Cómo escribir una invitación formal

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Las invitaciones son una parte importante de la organización de un evento o función social, ya que ayudan a establecer el tono general de la reunión y determinar la cantidad de invitados que asistirán. Independiente de la cantidad de invitados, las invitaciones con las siglas SRC (se ruega contestación) sirven para confirmar la asistencia de las personas y lidiar con los arreglos de las sillas, la selección de la comida y el servicio. Aprende a escribir una invitación formal y adhiérete a pautas y formatos específicos para que tanto tú como los invitados permanezcan bien informados sobre el evento.

Escribe una invitación formal

  1. Pon el logotipo de la organización o el anfitrión en la parte superior de la invitación.
  2. Pon en la invitación el nombre completo del anfitrión y sin tratamientos (Sr., Sra.), a menos que tenga un título oficial.
    • Debes usar los nombres completos de los anfitriones si el evento lo organizan 2 o más personas. Lista el título del anfitrión en un renglón debajo de su nombre y encabeza el listado con el anfitrión más antiguo. Una excepción a esta regla es cuando un presidente y su pareja organizan un evento, ya que el título "Presidente" precede al nombre. En este caso el renglón del título no es necesario.
  3. Haz la invitación. Puedes usar palabras formales como: "solicitamos su presencia" o una frase más informal como: "cordialmente le invita a asistir".
  4. Proporciona información sobre el evento. Por ejemplo, menciona en la invitación si el evento se trata de un "desayuno", "una ceremonia de premiación" o "un recibimiento".
  5. Menciona el propósito del evento. Por ejemplo, escribe: "en honor a".
  6. Informa la fecha del evento. Dependiendo de la formalidad de la invitación, puedes escribir la fecha completa como: "Jueves, del once de mayo" o redactar algo más corto como: "Jueves, 11 de mayo". La manera más formal de redactar la invitación es de forma escrita.
  7. Escribe la hora del evento en su totalidad. Incluye frases como "en la mañana" o "en la noche" si el propósito del evento no es claro. Por ejemplo, si vas a organizar una reunión a las 8 p.m., puedes escribir: "A las ocho en punto de la noche". Por otro lado, si el evento se trata de un desayuno o una cena, no es necesario que incluyas las palabras "en la mañana" o "en la noche".
  8. Informa la ubicación del evento y la dirección.
  9. Si es necesario, proporciona instrucciones especiales. Por ejemplo, si vas a incluir indicaciones para llegar al lugar del evento, escribe: "instrucciones adjuntas".
  10. Incluye la información para responder a la invitación. Incluye en las invitaciones la sigla "SRC", que quiere decir: "Se ruega contestación". Esto se hace en los casos de fiestas y eventos en los que es necesario conocer con exactitud el número de invitados que asistirán para hacer los arreglos correspondientes de sillas, comida y espacio. Si vas a incluir una tarjeta de respuesta, reemplaza tu nombre y número telefónico con la palabra: "Tarjeta de respuesta adjunta". De igual forma, incluye la fecha límite para responder a la invitación, la cual puede ser una fecha fija o dos semanas antes del evento. Incluye un sobre estampillado con tu dirección que contenga la tarjeta de respuesta para que a los invitados les sea más fácil confirmar su asistencia. En la tarjeta de respuesta también puedes preguntar información como la preferencia de comida o asiento. Por último, debes imprimir la tarjeta de respuesta en el mismo estilo que el de la invitación. Si aceptas una respuesta por un medio electrónico, no será necesario que los invitados te envíen las tarjetas de respuesta.
    • Para las invitaciones que no incluyen una tarjeta de respuesta, escribe el nombre y el número telefónico de la persona encargada de confirmar las asistencias. En este caso no incluyas una fecha límite para responder a la invitación.

Consejos

  • Escribe la información de manera detallada y comprensible para que la invitación sea corta.
  • No incluyas el código postal de la dirección que aparece en la invitación.
  • No tienes que finalizar los renglones con puntos.
  • Informa en el sobre interior si es permitido que los invitados traigan a una persona adicional.
  • Trata de que la invitación sea formal y de darle una forma específica.
  • Por lo general no es socialmente aceptable que incluyas en las invitaciones de boda los lugares donde tienes registros de regalos nupciales.
  • Debes enviar invitaciones individuales a cada persona, menor que tenga más de 16 años y pareja.
  • No uses abreviaturas cuando escribas invitaciones formales.
  • Si vas a seguir la tradición, debes enviar las invitaciones 8 semanas antes del evento.
  • Si vas a enviar una invitación por un medio electrónico, debes usar el mismo lenguaje y etiqueta que los de una invitación escrita.
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