Cómo escribir estatutos

Опубликовал Admin
3-01-2017, 09:18
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Las organizaciones sin fines de lucro y otras entidades u organizaciones en varios países pueden usar un recurso formal y reconocido legalmente para identificar las formas en las que la organización operará. Estos recursos son los estatutos y, para la dirección de un amplio espectro de empresas y agencias, son extremadamente importantes. Los estatutos a menudo se consideran el "manual de operaciones" de una organización. Si se te ha pedido escribir estatutos para tu empresa u organización, aquí encontrarás instrucciones sobre cómo escribir estatutos que te ayudarán a dirigir una organización de forma efectiva.

Prepararte para escribir los estatutos

  1. Designa de dos a tres miembros de la organización para escribir los estatutos. Es necesario consultar con todos los miembros que ayudaron a establecer una organización, o con la mayoría de ellos. No es probable que seas la única persona que estableció la organización y que, por lo tanto, estés trabajando por tu cuenta. Involucra por lo menos a dos o tres personas más para que den sus aportes y ayuden a escribir los estatutos.
    • Si vas a establecer una organización sin fines de lucro, por ejemplo, necesitarás una junta directiva, la cual luego dará su aporte y ayudará a escribir los estatutos. Trabajar en equipo asegura que todas las perspectivas sean representadas y que se dé cuenta de ellas en los estatutos.
  2. Estructura los estatutos en un formato de boceto. Los estatutos normalmente se escriben con encabezados de secciones llamados "artículos" y párrafos llamados "secciones". Esta estructura hará que los estatutos sean más legibles y que estén estandarizados con otros estatutos. Esto también facilita encontrar información relacionada con las reglas de votación, los comités y otros elementos sobre los cuales es posible que tengas preguntas a medida que la organización se pone en marcha.
  3. Empieza cada artículo con un encabezado titulado "ARTÍCULO". Estos encabezados estarán todos en mayúsculas y en negrita, y numerados con números romanos. Centra este encabezado en la página.
    • Por ejemplo, el primer artículo estaría titulado "ARTÍCULO I: ORGANIZACIÓN". El segundo artículo estaría titulado "ARTÍCULO II: PROPÓSITO".
  4. Enumera cada subencabezado dentro de cada artículo. Enumera cada sección en cada artículo claramente y da una descripción de una o dos palabras de la sección.
    • Por ejemplo, puedes escribir "Sección 1. Reuniones regulares". Esto estaría seguido de una descripción breve del protocolo para las reuniones regulares. Luego, escribirías "Sección 2. Reuniones especiales". Esto estaría seguido de una descripción breve del protocolo para las reuniones especiales.
  5. Usa un lenguaje simple pero claro para tus estatutos. Los estatutos no son un tipo de documento extremadamente casual. No se escriben sin consideración a la clase de contenido formal que se sostiene bien en un tribunal o que ayuda a profesionales a comprender reglas y normas específicas. Al observar una plantilla de estatutos para conseguir muestras, utiliza un vocabulario común para hacer que tu documento sea profesional. Mantén un tono apropiado e incluye un vocabulario razonable.
    • Sin embargo, no tienes que usar lenguaje un legal en los estatutos. En cambio, debes usar un lenguaje simple que sea fácil de entender.
    • Deja los detalles para las políticas, no para los estatutos. Los estatutos son las pautas según las cuales se implementarán políticas específicas. Por lo tanto, los estatutos deben ser flexibles y poder interpretarse en conjunto con políticas más detalladas. Mantén los estatutos bastante generales.
  6. Adapta los estatutos a tu organización específica. Muchas plantillas y otras instrucciones en cuanto a escribir estatutos son intencionadamente generales de forma que puedan adaptarse a tu organización. Tu organización puede tener necesidades específicas que requieran ciertos elementos que otras organizaciones no requieran.
    • Escribir estatutos para una iglesia: los estatutos para una iglesia incluirán una sección sobre el pastor de la congregación. Esta sección abordará la relación del pastor con la congregación, las calificaciones que el pastor debería tener y el proceso para traer a un nuevo pastor o dejar ir al actual. Un estatuto de muestra puede comenzar con: "El pastor es el líder religioso y espiritual de la iglesia. Él tendrá libertad de púlpito y de expresión. El pastor es un exmiembro oficial de la junta y de todos los comités, excepto del Comité de Nominación".
    • Escribir estatutos corporativos: para estatutos corporativos, también puedes incluir secciones que aborden la frecuencia de las reuniones con los accionistas, asuntos concernientes a las acciones de la empresa, etc.

