Cómo realizar una auditoría contable básica

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La auditoría contable es el proceso mediante el cual se examina toda la situación financiera de una empresa. Para su realización, se enfatiza su conformidad con las normas correspondientes a la presentación de la información financiera, y se promueven políticas adecuadas de manejo de dinero y controles internos. En casi todos los países, las sociedades anónimas que cotizan en bolsa están obligadas a someterse a auditorías periódicas por parte de empresas independientes. No obstante, las empresas pequeñas normalmente no están sujetas a una serie tan rigurosa de normas de presentación de la información financiera y controles, por eso no suelen someterse a auditorías obligatorias. Aprender a hacer una auditoría interna básica en tu pequeña empresa puede brindarte un panorama integral de sus fortalezas y debilidades financieras.

Hacer una pista de auditoría

  1. Determina si la pista de auditoría de tu empresa es suficiente. Una pista de auditoría puede ser un rastro de papel o un rastro electrónico, y proporciona la historia documentada de la actividad en una empresa. Una pista de auditoría permite a un auditor rastrear los datos financieros del libro mayor llegando así al documento de origen (factura, recibo, bono, etc.). Una pista de auditoría sólida brinda una lista cronológica integral que documenta los pasos tomados para iniciar y llevar a cabo operaciones comerciales.
    • Determina si las prácticas contables existentes en tu empresa te permiten rastrear el proceso completo de una operación financiera con documentos. Si no es así, tus procesos contables deben ser fortalecidos para hacer una pista de auditoría suficientemente sólida.
    • Emplea un software de contabilidad para hacer una pista de auditoría electrónica para tu empresa. Usar un software de contabilidad para llevar un registro de las actividades financieras de tu empresa te permitirá almacenar y analizar la información contable con facilidad.
  2. Revisa las políticas del sistema de registro existente en tu pequeña empresa. Toda la información financiera debe registrarse de manera confiable, segura y organizada. Toda la información pertinente como los estados de cuenta bancarios, los cheques cancelados y los rollos de la caja registradora deben estar almacenados como mínimo hasta el final de cada periodo de presentación de la información financiera. Lograr que esta información esté bien almacenada y sea fácilmente accesible te ayudará a resolver todo problema o discrepancia que pueda surgir.
  3. Examina el proceso mediante el cual los documentos financieros se entregan actualmente al departamento de contabilidad. El primer paso para la auditoría contable de una pequeña empresa es reunir todos los documentos financieros, tales como las facturas, los recibos, los estados de cuenta bancarios, y entregárselos al contador o al departamento de contabilidad para que los procese. Si este proceso es lento o poco confiable, los libros contables se verán afectados y no serán confiables.
  4. Crea un sistema para monitorear los controles internos de la empresa. Los controles internos son aquellas previsiones que ayudan a protegerse de las estafas, los robos y demás problemas contables internos. Separa las tareas relativas a la contabilidad en la medida de lo razonable, por ejemplo, lo mejor es no dejar que la misma persona esté a cargo del dinero en efectivo y la teneduría de libros, puesto que así sería más fácil explicar el dinero en efectivo faltante.
    • Las cajas fuertes deben cerrarse con llave cuando no estén en uso. Por su parte, el software y las computadoras de la empresa deben estar protegidos con contraseñas.
    • Los sistemas de cámaras son muy útiles para monitorear la ejecución de los controles internos en una empresa minorista.
  5. Toma en cuenta las leyes contables e impositivas que tu empresa debe acatar. Para efectos impositivos, lo usual es que por ley las empresas estén obligadas a mantener registros contables integrales. Es muy probable que preparar tus registros contables en conformidad con las leyes de tu país te facilite cumplir con las auditorías de ingresos que pueda imponerte el gobierno.
    • Adopta los procedimientos oficiales como parte de tu proceso interno de pista de auditoría. De esta manera, ya tendrás listos los procesos requeridos para someterte a las auditorías externas de la entidad recaudadora de impuestos de tu país y demás entidades externas.

Hacer una auditoría contable interna

  1. Emplea las prácticas de auditoría aceptadas por la industria. Las buenas prácticas de auditoría deben ser tu guía inicial para realizar una auditoría contable interna. Recurrir a un software de contabilidad para empresas, a un abogado tributarista o a un contador es lo mejor para tener la garantía de que tu auditoría contable interna esté acorde a las prácticas de contabilidad generalmente aceptadas.
    • Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) son las normas de auditoría que más habitualmente se usan para auditar empresas privadas. Toma en cuenta las políticas de las NAGAS a la hora de iniciar tu auditoría contable interna.
  2. Haz una referencia cruzada a cada parte del sistema contable de tu empresa. Revisa cada lugar donde se ingrese información contable, incluidos el libro diario, el libro mayor y los saldos de las cuentas T. Los saldos de las cuentas deben examinarse continuamente, no solo antes de preparar el balance de sumas y saldos al final de cada periodo contable.
    • Asegúrate de que todos los asientos tengan entradas correspondientes, a lo largo de cada elemento de tu sistema, y que cualquier discrepancia se resuelva rápidamente.
    • Usa tus documentos contables para verificar los ingresos, los gastos y los costos brutos de tu empresa.
  3. Compara los registros contables internos con los registros externos. Prueba la fidelidad de tu teneduría de libros comparándola con registros externos. Por ejemplo, puedes comparar los recibos de compra de tus proveedores con tus propios registros de compra. Ten presente que los problemas que puedan surgir a lo largo de este proceso pueden deberse a errores externos, por ejemplo, pueden ser errores de cálculo hechos por un proveedor o cliente.
  4. Compara tus registros impositivos internos con tus declaraciones de impuestos sobre la renta. Revisa tus recibos recientes de pago de impuestos y compáralos con tus impuestos pagados y obligaciones impositivas. Guarda tus recibos de impuestos por el mínimo de años según la ley de prescriptibilidad de tu país para los casos de fraude fiscal (por ejemplo, en EE.UU. son 7 años).
  5. Haz un informe de auditoría. Compila una lista de tus hallazgos en un informe breve de auditoría. De esta manera, podrás acceder más fácilmente a tus registros en el caso de que se te solicite someterte a una auditoría externa. Además, un informe de auditoría te permitirá materializar en papel las fortalezas y las debilidades de tu empresa durante un periodo de tiempo específico, lo cual fortalecerá tu proceso de realización de pistas de auditoría en general.

Consejos

  • Considera la posibilidad de contratar un contador. Los pasos orientativos del presente artículo para hacer una pista de auditoría podrían parecer muy complicados. Considera la posibilidad de contratar un contador si no puedes ejecutar los procesos necesarios requeridos para la realización de una pista de auditoría. Puedes contratar uno específicamente para que realice y ejecute el proceso de pista de auditoría, que luego podrás supervisar sin la asistencia del contador.
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