enthält. Diese nimmt den Wert von B5, multipliziert ihn mit 0.9 (also 90 Prozent) und wendet Formatierung an, wenn der Wert kleiner ist als dies.
  14. Klicke "OK." Nun bist du mit deinen Bedingungen fertig, und es wird eines von zwei Dingen passieren:
    1. Es gibt keine Veränderungen. Das bedeutet, dass die Bedingungen nicht erfüllt sind, und daher keine Formatierung angewendet wird.
    2. Eins der Formate, die du ausgewählt hast, erscheint aufgrund der erfüllten Bedingung/en.

Tipps

  • Diese Schritte funktionieren in Excel 97 oder neuer.
  • Du kannst die gleiche Formatierung auf eine ganze Reihe oder Spalte anwenden. Klicke auf den Button Formatzeichner (sieht aus wie ein gelber Pinsel), und wähle alle Zellen aus, auf die du konditionale Formatierung anwenden willst. Dies funktioniert nur, wenn der Wert der Bedingung keine Dollarzeichen enthält. Beachte, dass die Zellreferenzen überprüft werden sollten.
  • Du kannst auch die Formatierung die Formatierung auf andere Zellen anwenden, indem du die Zelle mit der gewünschten Formatierung markierst und kopierst. Dann Wähle die Zellen, auf die es angewendet werden kann, führe Spezielles Einfügen aus und wähle Format .
  • Du solltest das konditionale Formatieren bei Daten ausprobieren, die nicht wichtig sind und verloren gehen können, wenn du einen Fehler machst.
  • Konditionales Formatieren kann auch verwendet werden, um jede zweite Zelle zu schattieren. Informationen darüber findest du auf der Webseite von Microsoft http://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513&sid=280
  • Eine sehr nützliche Anwendung dieser Funktion ist die Verwendung zum Kennzeichnen von Inventarelementen, die unter gewünschte Stückzahlen fallen. Beispiel: Mache eine Reihe oder Zelle fett, wenn der Inventarwert niedriger ist als eine angegebene Menge.
  • Eine Funktion, die in Excel fehlt, ist ein Kopieren – Spezielles Einfügen – Werte auf konditionales Formatieren so anwenden zu können, dass das Format kopiert wird, aber die konditionalen formatierungs-Gleichungen verschwinden. Dies würde den von den Gleichungen belegten Speicher freigeben. Unten steht ein Visual Basic for Application (VBA) Macro, das dies tut, indem es die Excel-Daten in Word kopiert (welches das HTML Format verwendet) und dann wieder zurück zu Excel. Beachte jedoch, dass dies für weiter fortgeschrittene Anwender bestimmt ist, die Erfahrung mit VBA Macros haben:
---- ---- Dim appWD As Word.Application, appXL As Excel.Application Sub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations() ---- '*** Zweck: konditionale Formatierung in einem Excel Bereich erhalten, aber die '?Gleichungen'' der konditionalen Formatierung ''AUFGEBEN'' '*** Anmerkung: Aktiviere in Excel VBA "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary" '*** 1) Kopiert den Excel-Bereich per Zwischenspeicher in Word. ANMERKUNG: der Bereich ist konditional formatiert '*** 2) Öffnet Word und fügt die Excel Daten in ein neues Word Doc ein (als HTML) '*** 3) kopiert die gleichen Daten aus Word in den Zwischenspeicher (HTML Format) ' ---- '*** (1) copy Excel range ---- Application.DisplayClipboardWindow = True'***watch clipboard action Application.CutCopyMode = False'***clear copy (ergo, clear clipboard) Range("A1").CurrentRegion.Select Selection.Copy'***copy the excel area ---- ---- ' (2) now commands apply to Word = "appWD" ---- ---- Set appWD = CreateObject("Word.Application")'***create word object appWD.Visible = True'***show word appWD.Documents.Add'***new document appWD.WordBasic.EditOfficeClipboard'***watch clipboard in Word also appWD.Selection.PasteExcelTable False, False, False'***paste the Excel data appWD.Selection.WholeStory'*** (3) select the same data and appWD.Selection.Copy'***copy it to clipboard in an HTML format appWD.Quit ---- ---- ' **** back to excel Range("A30").Select'***area to paste data as HTML ActiveSheet.PasteSpecial Format:="HTML", Link:=False, DisplayAsIcon:=False'paste from word*End Sub ---- ----

Hier ein schnelles und schmutziged VBA Macro, das für kleine Datensets eingestellt werden kann (jp_johnny)

Public Sub FormatMyRow()' Conditionally formats rows of data from red through yellow to green'' I had 21 rows of stuff to conditionally format, excluding header' Column 4 (D) was a % value ranging from 0 to 1.00 (0% to 100%)For i = 2 To 22' Get the value from column 4intVal = Cells(i, 4).Value' Establin the temporary Red and Green RGB values...If intVal > 0.35 Then intRed = 200 Else intRed = Int(intVal * 510)If ((intVal - 1) * (-1)) > 0.65 Then intGrn = 255 Else intGrn = Int(((intVal - 1) * (-1)) * 255)' Add 100 to the RGB values to push the colors towards pastels.intRed = intRed + 100intGrn = intGrn + 100' Trim any RGB values over 255 back down to 255...If intRed > 255 Then intRed = 255If intGrn > 255 Then intGrn = 255' Apply the RGB color to each of 11 columns... Note the Blue RGB is fixed at 100...For j = 1 To 11Cells(i, j).Interior.Color = RGB(intRed, intGrn, 100)NextNext End Sub

Warnungen

  • In Versionen vor 2007 gibt es ein Limit von drei konditionalen Formatierungen pro Zelle. In Excel 2007 ist dieses Limit entfernt.
  • Wähle kein Format, das schwer lesbar ist. Oranger oder grüner Hintergrund sieht vielleicht scharf aus, solange es auf dem Computerbildschirm ist, die Daten werden jedoch schwer lesbar, wenn man sie ausdruckt.
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