Escribir los artículos de los estatutos

  1. Escribe el artículo sobre el nombre de la organización. Esta es una breve declaración que identifica el nombre oficial de tu organización. También puedes dar la ubicación principal de las operaciones de tu oficina en este artículo. Si tu organización no está físicamente fija en una ubicación (si eres un grupo que opera principalmente en línea, por ejemplo), no tienes que incluir una dirección.
    • En esta sección, puedes escribir: "El nombre de la organización será la Organización de padres y maestros de la escuela ABC".
  2. Escribe el artículo sobre el propósito de la organización. Este artículo incluirá tu declaración de principios y visión para la organización. Esto puede ser bastante básico y simple, dando solamente una declaración de una oración. También puedes hacerlo más complejo, si deseas.
    • Un estatuto de muestra puede ser: "La organización está constituida con el fin de apoyar a la educación de los niños y jóvenes de la escuela ABC fomentando relaciones entre la escuela, los padres y los maestros".
  3. Escribe el artículo sobre la membresía. Este artículo abordará varias secciones, incluyendo la elegibilidad (quién puede hacerse miembro y cómo), las cuotas (¿Los miembros tienen que pagar una cuota para unirse? ¿Tienen que pagar una cuota anualmente?), las clases de miembros (activos e inactivos), los requisitos para continuar siendo miembro y cómo retirar una membresía.
    • Un estatuto de muestra para la primera sección debajo del encabezado "Membresía" podría ser: "La membresía está abierta a todos los que simpaticen con los propósitos y los programas de la iglesia, sin considerar raza, credo, género, orientación sexual, edad, origen nacional y problemas mentales o físicos". Continúa con secciones posteriores que describan las cuotas, los requisitos para continuar siendo miembro y cómo retirarse de la organización.
  4. Escribe el artículo sobre los directivos. Este artículo abordará varias secciones concernientes a los directivos, incluyendo una lista de cada cargo, los deberes relacionados con cada cargo, cómo se nomina y elige a los directivos, los mandatos (cuánto tiempo pueden servir en su puesto) y cómo manejar las vacantes.
    • Por ejemplo, para la primera sección, puedes escribir: "Los directivos de la organización son el presidente, el vicepresidente, el secretario, el tesorero y tres directores". Luego, seguirás a esto con las demás secciones en cuanto a los directivos, proporcionando una descripción de los deberes de cada uno, etc.
  5. Escribe el artículo sobre las reuniones. Este artículo cubre varias secciones que resumen con cuánta frecuencia se llevará a cabo las reuniones (¿De forma trimestral? ¿De forma semestral?), en dónde se llevarán a cabo (¿en la ubicación principal de las operaciones?) y cuántos votos pueden darse para las mociones.
    • Este artículo también establece el número de quórum, o el número de miembros del directorio que deben estar presentes para que se apruebe una moción. Si el directorio de una organización tiene nueve miembros y el estatuto requiere dos tercios del directorio para constituir un quórum, entonces por lo menos seis miembros del directorio deben estar presentes para tomar decisiones por la organización. Algunos países pueden requerir un mínimo para un quórum; consulta en línea para averiguar los requerimientos del lugar en donde vivas.
    • Un estatuto de muestra para la primera sección de este artículo puede ser: "Las reuniones regulares de la sociedad se llevarán a cabo el primer martes de cada mes". Luego, procede a abordar las demás secciones en el resto del artículo.
  6. Escribe el artículo sobre los comités. Estos comités son específicos para tu organización, pero pueden incluir un comité de voluntarios, un comité de publicidad, un comité de membresía, un comité de recaudación de fondos, etc. Incluye una breve descripción de cada uno de estos comités. Sigue a esta sección con una descripción breve de cómo pueden formarse los comités (¿son designados por la junta directiva?).
    • Un estatuto de muestra podría ser: "La sociedad tendrá los siguientes comités permanentes", seguido de una lista y una breve descripción de cada comité que tengas.
  7. Escribe el artículo sobre la autoridad parlamentaria. La autoridad parlamentaria es el conjunto de normas que gobiernan tus procedimientos en cuanto a cómo se dirige tu organización. Muchas organizaciones se atienen a las Reglas de Orden de Robert, una guía sobre cómo dirigir reuniones en una asamblea de personas a fin de asegurar que se escuchen sus voces y se tomen en cuenta. Un artículo sobre la autoridad parlamentaria nombrará el recurso específico que guíe los estatutos, procedimientos y operaciones de la organización.
    • Un estatuto de muestra puede ser: "Las Reglas de Orden de Robert gobernarán las reuniones cuando no entren en conflicto con los estatutos de la organización".
  8. Escribe el artículo sobre las enmiendas y otras estipulaciones. Si bien los estatutos están destinados a ser útiles y a adaptarse a muchas situaciones que podrían surgir en la vida de una organización, de vez en cuando requieren enmiendas, o cambios menores, para dejar en claro su alcance. Especificar en los mismos estatutos el proceso por el cual estos pueden enmendarse ayudará a demostrar que tu organización es flexible y comprensiva del cambio. No hagas que sea muy difícil enmendar los estatutos; en cambio, elige un proceso que sea apropiado para la cultura y las políticas de tu organización. También puedes incluir aquí una sección que declare tu año fiscal, o puedes incluir un artículo aparte que declare tu año fiscal.
    • Un estatuto de muestra en cuanto a las enmiendas puede ser: "Estos estatutos pueden enmendarse o reemplazarse en cualquier reunión de la sociedad por un voto de dos tercios (2/3) de aquellos que estén presentes y voten. El aviso de cualquier cambio propuesto estará contenido en el aviso de la reunión".
  9. Escribe el artículo sobre los conflictos de interés. Tu organización debe protegerse a sí misma contra un conflicto de interés personal o financiero por parte de la junta directiva u otro directivo. Incluye un artículo que especifique lo que debe suceder si alguien tiene un conflicto de interés.
    • Un estatuto de muestra puede ser: "Cuando un director o directivo tenga un interés financiero o personal en cualquier asunto que vaya a presentarse a la junta directiva, la persona afectada deberá a) revelar completamente la naturaleza del interés, y b) retirarse de la discusión, presión y voto sobre el asunto. Cualquier transacción o voto que involucre un conflicto de interés potencial deberá aprobarse solo cuando una mayoría de miembros imparciales determine que sea en el mejor interés de la corporación hacerlo. Las minutas de las reuniones en las que se den tales votos deberán registrar tal revelación, abstención y razones para la aprobación".
  10. Escribe el artículo sobre la cláusula de disolución. Algunas leyes requieren una cláusula de disolución o una declaración que describa cómo la organización puede cerrarse. Esta puede ser una buena idea incluso si el lugar donde vives no requiere esta cláusula, ya que puede ayudar a proteger a tu organización en caso de disputas internas.
    • Aquí puedes escribir: "La organización puede disolverse con previo aviso (14 días calendarios) y dos tercios del voto de aquellos presentes en la reunión".
    • Algunos países requieren que las organizaciones incluyan una cláusula de disolución en sus estatutos. Investiga en línea para encontrar información específica para el lugar en donde vivas.

Finalizar los estatutos

  1. Reúne los artículos en un documento. Utiliza un formato consistente a lo largo del documento y usa una sola fuente y un solo tamaño (la fuente de 11 a 12 puntos es la más legible). Incluye una portada con el nombre de tu organización, la fecha de la última revisión de los estatutos y cuándo entrarán en vigencia.
  2. Pídele a un experto en procedimientos parlamentarios que revise tus estatutos. Tus estatutos resumirán los procedimientos según los cuales dirigir la organización, llevar a cabo reuniones, elegir directivos o líderes de comités, etc. Estos procedimientos están basados en reglas que dictan lo que sucede primero, cuántas personas tienen que votar para llegar a una decisión, quién puede votar por poderes (enviando su voto en lugar de votar en persona), etc. Necesitas a un experto certificado profesionalmente en estas reglas y procedimientos que rigen a la mayoría de estatutos.
    • Los expertos en procedimientos parlamentarios pueden encontrarse contactando a asociaciones relacionadas o buscando en línea "experto en procedimientos parlamentarios certificado profesionalmente". Es probable que tengas que pagar una tarifa de consultoría por sus servicios.
  3. Pídele a un abogado que revise tus estatutos. Consultar con un equipo legal que se especialice en organizaciones sin fines de lucro puede, por ejemplo, ser útil para asegurarte de que los estatutos cubran las bases necesarias. Un abogado también puede ayudarte a evaluar si los estatutos son consistentes con los otros documentos clave de tu organización.
    • En la mayoría de comunidades puedes encontrar organizaciones baratas de asesoría legal con las que puedes trabajar. Estas pueden estar afiliadas a la facultad de Derecho de alguna universidad o a un consultorio jurídico público o sin fines de lucro.
  4. Adopta los estatutos en una reunión de la organización. La organización tiene que aceptar los estatutos a fin de que estos puedan entrar en vigencia. El director de la organización generalmente tiene la autoridad para adoptar los estatutos.
    • Incluye una declaración al final de los estatutos que atestigüe su adopción e incluye la fecha de adopción. El secretario de la organización también debe firmar esta declaración.
  5. Presenta los estatutos al gobierno si es necesario. Algunos lugares requieren que los estatutos se presenten a alguna organización relevante del gobierno, mientras que otros pueden requerir solo informes periódicos del personal clave y la información financiera. Investiga en línea para averiguar si tienes que entregar una copia de tus estatutos a alguna agencia en particular de tu ciudad.
    • Los estatutos corporativos normalmente no se presentan a ninguna agencia oficial. Muchos lugares requieren que las corporaciones escriban estatutos pero no tienes que presentarlos a ninguna agencia. Sin embargo, pueden compartirse con los accionistas y otros individuos clave.

Guardar y usar los estatutos

  1. Mantén los estatutos en una ubicación central en las oficinas de tu organización. Guárdalos en una carpeta con los artículos de incorporación, las minutas de reuniones, las listas de nombres y direcciones de los directores y otros ejecutivos principales de la organización, los registros de membresía, etc.
    • Puede ser una buena idea hacer que los estatutos sean fácilmente accesibles para tus miembros publicándolos en tu sitio web o teniéndolos fácilmente disponibles en tus oficinas. Si bien no hay un requisito en cuanto a que los estatutos deban estar disponibles, esto hace que tu organización parezca más responsable y transparente en cuanto a sus políticas y procedimientos de operación.
  2. Lleva los estatutos a las reuniones de membresía y reuniones ejecutivas. Tener los estatutos a la mano será útil al llevar a cabo reuniones de membresía o reuniones ejecutivas. Consulta los estatutos cuando estén votando sobre una moción, seleccionando a miembros de comités o del directorio, o participando de otro modo en actividades resumidas específicamente en los estatutos. Esto ayudará a que las reuniones se lleven a cabo con fluidez y a asegurar a los miembros que sus puntos de vista están adecuadamente representados.
  3. Revisa los estatutos regularmente y mantenlos al corriente. A medida que tu organización cambie, es posible que tus estatutos también tengan que cambiar. La clave para hacer que los estatutos sean adaptables al cambio es hacerlos flexibles y enmendables desde el principio. Luego, puedes ya sea enmendar los estatutos para ajustarte a cambios menores o revisarlos para incorporar cambios más sustanciales.
    • Puedes realizar cambios menores con enmiendas, las cuales pueden cubrir la incorporación de un nuevo comité, por ejemplo.
    • Si vas a revisar los estatutos, primero debes llevar a cabo una reunión de los miembros de la organización a fin de proporcionar aportes en cuanto a cuáles deberían ser las revisiones. Avisa a los miembros de que llevarás a cabo una reunión para discutir y revisar los estatutos y dales la oportunidad de presentar cambios para su consideración. Se recomienda que unos cuantos subcomités trabajen en las revisiones: un subcomité puede escribir las revisiones, otro puede verificar estas revisiones en busca de inconsistencias, y un tercero puede verificar las revisiones en busca de errores de ortografía y gramática. Presenta las revisiones finales a los miembros para que voten sobre los cambios.

Consejos

  • Existen muchos estilos y versiones diferentes de estatutos, y ningún conjunto es igual a otro. Es útil consultar un amplio rango de estatutos, sobre todo aquellos de organizaciones que sean similares a la tuya.
  • Consulta con otra organización para aprender sobre su proceso para escribir y refinar sus estatutos.
  • Asegúrate de que los estatutos sean consistentes con los otros documentos base de tu organización, como los artículos de incorporación, las políticas de gobernanza y cualquier otro documento que refleje cómo funciona la organización. Asegúrate de que el número de puestos en la junta directiva y sus descripciones sean los mismos en todos los documentos. Asegúrate también de que los días de reunión sean iguales, junto con otros detalles menores. Si estás afiliado a otra entidad, como un departamento estatal de educación o similar, debes confirmar que los estatutos sean consistentes con las expectativas y requisitos de esa entidad.
  • Es una buena idea designar a un subcomité diferente para revisar en busca de consistencia en tus estatutos. El grupo que escriba los estatutos podría pasar por alto las inconsistencias simplemente debido a estar involucrado estrechamente con la escritura en sí. Hacer que otro grupo revise tu trabajo dos veces, por así decirlo, puede ayudar a eliminar las inconsistencias.
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